‘Je moet een klein beetje sneuvelbereid zijn’

Een bestuur dat bewuster bestuurt. Dat moet het resultaat zijn als een griffier de vier systemen politiek, bestuur, organisatie en gemeenschap verbindt en benut. Daarbij kun je zo ook nog leuker én effectiever werken.

Trots en troost

Zo beveelt voorzitter Kirsten ten Cate van de Vereniging van Griffiers de bundel ‘Er(tussen)in. Griffies als katalysator tussen: politiek, bestuur, organisatie en gemeenschap’ aan. ‘Griffiers zijn net mensen. Soms trots op wat ze goed doen, soms zoekend naar troost voor wat niet goed gaat.’ Met deze inleidende zinnen eindigt de bundel met de Spotify-speellijst ‘Trots en troost – voor griffiers’. Tussen de liedjes van onder meer De Dijk, S10, Henny Vrienten, Typhoon en Ellen ten Damme ‘zit vast iets dat je als griffier even verder helpt’. Het is een bijzonder eind van een bundel die griffiers oproept ‘niet zo bescheiden te zijn’. ‘Heb meer durf en lef’, zei ook voorzitter Ten Cate eerder deze maand tijdens een workshop voor griffiers over de bundel in het oude stadhuis van Dordrecht.

Niet nederig 'ondersteunend'

Een beter en bewuster bestuur begint bij jezelf, weten schrijvers Marije van den Berg en Vincent van Stipdonk die de bundel in opdracht van de Vereniging van Griffiers maakten. ‘Bij jou dus, beste griffier! Als jij het niet doet, wie dan?’ Veel griffiers doen in stilte al veel goeds, constateren ze. Maar: ‘Ga hardop werken: zeg wat je ziet, voelt en denkt.’ En doe dat open en actief, niet passief nederig ‘ondersteunend’, gaan ze verder. Immers: ‘raads- en Statenleden vinden niets fijner dan een goed voorstel waar ze nog iets van kunnen vinden’. De bundel moet griffiers helpen om vier systemen te verbinden: de (overheids)organisatie, de gemeenschap, het politieke systeem en het bestuurlijke systeem.

Samenhang tussen systemen

De griffier zorgt er in eerste instantie voor dat volksvertegenwoordigers goed hun werk kunnen doen. Dat lukt alleen als er samenhang is tussen de systemen en de koppelingen worden benut. Idealiter zien volksvertegenwoordigers dan opgaven in de samenleving en maken zij daar politiek van. Dat moet leiden tot bestuurlijk handelen, zoals regels maken of (her)verdeling van budgetten. Dit leidt weer tot ‘dingen doen’ door organisaties of bestuurders, zoals handhaven, verlening van subsidies en lobbyen. En dat moet weer impact hebben op de opgaven in de gemeenschap. Mocht dit niet zo zijn, dan zouden volksvertegenwoordigers dat weer moeten zien en het opnieuw politiek maken.

Ook politieke inhoud

‘Als dit goed werkt, zijn raad en Staten in staat om ‘politiek bestuur’ te zijn’, aldus de schrijvers. De griffier fungeert als ‘katalysator’, medeverantwoordelijk om het proces tussen die vier systemen op gang te helpen en te houden. ‘De griffier werkt er ‘(tussen)in’, benut en onderhoudt de koppelingen en maakt deze soms. De schrijvers benadrukken dat het voor de griffier essentieel is dat duidelijk is rond welke maatschappelijke opgaven de volksvertegenwoordiging aan de slag wil. ‘Dat is de basis, de kern.’ Daar moet en kan de griffier bij helpen, ook als dat de ‘politieke inhoud’ is. ‘Vanuit die inhoud verbeter je de processen. Met oog voor de relatie tussen de systemen, en tussen de mensen in die systemen. En werkend aan proces en relatie verbeter je de aanpak van de inhoud.’

Introduceer 'raadssensitief'

In de bundel worden de vier systemen ‘uitgeplozen’ met realistische schetsen, afsluitend met ‘stappen vooruit in denken en doen’. In het organisatorische systeem kan het de griffier helpen om een expliciet mandaat te vragen van de raad om diezelfde raad zo strategisch verder te helpen. Dat kan meer houvast geven richting raad, college en organisatie om je werk goed te organiseren. Een ander voorstel is om als griffie de term ‘raadssensitief’ te introduceren. ‘Als de organisatie raadssensitief werkt, leveren ambtenaren raadsvoorstellen die zijn gebaseerd op goed onderzoek en feiten uit de maatschappelijke werkelijkheid, waarin de alternatieven zijn uitgewerkt en de maatschappelijke dilemma’s en mogelijke politieke argumenten op tafel liggen voor de volksvertegenwoordiging om daarvan politiek te kunnen maken.’

Alert zijn

Momenteel ontbreekt een goede infrastructuur om signalen die volksvertegenwoordigers uit de maatschappelijke werkelijkheid krijgen, terug te brengen in het bestuurlijke en/of politieke systeem, constateren de schrijvers. Het politieke systeem loopt in het tempo van het bestuurlijke systeem en dat wringt als de maatschappelijke werkelijkheid zich opdringt aan het bestuur. De politieke logica is dan nodig als ‘breekijzer’ en de griffier moet ‘alert’ zijn en de systemen met elkaar verbinden. ‘Daarvoor moeten we momenten en vormen gaan vinden - en griffiers zijn degenen die daarin voorop moeten gaan.’

Niet overal consensus over

In het politieke systeem is het belangrijk om zorgvuldig te zijn op de procedure en het doel. ‘Als de raad over het proces geen expliciete consensus kan bereiken (en daarover vervolgens met één stem spreken), dan speelt er iets anders (zeer waarschijnlijk over het doel).’ Het doel gaat vooraf aan de procedure. ‘Vraag eens: “voor welk probleem is dit een oplossing?", want maar al te vaak gaat het middel en niet het doel de discussie bepalen.’ En wees zorgvuldig op de inhoud: niet overal moet consensus over zijn. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat explicitering van de inhoud onderdeel is van het proces. ‘Dat verschillen explicieter mogen worden, zodat conflicten en meningsverschillen uit de samenleving een plek krijgen in het politieke debat.’ En wacht niet tot de raad zichzelf uit het moeras trekt. ‘Je kunt ook zelf met een voorstel komen, om samen met raadsleden te werken aan een sterkere raad.’

Waardevolle politiek

Wat betreft het bestuurlijke systeem is duidelijk geworden dat de gemeenteraad nooit goed uit de voeten kon met de ‘kaderstelling’, wat diende om de positie van de raad te verhelderen na de dualisering in 2002. Dit moet anders. Colleges zullen veel vaker ‘last’ hebben van raadsleden en dat is ook de bedoeling. Griffies dienen betere en meer vormen te ontwerpen voor raadsleden om de maatschappelijke werkelijkheid naar het politieke en bestuurlijke toneel te halen ‘en daar op een adequate manier politiek van te maken’. Ook colleges en ambtenaren moeten daarbij helpen. ‘Van visievorming gaan we dan toe naar veel meer strategische bestuursbeslissingen. Die verbinden wat er in de samenleving gebeurt en wat de gemeente vervolgens doet of zou moeten doen. Daar moeten we waardevolle politiek van maken. Maar dat vraagt alerte griffies. Praktijkgevallen zullen namelijk veel vaker onderdeel moeten worden van het politieke gesprek.’

Geen lange termijnvisie

En dit is maar een greep uit de ‘stappen vooruit in denken en doen’. Tijdens de workshop in Dordrecht was de rode draad onder deelnemende griffiers dat zij in hun raden een gebrek aan reflectie bespeuren en dat de lange termijn niet wordt besproken. Van den Berg merkt op dat de andere systemen zich dienen te verhouden tot het maatschappelijk perspectief. ‘Dat kun je benutten. Je kunt bijvoorbeeld een burger van 30 jaar eens vragen om een lange termijnvisie.’ Een krappe bezetting wordt nogal eens aangevoerd als reden waarom bepaalde acties niet gebeuren. Wat te doen? ‘Zeg het vooral’, antwoordt Van den Berg. ‘En blijf het ook zeggen.’ Je kop gaat er immers heus niet meteen af. Maar: 'als griffier moet je een klein beetje sneuvelbereid zijn'.