Regio Drechtsteden heeft Dashboard Beschermd Wonen en Opvang

Binnen de gehele regio Drechtsteden en Alblasserwaard was er te weinig grip op, en inzicht in Beschermd Wonen, Maatschappelijke Opvang en Vrouwenopvang. De gemeenten hadden behoefte aan meer inzicht in jaar- en maandtrends, betrouwbare getallen en gedetailleerde informatie per aanbieder, zorgsoort en gemeente. De aanstaande doordecentralisatie en het woonplaatsbeginsel op Beschermd Wonen vraagt bovendien om meer inzicht.

Het doel

Het bij elkaar brengen van relevante en beschikbare data op het gebied van Beschermd Wonen, Maatschappelijke Opvang en Vrouwenopvang en in het dashboard vertalen naar bruikbare sturingsinformatie.

De oplossing

Het Dashboard Beschermd Wonen en Opvang biedt inzichten waardoor er beter (inhoudelijk en financieel) gestuurd kan worden op Beschermd Wonen, Maatschappelijke Opvang en Vrouwenopvang in de regio..

Het resultaat

Een live, realtime dashboard waaruit 95% van de informatiebehoefte kan worden opgehaald.

Samenbrengen van inzichten

De financiële verantwoordelijkheid voor Beschermd Wonen, Maatschappelijke Opvang en Vrouwenopvang (voortaan BW&O) van de gehele regio Drechtsteden en Alblasserwaard, ligt momenteel bij centrumgemeente Dordrecht. Gemeenten hebben op BW&O financiële uitdagingen, als gevolg van de aanhoudende druk op Maatschappelijke Opvang en de aanstaande Doordecentralisatie BW. Zij zijn zich bewust dat meer inzicht gaat bijdragen aan betere keuzes en scherpere sturing op doelstellingen mogelijk maakt.

Huidige en toekomstige ontwikkelingen op BW&O vereisen sturingsinformatie. Goed bijsturen was voor de centrumgemeente tot dusver lastig, omdat er weinig grip op, en inzicht in BW&O was. Daarbovenop heeft het Rijk opgeroepen om bij de doordecentralisatie regionaal te blijven samenwerken. Om aan deze uitdagingen gehoor te geven, heeft de regio besloten een dashboard te ontwikkelen. Van Dam Datapartners heeft het projectleiderschap voor het ontwikkelen van dit dashboard opgepakt. Het dashboard geeft inzicht waardoor, zowel inhoudelijk als financieel, beter gestuurd kan worden op BW&O in de gehele regio. Bovendien zorgt het ervoor dat gesprekken tussen gemeenten gebaseerd zijn op complete en juiste informatie, zodat data geduid kan worden: Een mooie combinatie van tellen en vertellen.

'Light' scrum-aanpak

Om te komen tot een dashboard is gebruik gemaakt van de Van Dam Datapartners 'light' scrum-aanpak. Hierin werken we in zogenaamde 'sprints'. Dat zijn korte ontwikkel-, test-, en implementatietrajecten van telkens een maand. Dankzij deze aanpak konden we elke maand beslissen welke wensen werden aangepakt voor vertaling naar het dashboard. We bespraken de resultaten maandelijks met de stakeholders van de negen gemeentes, waarbij we ook de prioriteiten voorde volgende sprint afstemden. We hebben een live, werkend dashboard in Power BI ontwikkeld dat gebruikers in staat stelt om inzicht te krijgen in het domein van BW&O. Vier bronnen zijn realtime ontsloten, waaronder Suite4Sociaal Domein en Zorglokaal, zodat een volledig beeld ontstaat van de inwoners die gebruikmaken van BW&O en de bijbehorende financiën.

Gebruikers hebben trainingen gekregen over het gebruik van Power BI, zogenaamde 'knoppencursussen', om de functionaliteit uit te leggen. Ook hebben we gewerkt aan de datageletterdheid van gebruikers door hen te helpen bij het formuleren van goede informatiebehoeften. Twee succesvolle ambtelijke duidingssessies zijn gehouden waarbij de bevindingen uit het dashboard zijn besproken en geïnterpreteerd. Diverse belanghebbenden waren aanwezig, wat zorgde voor een integraal perspectief. Deze sessies zijn geborgd in een vaste structuur die aansluit op de P&C-cyclus. Jaarlijks vinden er twee ambtelijke duidingssessies plaats, gevolgd door een bestuurlijke sessie.

Investering en betrokkenheid

Bij het project waren de volgende personen en partijen betrokken:

• Developers van het  regionale Onderzoekscentrum Drechtsteden
• Productowners en privacyofficer vanuit de gemeente
• Stakeholders van de Sociale Dienst Drechtsteden (contractmanagement- en beheer) en de negen gemeenten (beleid)
• Een projectmanager/scrum master vanuit VDD

Er is geïnvesteerd in de inzet van de projectmanager (16 uur per week gedurende 12 maanden), in de inzet en afstemming met BI-analisten van het Onderzoekscentrum Drechtsteden, zaalhuur voor duidingssessies en PowerBI Pro-licenties. Daarnaast heeft borging van het vervolgtraject plaatsgevonden door het inrichten van een staande organisatie binnen de regio, en zijn bevindingen en resultaten geëvalueerd.

Kwalitatieve resultaten

Het dashboard helpt om inhoudelijk en financieel inzicht te krijgen in het domein BW&O. Wat daaruit naar voren kwam was:

• Het dashboard is goed ontvangen in het Bestuurlijk Overleg met Portefeuillehouders BW&O
• Het dashboard geeft input voor scenario's in het kader van besparen op MO en de doorcentralisatie van BW
• Medewerkers zijn gaandeweg het project gegroeid in datageletterdheid
• Er is een document met evaluatie, borging en aanbevelingen opgeleverd
• De 'light' scrum-aanpak is opgepikt door de betrokken organisaties. Zij hebben voornemens deze projectaanpak verder uit te rollen bij andere projecten die zich hiervoor lenen.

Kanttekeningen

Het is belangrijk om op te merken dat scrum goed werkt bij het opleveren van producten, maar niet automatisch bij alle reguliere beleidsprocessen. Ook moeten de rollen goed verdeeld zijn en er moet een gedreven projectteam zijn. Het is van belang dat de product owner het product goed kent en een goede inschatting kan maken van wat prioriteit heeft in het proces. Een ervaren scrum master moet de product owner kunnen helpen zijn of haar rol te pakken.

Toepasbaarheid

Van Dam Datapartners heeft scrum/agile werken toegankelijker gemaakt in de regio Drechtsteden door een 'light' scrumaanpak te introduceren. Hierdoor kunnen meer projecten succesvol worden afgerond, wat resulteert in snellere en succesvollere dashboards. Het gebruik van deze methode binnen projecten verspreidt het gedachtegoed verder binnen de organisatie. Frequent gebruik van dashboards vereist dat de organisatie leert datagedreven te werken, waardoor dashboards zoals BW&O, meer inzichten bieden voor betere sturing, zowel op inhoudelijk als financieel gebied. Wanneer een organisatie leert om meer datagedreven te werken, kan het zelfs evolueren van een 'beschrijvend' en 'verklarend' dashboard naar een 'voorspellend' en 'voorschrijvend' dashboard, waarbij een antwoord wordt gegeven op de vraag wat er kan en moet worden gedaan om beleidsdoelstellingen op BW&O te verwezenlijken. Dit alles met als doel om zo efficiënt en kostenbesparend mogelijk te kunnen werken.