Aanbesteden hoeft geen keurslijf te zijn

De inkoopmethode Open House in het sociaal domein is op zijn retour. Hoewel veel gemeenten opzien tegen een Europese aanbesteding, biedt aanbesteden gemeenten volop ruimte, zeker in de voorfase. De regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe heeft goede ervaringen met de SAS-procedure.  

Arbeidsintensief

De handen gaan in gemeenteland niet direct op elkaar als het woord aanbesteden valt als er Wmo-zorg en jeugdhulp moet worden ingekocht. ‘Aanbesteden is een arbeidsintensief proces, maar er kan meer dan gemeenten denken’, stelt Eylem Köseoglu, senior adviseur inkoop en aanbesteden sociaal domein bij PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden. Een aantal jaar was Open House favoriet bij gemeenten. ‘We zien nu dat steeds meer gemeenten toch gaan aanbesteden.’  

Administratieve last

Bij Open House hoeft niet te worden aanbesteed. ‘Het is een toelatingssysteem op basis van vooraf bekendgemaakte geschiktheids- en minimumeisen. Iedere zorgaanbieder die daaraan voldoet en zich ertoe verbindt, wordt gecontracteerd’, verduidelijkt Köseoglu. De cliënt heeft volop keuzevrijheid: hij bepaalt bij welke partij hij dienstverlening wil afnemen. Nadeel is het contractmanagement voor gemeenten. ‘Het is een opgave om al die contracten die je hebt afgesloten te gaan managen. Sommige gemeenten hebben contracten met ruim 300 partijen. Dat is een grote administratieve last, voor zowel gemeenten als aanbieders.’

Voorfase

Gemeenten zijn bij aanbestedingstrajecten vaak bang dat ze aan handen en voeten zijn gebonden, maar ze hebben meer ruimte dan ze vaak denken. ‘Die ruimte wordt vaak niet benut’, weet Köseoglu. De gemeentelijke vrijheid kan vooral in de voorfase worden benut. ‘Nog voordat een opdracht in de markt is gezet, heeft de gemeente alle vrijheid om te bepalen hoe ze de opdracht samen met de zorgaanbieders wil vormgeven. Deze fase biedt bij uitstek alle ruimte om naast zorgaanbieders ook inwoners (cliënten, mantelzorgers) en vertegenwoordigers van cliëntenraden te betrekken en in dialoog te gaan over de opdracht.’

Keuzevrijheid

De acht gemeenten in de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe hebben bewust voor een SAS-procedure gekozen, juist vanwege de vrijheid die dat de gemeenten bood. ‘We wilden aanbesteden, omdat we scherpe en afdwingbare afspraken met de zorgaanbieders wilden maken. Als je kijkt naar de procedures die je daarvoor kunt kiezen en de ruimte die je kunt pakken, is de SAS-procedure een methode die ons binnen de Aanbestedingswet de meeste ruimte geeft’, vertelt Rita Otter, programmamanager van de zorgregio Midden-IJssel/Oost-Veluwe.

Minimale vereisten

De gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Hattem, Heerde, Lochem, Voorst en Zutphen gingen uit van een belangrijk bestuurlijk uitgangspunt: als partijen aan de gestelde kwaliteitseisen voldeden, zouden ze een contract kunnen krijgen. ‘We hebben een set met minimale vereisten gemaakt; een afgeleide van de wettelijke kaders van zowel de Jeugdwet als de Wmo, aangevuld met een aantal specifieke eisen die we samen met zorgaanbieders hebben ontwikkeld’, aldus Otter. ‘Het is essentieel om dat samen met aanbieders te doen. Wij als gemeente hebben natuurlijk lang niet alle wijsheid in pacht. Alle aanbieders die wilden meepraten, konden dat doen.’

Flexibel

Het was een lang, intensief en vooral ook ‘gaaf’ traject, blikt Otter terug, dat zo’n anderhalf jaar in beslag heeft genomen. Aanbieders hebben in grote getalen meegeschreven met de stukken die de gemeenten hebben gemaakt. ‘Over elk document dat samenhangt met onze aanbesteding zijn aanbieders geconsulteerd. Op al die stukken is flink geschoten.’ Uiteindelijk zijn er contracten opgesteld met de nodige contractvrijheid en flexibiliteit. ‘Het sociaal domein is een spannend speelveld. Er moet nog een hoop gebeuren, dus we hebben de contracten wel flexibel gemaakt. Als wij het als opdrachtgevende gemeenten nodig vinden om nadere afspraken te maken over bijvoorbeeld het maximaal aantal cliënten of over de gemiddelde doorlooptijd van een behandeling – dat kan per aanbieder verschillen – dan kan dat. Aanbieders die met ons een overeenkomst hebben, hebben daarvoor getekend.’

Raamovereenkomst

Per 2019 zijn er raamovereenkomsten gesloten voor een periode van drie jaar, met de mogelijkheid om deze drie keer met twee jaar te verlengen. ‘Maar het veld is volop in ontwikkeling dus we willen tussentijds dingen kunnen aanpassen. Dat doen we niet zomaar, maar je wilt als gemeenten wel kunnen sturen.’

Afdwingbaar

‘Wij geloven in aanbesteden, juist omdat we de wettelijke taak hebben om in te staan voor die goede kwaliteit van zorg. We willen een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie hebben met onze zorgaanbieders. We willen ze kunnen aanspreken, de raamovereenkomst kunnen ontbinden en verregaande resultaatafspraken maken. Dat willen we van rechtswege afdwingbaar laten zijn. Ook willen we kunnen selecteren op kwaliteit voor toetreding tot de raamovereenkomst. Dat is echt een fundamentele keuze en dat heeft er mee te maken dat wij erin geloven dat de sturing vanuit de gemeenten moet komen. Open House biedt die mogelijkheden in onze optiek onvoldoende’, aldus Otter.

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur nr. 10 van deze week (inlog)