'Vooral de artiesten bepalen hoe druk het wordt'

Een gratis tweedaags popfestival pal naast de binnenstad van Tiel, waar de populairste Nederlandse artiesten van het moment optreden. Dat vraagt om een nauwe samenwerking tussen de organisatie en de gemeente op het gebied van crowdmanagement.

Serie Zomerpret

Festivals en sport-events trekken ‘s zomers honderdduizenden bezoekers. Wat betekent dat voor de gemeenten waarin ze zich afspelen? Binnenlands Bestuur neemt een kijkje achter de schermen. Deel 4: Appelpop, Tiel.

Familiefestival

‘Even naar de Zaar voor wat nieuwe zomerkleding. Ik heb geen geld, dus vraag aan papa voor een kleine lening.’ Hordes kinderen in de basisschoolleeftijd zullen de hit ‘Anne-Fleur vakantie’ woord voor woord meezingen wanneer Roxy Dekker zaterdag 14 september optreedt op Appelpop in Tiel. Het is een familiefestival bij uitstek, dat bezoekers uit het hele land en de omringende landen trekt. Ooit begon het met een podiumwagen op het parkeerterrein naast café De Stoof, waar tijdens het Fruitcorso in 1992 drie dagen lang lokale bandjes optraden voor de Tielse jeugd. Die eerste editie van Appelpop was succesvol genoeg voor een vervolg. Drie jaar later al moest het gratis festival naar de Waalkade verhuizen omdat de toeloop te groot werd. Daar trekt het tegenwoordig gemiddeld 100.000 tot 120.000 bezoekers per editie.

Drukte

Bijzonder is dat het festival hemelsbreed amper tweehonderd meter van het centrum plaatsvindt. Het is een komen en gaan van bezoekers, die het festivalterrein bijvoorbeeld verlaten om een goedkoop patatje te halen in de binnenstad, of om een kijkje te nemen bij de drie andere evenementen die gelijktijdig plaatsvinden op de pleinen in de buurt van het festival. De vergunning van de gemeente schrijft voor dat er maximaal 40.000 bezoekers op één moment op het festivalterrein mogen zijn. Dat vraagt om het soort crowdmanagement dat weinig aan het toeval overlaat.

‘Gedurende de shows zitten we maximaal rond de 30.000 tot 35.000 bezoekers,’ zegt Martijn Beldman, tactisch veiligheidscoördinator van Appelpop. ‘Het weer is een factor, maar vooral de artiesten bepalen hoe druk het wordt. Roxy Dekker hebben we bijvoorbeeld uit voorzorg verplaatst naar het hoofdpodium.’ Overvallen door de populariteit van een bepaalde artiest worden ze eigenlijk nooit, zegt hij. ‘We hebben veel vrijwilligers die voor hun werk ook in de evenementenwereld zitten en goed weten wat er speelt. Vorig jaar stond Joost Klein geprogrammeerd. Na Lowlands ging zijn populariteit zo omhoog, dat we daar direct op moesten inspelen. We waren voorbereid op grote drukte en dat betaalde zich uit.’

Crowdwatchers

Hoe druk is te druk? Deels leunt de organisatie op technologische hulpmiddelen om de spreiding van de bezoekers in de gaten te houden, zoals camera’s in de tenten. Maar drukte is vooral een gevoel, weet Beldman. ‘Bij bepaalde optredens kunnen mensen best dicht bij elkaar staan, zolang iedereen het naar z’n zin heeft. Dichtheid wordt pas een probleem als de sfeer omslaat.’ Sensoren houden de temperatuur en de luchtvochtigheid in de tenten bij. Maar belangrijker nog dan camera’s en sensoren zijn de crowdwatchers, die in de gaten houden of het publiek zich nog vermaakt. Het zijn medewerkers van het team Veiligheid van de organisatie Muziekstad Tiel, de organisator van Appelpop. Buiten het evenemententerrein houdt de politie toezicht op de openbare orde.

Crisisteam

De sfeer is normaal gesproken uitstekend op Appelpop. Toch is het in theorie voorstelbaar dat de toeloop te groot wordt en dat nieuwe bezoekers die niet meer worden toegelaten, waardoor ze hun heil zoeken in de binnenstad. Het is dus zaak om de bezoekersstromen goed te kunnen voorspellen. Telsensoren bij alle ingangen houden bij hoeveel bezoekers het evenemententerrein binnenkomen en verlaten. Zijn het er meer dan 30.000, dan informeert de organisatie het crisisteam (CT) van de gemeente en monitoren ze de nog te verwachten bezoekers nauwgezet. Is de verwachting dat het aantal boven de 35.000 uitkomt, dan treffen ze voorbereidingen om de drie festivalingangen tijdelijk te kunnen sluiten. Het is belangrijk dat het CT op tijd op de hoogte is van de mogelijke sluiting, zodat zij zich kunnen voorbereiden op een mensenmassa die zich richting de binnenstad begeeft. 

Risicoanalyse

Aan dit soort overwegingen gaat veel overleg vooraf. Dat begint met mobiliteitsoverleg tussen de organisatie en de gemeente, dat in verband met aanbestedingstermijnen al vroeg in het jaar plaatsvindt. In de zomermaanden volgen veiligheidsoverleggen, waarin gemeente, organisatie en hulpdiensten plaatsnemen. De hulpdiensten, in een adviserende rol, dienen schriftelijke adviezen in over de plannen van de festivalorganisatie. Als alle plannen op papier staan en in orde zijn bevonden, verleent de gemeente Appelpop een vergunning.

‘Dan komt ook nog het moment dat we een risicoanalyse doen, waarbij we scenario’s bespreken,’ vertelt Esther Scholtus, binnen de gemeente verantwoordelijk voor evenementen. ‘Wat kan er gaan spelen op het gebied van openbare orde, bij overcrowding op en buiten het evenemententerrein? Iedereen moet heel goed weten wie welke rol heeft en waarvoor verantwoordelijk is.’ Ook de provincie en het waterschap Rivierenland en Rijkswaterstaat zijn vergunningverleners. Met Rijkswaterstaat worden afspraken gemaakt over het gebruik van het terrein, dat zich buitendijks aan de Waalkade bevindt. Vlak voor het evenement vindt er nog een ‘puntjes-op-de-i’-overleg plaats.

Evenementen in samenhang

En dan is het zo ver. Als het festival eenmaal van start gaat, staan de festivalorganisatie en de gemeente voortdurend met elkaar in contact. Dat de machine al vele jaren draait, leidt tot een soepele samenwerking tussen de partijen. De belangrijkste geleerde les voor de gemeente Tiel in dertig jaar Appelpop is om alle evenementen in samenhang te bekijken. Scholtus zegt: ‘Op twee pleinen in de binnenstad wordt muziek gedraaid, het derde plein dient als foodcorner. Het is belangrijk dat die onderling in goed contact staan.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 16 van deze week. (inlog)