De ‘ontprikkelcoach’ maakt overuren

Meer doen in minder tijd. Een betere titel voor zijn vandaag verschenen boek had efficiency-expert Jan-Dirk Reijneveld niet kunnen bedenken, want wie wil dat nou niet? Goede vraag, want kennelijk doen we nu vooral minder in meer tijd. Reijneveld combineerde alle factoren die efficiency, stressreductie en werkplezier beïnvloeden en hoopt mensen zo tot echte verandering in hun werkwijze te verleiden.

1,3 miljoen werknemers hebben burn-outklachten, werknemers verzuimen 11 miljoen dagen per jaar met werkstress als reden en verzuimkosten door werkstress voor werkgevers zijn jaarlijks 3,1 miljard. Door infobesitas, 24/7 werken en het constant schakelen tussen werk en privé worden deze cijfers elk jaar hoger blijkt uit onderzoek van CBS/TNO. Kennelijk doen we iets verkeerd. Waarom doen we het verkeerd?
‘Het is allemaal een beetje veel geworden. We krijgen nu tien keer zoveel informatie als twintig jaar geleden, maar we zijn niet tien keer zo snelle informatieverwerkers geworden. Voorheen werkten we van negen tot vijf, nu 24/7. Ik zie veel mensen worstelen. Ze nemen geen pauzes, werken in de avond of kijken naar de tv met een laptop op schoot. En dan is er nog onze verslaving aan notificaties die dopamine opwekken. Je moet stevige stuwdammen aanleggen om daar uit te blijven. Voor corona zei elke studie over kantoortuinen: niet doen. Nu werken we thuis en hebben mensen problemen met schakelen. Na een vergadering nog even die offerte aanvragen voor zonnepanelen. Je gaat zo steeds heen en weer. Deels is dat onvermijdelijk, maar het leidt tot overprikkeldheid. Ik noem me wel eens ontprikkelcoach.’

Een wetenschappelijk onderbouwde, praktische en bewezen aanpak voor maximale productiviteit, minder stress en meer werkplezier, beloof je. Was die er nog niet?
‘Er zijn heel veel boeken over effectiviteit, maar niet de combinatie van het brein, gedrag, ict en informatie. In het brein zit het waarom. Hoe moet je werken? En in ict: hoe kun je dat vormgeven? Ik kan jou vertellen hoe je het kan doen, maar het gaat heel veel over gedrag. Eens in de week pas op de plaats maken is bijvoorbeeld heel belangrijk. Maar naast putten uit de wetenschap werk ik ook vanuit de praktijk, ik heb duizenden mensen gecoacht en getraind.’

Wat behelst de methode-Reijneveld in het kort?
‘Ik ben terughoudend in het noemen van ‘de methode’, maar bij mij is het: heel goed doorvragen. Ik houd heel erg van maatwerk. Waar zitten de knelpunten? En bij de oplossingen continu checken of dat aansluit bij de persoon. Ik weet veel van best practices, maar mensen zitten toch verschillend in elkaar. Uit de ontmoeting tussen best practices en de persoon ontstaan goede oplossingen. Ik begin met de vijf breinwetten, Daarom begrijpen mensen vaak waarom het zo goed is.’

De belangrijkste van die breinwetten is ‘schakel zo min mogelijk’. Waarom is dat zo belangrijk?
‘Dat grijpt het meest in je brein in. Jij schrijft dit artikel en krijgt een notificatie. Het werkgeheugen wordt dan geleegd, de e-mail gaat erin en dan er weer uit. En dan moet je het artikel weer inladen. Dat kost onnodig veel energie. Als je even wordt gestoord, gaat je IQ 10 punten omlaag. Mensen moeten heel erg wennen aan focus, concentratie. Ons brein heeft 20 minuten aanlooptijd nodig voor optimale concentratie. Veel mensen bereiken die optimale staat niet eens. De problemen daarmee worden steeds groter. Thuiswerken deed daar nog een stapje bovenop met Teams en de notificaties. Mensen maken elkaar ook gek.’

Je hebt het over het verschil tussen switchtasken en multitasken. Dat eerste kan niet, het tweede wel. Kun je dat uitleggen?
‘Er zijn nu drie quick wins: zet alle notificaties uit. Je word er helemaal gek van en je haalt nooit die 20 minuten. Kies zelf het moment om wel te kijken. Drie keer per dag is genoeg. Doe dat op vaste momenten. Daar komt het gedrag terug. Het gaat om de periodes ertussen en de vaste momenten. Je wilt bezig zijn met je eigen prioriteiten. Een inbox is reactief. Switchtasken vereist denkvermogen, multitasken focus houden op iets inhoudelijks en intussen bijvoorbeeld wandelen. Dat verschil is belangrijk. Ga ook niet te snel heen en weer tussen twee dingen, want dan wordt het een potpourri in je hoofd.’

Je onderscheidt vier uitdagingen waar je mee te maken krijgt als je je doelen wilt realiseren. De eerste is infobesitas, met als meest aansprekende voorbeeld die overlopende mailbox. Hoe kun je hier het beste mee omgaan?
‘Creëer een plek waar alles staat wat je in de gaten moet houden. Je kunt daarvoor één tool kiezen. Dat is jouw dashboard. Dat geeft al zoveel focus. Maak een lijstje, bijvoorbeeld in Outlook-taken. Veel mensen komen daarop uit. Maak een onderverdeling in ‘acties’ en een ‘later, misschien, niet deze week’. Zo wordt die actiebak niet te vol. En maak een ‘wachten op iemand anders-actiebak’. Dat geeft veel rust. Je brein moet erop kunnen vertrouwen dat je alles doet, maak dus één keer pas op de plaats om alles even te checken. Je weet nu wat echt aan de orde is. Het is ook zo dat het brein op onverwachte momenten met briljante ideeën komt. Ideeën voor mijn boek kwamen vooral als ik niet aan het werk was. Gebruik daarvoor een app of stuur het naar je inbox. Dat onderschrijft het belang van pauze. Het is gratis productiviteit. Ga dus wandelen bij een moeilijk probleem, ook ’s avonds, want anders komt er te weinig creativiteit.’

De tweede uitdaging is dat 24/7 online zijn. Hoe kun je daar het beste mee omgaan?
‘Het is heel belangrijk om voor jezelf te bepalen wanneer je niet werkt. Las vaste pauzemomenten in. Ik heb veel artsen gecoacht en die gaan daar vaak de mist in. Ze nemen dan op vrijdag een tas met stukken mee naar huis en die grijnst hen het hele weekend aan. Maandag is er niets mee gebeurd. Met een laptop op schoot tv kijken? Is dat nodig of een gewoonte? Schakel hulp in van mensen in je omgeving. Een vrouw had met haar partner afgesproken dat hij haar laptop ’s avonds verstopte. Zo kon ze haar verslaving bedwingen en had ze meer aandacht voor haar partner. Dat is een gezamenlijk belang. Mensen vinden vaak dat ze het zelf moeten kunnen. “Ik moet gewoon gedisciplineerder zijn.” Ik zeg: doe maar niet, want dat houd je toch niet vol. Je hebt maar een beperkte wilskracht. Schakel dus hulp in en als het eenmaal in je systeem zit, dan kun je het zelf. Gedragsverandering is moeilijk.’

Ligt daar ook een rol voor de werkgever?
‘Tijdens een webinar stelde ik dus voor om drie keer per dag e-mail te bekijken. “Egoistisch”, zei een deelnemer. Iemand anders wees op collega’s: die willen dat ze vaker dan drie keer per dag kijkt. Terwijl het productiever is! Ik haal mensen zo weg bij burn-outs. Als je kiest voor jezelf, kun je beter zijn voor de organisatie. Als je goed voor jezelf zorgt, kun je juist meer produceren. Burn-outs werken nou ook niet bepaald, toch? Managers vinden dat ook niet fijn. Ze hebben te maken met draaideurziektegevallen. Dat is zonde. Mensen werken onder hun kunnen en het vergalt hun werkplezier. Het is eigenlijk weer met mes en vork leren eten. Het is heel gek: we leren niet hoe we moeten werken. Het is zinvol om mensen hierin te scholen. Managers proberen er grip op te krijgen met werkinspiratiesessies en vragen mij dan. Maar ze komen vaak te laat. Laatst heb ik nog bij twee van de drie coachees het tij kunnen keren. Het komt vaak naar boven bij functioneringsgesprekken en dan wordt vaak naar mij verwezen. Ik vraag wel eens: geef je energie een cijfer. Een drie, hoor ik dan soms. Bouw een standaard in om dat te voorkomen. Gedrag is veel non-verbaal, maar dat is in deze tijd lastig te zien. Je moet er dus meer letterlijk naar vragen en er dan ook op handelen. Een verzekeraar vergoedt mij al voor de hogescholen.’

De derde uitdaging is de kantoortuin. Hoe kun je daar het beste mee omgaan?
‘De kantoortuin is een overdaad aan prikkels voor ons brein. Van telefonerende collega’s hoor je steeds de halve dialoog: de demiloog. Je brein is gericht op nieuwe informatie, dus voor jouw brein begint bij elke zin een nieuw gesprek. De huidige kantoortuinen zijn killing, daar is geen onderzoek voor nodig. Je kunt ze verbouwen, afspraken maken, en anders zelf overleven. Een ander type kantoortuin heeft bijvoorbeeld vier gedeeltes: een sociale ruimte, nette groepsruimtes voor vergaderen en daarachter concentratieruimtes, hokjes of voor meer mensen en dan met stilte, en daarachter ruimtes om te mediteren of echt afstand te nemen. Dat soort experimenten lijken veelbelovend. In de huidige kantoortuinen wil 50 procent ongestoord werken, maar zijn er slechts 10 procent stilteruimtes. Je kunt ook afspraken maken: maak een ruimte om te doen wat je wilt en een ruimte waar het stil is. Dat werkt prima. En anders moet je je eigen overleefplan maken. Managers willen nu aan hun strategie werken, maar ook benaderbaar zijn voor medewerkers. Ruim dan twee dagen in voor vergaderen, wees 1,5 dag zichtbaar in de kantoortuin en werk 1,5 dag thuis aan die strategie. Dat werkte prima. Dat is het maatwerk, een optimale mix tussen ontmoeten en apart zitten. We dwingen mensen veel te veel in kantoortuinen. Het is heel gek: je neemt goede, talentvolle mensen aan en zet ze in situaties waarin ze niet kunnen werken. Dat werkt vaak contraproductief.’

De vierde uitdaging is thuiswerken. Daar is veel over geschreven. Hoe kun je daar het beste mee omgaan?
‘Er zijn een paar aandachtspunten: maak een eigen werkplek. Een eigen kamer of een afgeschermd gedeelte. Dat lijkt een open deur, maar mensen kiezen ook vaak voor gezelligheid. Dat werkt niet in combinatie met concentratie. Een werkkamer mag wat saai zijn. Routines zijn ook belangrijk. Daarvoor kun je jezelf voor de gek houden. Voorbeeld: voor corona werkte thuiswerken voor een persoon niet. Nu doet hij zijn werkkleding aan en gaat op de fiets zogenaamd naar zijn werk. Dan komt hij weer thuis en gaat werken. Aan het eind van de dag doet hij het omgekeerde. Dat werkte. Dat zijn routines. Nu veel gaan wandelen is ook gezond.’

Ja, voldoende pauzes nemen is erg belangrijk, las ik. Hoe vaak moet je dat doen?
‘Mensen houden zichzelf hierbij volslagen voor de gek. Thuiswerken lukt niet acht uur lang. Het gaat toch om waarvoor je wordt betaald? Is dat voor die acht uur of voor de output? Zes uur werken en twee uur niet werkt beter. Mensen werken te hard. Dat levert juist minder op. Toen ik begon schreef ik de hele dag. Dat werkte niet, want ik schreef aan het eind van de dag zoveel onzin op dat ik de volgende dag eerst twee uur kwijt was om dat te lozen. En nog even een nabrander over het schakelen tijdens het thuiswerken: ga dan dus niet tussendoor privéklussen doen. Daar zit veel energieverlies. Het kan wel, maar doe het geclusterd. Tegenover het schakelen staat het clusteren. Cluster je werkzaamheden.’