De beleidsanalist

In de toekomst zal de klassieke beleidsmedewerker plaatsmaken voor de beleidsanalist, een expert die gevoed wordt door data, dashboards en monitors. De beleidsanalist wordt daarmee de ideale sparringpartner voor zowel IT als beleid. Is jouw organisatie al klaar voor deze datagedreven medewerker?

Onze manier van werken verandert continu. Ook de rol van de ‘klassieke’ beleidsmedewerker is onderhevig aan verandering. Nu steeds meer gemeenten en andere overheden overgaan naar een meer datagedreven manier van werken, zien we dat interne rollen hierin mee veranderen. Waar de beleidsmedewerker van nu beleid nog veelal baseert op ervaring, intuïtie en onderbuikgevoel, laat de datagedreven beleidsmedewerker van morgen zich voornamelijk leiden door cijfers en data. In de toekomst zal er niet meer worden gesproken over een beleidsmedewerker, maar over een beleidsanalist. De beleidsanalist stelt zichzelf vragen over maatschappelijke opgaven, en laat zich bij het beantwoorden van deze vragen leiden door data. Daarnaast ziet de beleidsanalist het belang van inzicht en overzicht middels dashboards en monitoring, en kan hij of zij de hiervoor benodigde toepassingen ontwikkelen. De beleidsanalist wordt zo dé sparringpartner voor zowel IT als beleid.

Dit artikel onderzoekt wat een bedrijfsanalist precies doet, wat een beleidsanalist voor jouw organisatie kan beteken en hoe je jouw organisatie mee kan nemen in de transitie van beleidsmedewerker naar beleidsanalist.

Data, data en nog eens data

Opgavengericht, datagedreven en informatiegestuurd werken, allerlei manieren waarop gemeenten hun maatschappelijke taak- en doelstellingen beter en efficiënter willen bereiken. Gemeenten willen datagedreven werken en zetten langzaamaan stappen om dit te realiseren. De transformatie van de rol van beleidsmedewerker naar beleidsanalist is daar onderdeel van. De beleidsanalist stelt alleen beleid op waarin de opgaven én de aanpak van de gemeente is gebaseerd op cijfers en feiten. De aanpak is SMART geformuleerd en doelstellingen worden getoetst aan de hand van meetbare KPI’s. Hiermee kent het beleid niet alleen een sterke onderbouwing, maar kan ook de voortgang veel beter gemeten worden, zodat bijsturen makkelijker wordt. Ook laat het beleid zich zo gemakkelijker evalueren en verantwoorden. Om SMART beleid en doelstellingen te kunnen meten, is het essentieel de juiste meetgegevens te (kunnen) verzamelen. Veel van deze gegevens zijn afkomstig uit databronnen die nu nog niet of niet volledig ontsloten worden of waarvan de output niet optimaal gebruikt wordt. Om als beleidsanalist echt datagedreven te kunnen werken, is het dus van belang de mogelijkheden van innovatieve (data)technologie optimaal te benutten.

Dit is geen gemakkelijke, maar wel een enorm belangrijke opgave. De verandering vereist leiderschap en veranderkracht van zowel de organisatie als de beleidsmedewerker zelf. Gevestigde routines en gestandaardiseerde werkprocessen zullen moeten worden aangepast. Daarnaast vraagt de aanpassing om veranderkracht van de gemeentemedewerkers die nog niet over voldoende kennis beschikken om datagedreven beleid te ontwikkelen. Daarbij gaat het vooral om een verschuiving van focus, niet zozeer van geld. Niet iedere gemeente heeft immers het budget om een groot aantal data-analisten of data scientists in te huren of in dienst te nemen. En niet iedere beleidsmedewerker beschikt over voldoende competenties om de juiste data te koppelen aan beleid, of de vertaalslag te maken van data, naar informatie, naar kennis. Door de focus van een aantal ‘early adopters’ binnen alle beleidsmedewerkers te verschuiven van hun domeinexpertise naar een gecombineerde focus van domein én ICT, sla je de brug tussen vakkennis en techniek die nodig is om datagedreven werken tot een succes te maken. Dit is dan ook waar de beleidsanalist wordt geboren. De beleidsanalist verbindt data, analyses, informatie, ICT, applicaties en dashboards enerzijds met beleid, interventies, monitoring, sturing en evaluatie aan de andere kant.

Waarom een beleidsanalist?

Gemeenten weten al een aantal jaar dat zij veel data produceren en ontvangen en dat zij beschikken over allerlei gegevens uit verschillende systemen en applicaties. Zij hebben daarmee toegang tot grote verzamelingen publieke data. Ondanks dat gemeenten beschikken over deze publieke data, zijn ze voor het aanbieden van passende lokale oplossingen afhankelijk van samenwerkingspartners. De samenwerking tussen de gemeenten en deze partners en de partners onderling kan alleen effectief zijn als er gedegen afstemming van en over informatie plaatsvindt. Niet alleen over de gekozen aanpak, maar ook over de (data)bijdrage die iedere partner en de gemeente levert. Met de juiste toepassingen wordt het mogelijk om data te ontsluiten. Alle data samen kunnen dan weer gecombineerd en getransformeerd worden tot informatie waarmee toegevoegde waarde voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties kan worden gecreëerd.

Laten we als voorbeeld de uitgaven van gemeenten nemen. Gemeenten vinden het lastig om grip te krijgen op hun uitgaven. Om goed in kaart te brengen hoe een gemeente er financieel voor staat, waar er nog ruimte is en waar budgetten overschreven worden, is inzicht nodig. Bijvoorbeeld in de hoogte van het gemeentefonds, de hoogte van taakstellende budgetten versus vrije gelden en de mate van flexibiliteit in de financiële huishouding bij wijzigingen van in- of uitkomsten, zoals bij een herijking van het gemeentefonds. Ook de geldstromen van samenwerkingspartners, met name verbonden partijen, zijn hierbij van belang. Door informatiestromen slim te koppelen met behulp van datatechnologie en de juiste gegevens bij elkaar te brengen in analyses en dashboards, verkrijg je de inzichten die je nodig hebt om datagedreven beleidskeuzes te maken. 

Data zijn dus essentieel om inzicht te krijgen in zaken als financiën, maar ook om bijvoorbeeld te kunnen meten of bepaalde beleidsdoelstellingen wel worden gehaald, om te beoordelen of je al klaar bent om over te gaan naar de Omgevingswet of om de cijfers van je interne bedrijfsvoering beter te kunnen beoordelen. Met behulp van data, analyses en dashboards kun je als beleidsanalist beter verantwoording afleggen aan het Rijk en de gemeenteraad en tegelijkertijd effectieve sturingsinformatie gebruiken om te interveniëren in de wijken, op de operationele werkvloer of bij de samenwerkingsorganisaties van je gemeente.

Wat doet de beleidsanalist?

De beleidsanalist concentreert zich primair op 3 taken: motiveren, analyseren en verbinden.

1. Motiveren

De beleidsanalist motiveert en helpt medewerkers aan de slag te gaan met data en ondersteunt de transitie naar een meer datagedreven organisatie

De beleidsanalist is degene die iedereen in de organisatie motiveert en enthousiasmeert om nog meer met data te gaan werken. Hij of zij onderzoekt de mogelijkheden om datagedreven werken onderdeel te maken van het DNA van jouw gemeente. De beleidsanalist weet wat de mogelijkheden zijn van het effectief inzetten van data voor het opstellen van nieuw beleid of het evalueren van huidig beleid.

Als motivator help de beleidsanalist jouw collega’s hun datavaardigheden te professionaliseren. Zo leren zij hoe ze de juiste data aan de juiste informatievragen kunnen koppelen.  Een bottom-up-benadering is hierbij belangrijk. Eindgebruikers staan op die manier aan de start van data- en informatieoplossingen wat het draagvlak vergroot. Alleen op die manier kan de organisatie zich echt ontwikkelen tot een datagedreven organisatie.

2. Analyseren

Grote hoeveelheden ongestructureerde data omzetten naar (sturings)informatie

Er komen steeds meer data beschikbaar, zowel intern bij gemeenten als bij andere overheidsorganen en partners (publieke data). De beleidsanalist heeft de vaardigheden om deze data snel te valideren (zijn de data juist en volledig) en om te zetten in bruikbare informatie. Vervolgens wordt deze informatie gebruikt om samen met de business en de inhoudelijke collega’s de koppeling te maken naar beleidsontwikkelingen en sturingsinformatie.

3. Verbinden

Het bij elkaar brengen van de juiste mensen en afdelingen

De beleidsanalist heeft een belangrijke verbindende functie binnen de organisatie. Hij of zij vormt werkgroepen en projectgroepen en leidt deze, zodat de uitkomsten van data-analyses, business-cases en use cases met de juiste disciplines van verschillende afdelingen worden bespreken. Omdat successen centraal staat voor de beleidsanalist en hij of zij altijd de voordelen van datatoepassingen op de voorgrond weet te zetten, weet de beleidsanalist aanvankelijk minder enthousiaste collega’s op gepaste wijze mee te krijgen in de verandering naar meer datagedreven werken.

In plaats van in eenmalige projecten of pilots, zal de organisatie moeten investeren in de eigen medewerker. De beleidsanalist staat continu naast de collega’s, biedt begeleiding en geeft training. Door zelf actief mee te draaien met het dagelijks werk, kan de beleidsanalist collega’s op continue basis meenemen in het datagedreven werken. Op deze manier kan er enthousiasme, draagvlak en kennis worden gecreëerd voor het verder ontwikkelen van datagedreven werken bij de gemeente. 

Wat bouwt de bedrijfsanalist?

De bedrijfsanalist werkt niet alleen aan analyses en het motiveren en verbinden van medewerkers, maar levert doorgaans ook concrete ‘producten’ op voor de organisatie. Zo kan een beleidsanalist bijvoorbeeld werken aan:

• Het opstellen van heldere indicatoren bij beleidsdoelstellingen (KPI’s) zodat de programmabegroting heldere, meetbare doelen heeft
• Het opstellen van wijkanalyses en wijkprofielen zodat wijkmanagers en wijkwethouders weten welke acties vereist zijn in elke wijk
• Het bouwen van gebruiksvriendelijke dashboards waar de eindgebruiker – mede door ondersteuning van de beleidsanalist – goed mee kan werken. De eindgebruiker weet hoe de cijfers geïnterpreteerd moeten worden

Wat kun je verwachten van een beleidsanalist?

De beleidsanalist is de verbinder tussen beleid en IT. Als hoogopgeleide professional heeft de beleidsanalist affiniteit met data en cijfers en is hij of zij communicatief sterk. Juist deze combinatie van inhoudelijke kennis en soft skills maakt de beleidsanalist uniek. Hij of zij stelt kritische vragen aan collega-beleidsanalisten en gaat makkelijk in gesprek met de IT-afdeling. De beleidsanalist spreekt immers beide talen. Met tact beweegt hij of zij door de organisatie heen. Een beleidsanalist weet zichzelf goed te verkopen en maakt zich nieuwe onderwerpen, thema’s en applicaties snel eigen. De beleidsanalist neemt de eindgebruiker makkelijk mee in data-ontwikkelingen en verbindt de juiste personen binnen de organisatie aan elkaar. Ook houdt de beleidsanalist workshops, geeft hij of zij presentaties aan het bestuur en zet use cases van eindgebruikers in de spotlight om steeds meer interne collega’s te bereiken en te enthousiasmeren voor datagedreven werken.

Veel rollen in de huidige gemeentelijke organisatiestructuur lenen zich om door te ontwikkelen tot beleidsanalist, zoals:

• Beleidsmedewerker, beleidsadviseur
• Data-analist, informatieanalist, business-analist
• Kwaliteitsmedewerker (Jeugd, Wmo, Participatiewet)
• Projectleider, projectmedewerker, projectondersteuner
• BI-ontwikkelaar
• Onderzoeker
• Young professional of trainee

Van beleidsmedewerker naar beleidsanalist

De overgang van een ‘gewone’ beleidsmedewerker naar een beleidsanalist lijkt misschien ingewikkeld, maar met de juiste ondersteuning en begeleiding, hoeft dit complexe aangelegenheid te zijn. Om te kunnen doorgroeien vanuit een bestaande rol naar de rol van beleidsanalist zijn 4 facetten van belang:

• Advies- en communicatievaardigheden

De beleidsanalist moet een goede pitch kunnen geven, met tact kunnen opereren binnen de organisatie en communicatief sterk zijn. Presenteren, adviseren en enthousiasmeren zijn dan ook vaardigheden die een beleidsanalist zeker moet bezitten.

• Datagedreven werken (datageletterdheid)

Het is belangrijk dat een beleidsanalist inhoudelijke (theoretische) kennis heeft van datagedreven werken en de implementatie van een datagedreven werkwijze. Zo moet een beleidsanalist modellen kunnen ontwikkelen en toepassingen voor de organisatie.

• Technische kennis (systeem- en ICT-kennis)

Als beleidsanalist moet je gemakkelijk kunnen werken met toepassingen als Excel, PowerBI, Tableau, Cognos en GEO-gids.

• Kennis over de gemeente en de domeinen

Natuurlijk is kennis over het concrete werkveld en de organisatie zelf van groot belang om een goede beleidsanalist te zijn. Ook moet de beleidsanalist goed weten welke ketenpartners, Verbonden Partijen en andere samenwerkingspartners een rol spelen bij het ontwikkelen van beleid in zijn of haar domein.

Om de kennis en vaardigheden met betrekking tot datagedreven werken verder te ontwikkelen in jouw organisatie biedt van Dam & Oosterbaan verschillende trainingen, e-learnings en masterclasses aan:

• E-learning Datageletterdheid en Datagedreven werken (2 uur):
  Een e-learning die ontworpen is voor iedereen die de basisprincipes wil leren over datageletterdheid en datagedreven werken.
• Masterclass Datagedreven Werken (2 dagdelen):
  Deze training legt de focus op alle belangrijke lessen voor het ontwikkelen van oplossingen voor complexe informatievragen in Power BI desktop, zoals time-intelligence vraagstukken. Uitermate geschikt voor het maken van een verdiepingsslag met DAX en de Power Query.
• Training Datagedreven Werken (1 tot 4 dagen):
  Deze training vormt een mooi vervolg op de Materclass Datagedreven werken en wordt op maat gemaakt. De focus van de training ligt op: Het optimaal gebruikmaken van data zodat deze bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van beslissingen op verschillende niveaus, het overtuigen van mensen van het belang van data en het invoeren van datagedreven werken in jouw organisatie.

Naast dit aanbod biedt Van Dam & Oosterbaan andere webinars, trainingen en masterclasses aan. Wil jij weten welke er de komende tijd gepland staan? Kijk dan voor meer informatie over het opleidingsaanbod op www.vandamoosterbaan.nl/academy

De beleidsanalist en datagedreven werken

In het publieke domein willen steeds meer organisaties meer met data gaan doen. Gezien de grote maatschappelijke opgaven waar deze organisaties voor staan, is dat ook zeker nodig, want een datagedreven werkwijze kan een organisatie helpen slimmer, efficiënter en meetbaarder te werken.

Met één beleidsanalist in de organisatie, is datagedreven werken nog geen realiteit. Datagedreven werken moet immers door de gehele organisatie gedragen, begrepen en uitgevoerd worden. Om dit goed te borgen, is het aan te raden om een data-team samen te stellen. Hier zijn de beleidsanalist(en) en diens collega’s, bijvoorbeeld vanuit ICT en informatievoorziening, onderdeel van. Het team heeft een ‘trekkersfunctie’ binnen de organisatie, fungeert als motivator en als vraagbaak voor de gehele organisatie. Ook houdt het team de datavolwassenheid van de organisatie in de gaten en doet het voorstellen tot verbetering. Het data-team houdt zich verder onder meer bezig met:

• Het opstellen van een informatiestrategie en datagedreven-werkenstrategie
• Het koppelen van deze strategieën aan de uitvoering
• Experimenten rondom innovatie en data
• Het bevorderen van de herkenbaarheid, het enthousiasme, de bekendheid en het draagvlak voor datagedreven werken binnen de organisatie
• Concrete resultaten opleveren in de vorm van informatieoplossingen en deze delen met eindgebruikers, het management, de raad, ketenpartners en regiogemeenten
• Managementinformatie ontwikkelen aan de hand van onder meer KPI’s
• Databewustzijn creëren rondom bijvoorbeeld dataveiligheid en informatiebeveiliging en hier lering voor de organisatie en diens medewerkers uit trekken
• Use cases, business cases en successen gemeentebreed in de spotlight zetten
• Workshops en presentaties verzorgen bij alle afdelingen waarin de toegevoegde waarde van data voor die afdeling uiteen wordt gezet

Van Dam & Oosterbaan

Van Dam & Oosterbaan verbindt data en IT met vakkenis, zodat organisaties in het publieke domein hun maatschappelijke opgaven op een meer datagedreven manier kunnen aanpakken. Zo gaan onze adviseurs en beleidanalisten met een datagedreven insteek aan de slag bij gemeenten door heel het land, werken onze BI-consultants aan datagedreven toepassingen voor verschillende opdrachtgevers en leidt de VDO Academy professionals op tot gecertificeerde data-experts. En met onze standaard-dashboards bieden we organisaties een laagdrempelige en gebruiksvriendelijke oplossing die hen maximaal inzicht geeft in beschikbare datastromen. Benieuwd wat Van Dam & Oosterbaan voor jouw organisatie kan beteken? Neem dan contact op met onze Business Consultant Esrah Jellema of neem een kijkje op onze website.