AVG zorgt voor toenemende werkdruk bij ambtenaren

Overheden hebben flink moeten zwoegen om de deadline van de AVG te halen. Sinds 25 mei is deze van kracht en gelden er strengere wetten voor het beschermen van gegevens. Uit een enquête van Binnenlands Bestuur blijkt dat de helft van de ambtenaren veranderingen heeft doorgevoerd in zijn werkwijze.  ‘Het leven na de AVG’ gaat vaak gepaard met een toegenomen werklast.

Ambtenaren alert met e-mails

Dat de AVG nieuwe eisen met zich meebrengt voor lokale overheden is bekend. Ambtenaren verspreid over het gehele gemeentehuis zullen een steentje moeten bijdragen om met de organisatie aan nieuwe eisen te voldoen. Nadat de AVG van kracht is, zegt ongeveer de helft van de ambtenaren tegen Binnenlands Bestuur dat ze hun werkwijze hebben aangepast. De wijzigingen kunnen behoorlijk ingrijpend zijn voor de dagelijkse routine. Diverse ambtenaren geven in een toelichting aan dat wijzigingen met name met mailverkeer te maken hebben. Een aantal voorbeelden: ze schrappen nu bijvoorbeeld persoonsgegevens zoals namen en adressen uit e-mails, versturen bestanden voortaan in een beveiligde omgeving en stellen bewerkersovereenkomsten op voor zaken waarvoor ze dit eerst niet deden. Veel ambtenaren gingen daarnaast ook aan de slag met bewaartermijnen aanpassen in documenten. Er wordt door diverse ondervraagde ambtenaren gesproken over ‘toegenomen bewustzijn’ bij het delen van gegevens met externe contacten. Wanneer ze gevraagd worden naar problemen die ontstaan door de wijzingen, wordt met name de toegenomen werkdruk genoemd. Er wordt bijvoorbeeld aangegeven dat de nieuwe wetgeving ervoor zorgt dat processen omslachtiger worden. Het in contact brengen van mensen met elkaar is een voorbeeld, omdat e-mailadressen niet meer zomaar gegeven mogen worden.

‘Even snel e-mailen is er niet meer bij’
Ook volgens Fatou Tevette, als advocaat verbonden aan Capra en gespecialiseerd in onder meer ambtenarenrecht en algemeen bestuursrecht, brengt de AVG veranderingen met zich mee bij hun werkzaamheden. Zij ziet deze onder meer bij de verantwoordingsplicht, die bij de AVG hoort. ‘De verantwoordingsplicht houdt kortgezegd in dat persoonsgegevens aantoonbaar in overeenstemming met de AVG en de Uitvoeringswet AVG moeten worden verwerkt. Dit is bijvoorbeeld merkbaar bij de uitwisseling van persoonsgegevens, ook intern. Ambtenaren moeten controleren welke persoonsgegevens zij ontvangen, opslaan en doorgeven en in overeenstemming met de privacyregels handelen. Even snel e-mailen, is er vaak niet meer bij.’

Bij gegevens nagaan of verwerken mag
Lokale overheden vragen burgers nu nog vaak om toestemming voor verwerking van gegevens, maar dit is volgens Tevette niet altijd voldoende grondslag voor de AP. Dit betekent dat de gemeenten ook bij informatie die burgers zelf toesturen moet controleren of deze wel mag worden verwerkt. ‘Dat is soms problematisch, als het bijvoorbeeld bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, betreft.’ Ze noemt het Sociaal Domein als onderdeel waar de AVG met de praktijk kan gaan knellen. ‘De Wmo, de Jeugdwet, en de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening geven bijvoorbeeld afzonderlijk regels over het verwerken van persoonsgegevens. In de wetten is het delen van gegevens tussen verschillende gemeentelijke afdelingen, om integrale hulp en ondersteuning over de wetten heen te kunnen bieden, echter niet geregeld. Dit is al jaren een aandachtspunt voor de praktijk, maar het gaat nu nog meer knellen. De VNG heeft dit probleem onlangs nog aangekaart bij de Tweede Kamer.’

Klachten over omslachtigheid en extra werk AVG
Ambtenaren zijn in de enquête niet altijd positief over de veranderingen die de AVG met zich mee heeft gebracht.‘Niet altijd even zinvolle bureaucratie’, schrijft een ambtenaar. Een ander zegt dat de overheid aan het doorslaan is. ‘Zelfs van een zieke collega's mag je geen adres verstrekken om een kaartje te sturen.’ Wat ook problemen geeft, zijn de maatregelen bij het versturen van e-mails. ‘Bedrijven geven aan de mails niet te kunnen openen dit levert soms ingewikkelde problemen op in de uitvoering van het werk.’ Diverse ambtenaren geven aan dat de AVG in zijn geheel meer tijd kost. ‘Zowel voor de gemeente als voor de klant.’ Ook de beveiliging van databestanden gaat niet altijd goed.

VNG maakt zich geen zorgen over werkdruk
De VNG zegt zich géén zorgen te maken over toegenomen werkdruk die de AVG met zich meeneemt voor ambtenaren, zo geeft een woordvoerder aan. ‘Nee. De AVG vraagt om een andere benadering van het werken met persoonsgegevens. Dat is een regulier onderdeel van de gemeentelijke dienstverlening en leidt mogelijk tot aanpassingen in de gemeentelijke processen.’ De VNG constateert wel dat er knelpunten zitten in de uitwisseling van gegevens in ketens. ‘Om inwoners goed van dienst te kunnen zijn wordt veel samengewerkt met andere partijen. Onder meer in de zorg, werk en inkomen. Het is zaak dat de verwerking in de gehele keten goed is geborgd, een keten is immers zo sterk als de zwakste schakel.’ VNG Realisatie is een model aan het ontworpen dat is gebaseerd op de privacy-aanpak van de gemeente Leidschendam-Voorburg. De verwachting is dat dit eind juni beschikbaar is voor andere gemeenten. 

Dit is een ingekorte versie van het verhaal. De volledige versie is te lezen in Binnenlands Bestuur nummer 12.