Inrollen in plaats van uitrollen

Deel 4 van de serie Ontketenen van kracht van jeugdzorgprofessionals.

In mijn eerste drie columns in een reeks over hoe we bij Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam (BJAA) in de praktijk proberen de kracht van frontlijnprofessionals te ontketenen beschreef ik de aanloop naar de invoering van wat is gaan heten generiek gezinsgericht werken (GGW), de daaruit geleerde lessen en de eerste fase waarin een voorhoede (de hoofdgroep) aan de slag ging om van onderop een nieuwe werkwijze te ontwikkelen. In deze vierde column ga ik in op de wijze waarop we de nieuwe werkwijze BJAA breed invoeren.

Nadat de hoofdgroep haar in de praktijk bewezen “GGW raamwerk” heeft opgeleverd, staat de directie voor de vraag op welke wijze dit raamwerk BJAA breed moet worden ingevoerd. Een optie is om het raamwerk in één keer uit te rollen. Uitrollen betekent dat de door de hoofdgroep ontwikkelde “beste praktijken” kort in alle andere teams worden geïntroduceerd en vervolgens in een “big bang” in de praktijk worden gebracht.

Belangrijk argument voor deze optie is dat het “GGW raamwerk” is ontwikkeld door collega professionals en daarmee voldoende robuust op nu in één keer breed te worden ingevoerd. Toch kiest de directie niet voor deze optie. Een belangrijke les die geleerd is tijdens de hoofdgroep fase is immers, dat het persoonlijk ervaren van de verspilling van de huidige manier van werken op basis van het waardewerk denken een cruciale rol speelt ten aanzien van het mentaal afscheid nemen van oude disfunctionele manieren van werken en het ten diepste openstaan voor fundamenteel anders werken, gericht op alleen nog toegevoegde waarde leveren voor kinderen in de knel. Zoals deelnemers uit de hoofdgroep het zelf omschrijven:”je moet het zelf hebben ervaren om het te kunnen begrijpen”. Dat blijkt ook wel als we aan medewerkers bijvoorbeeld proberen uit te leggen dat de hoofdgroep inmiddels zonder contactjournaal werkt. Men kan zich niet voorstellen dat dit mogelijk is.

Voortbouwend op deze cruciale les kiest de directie dan ook voor een invoeringsstrategie van gefaseerd inrollen in plaats van “big bang” uitrollen. Inrollen komt in de kern neer op het elk team laten doormaken van een eigen leerproces in verkorte vorm. Ruim voor de inrol worden teams al opnieuw (“geremixed”) samengesteld, zodat in deze teams alle deskundigheden (jeugdhulpverlening, jeugdbescherming en jeugdreclassering) aanwezig zijn en al voorzichtig kan worden geroken aan de andere takken van sport. De medewerkers starten voor de inrol met de intensieve externe training gesprekstechniek “Functional Family Parole Services” (FFPS). De inrol zelf wordt begeleid door koppels uit de hoofdgroep. Collega’s trainen dus collega’s.

De inrol zelf start met een korte training in waardewerk denken. Vervolgens gaan de teams in verkorte vorm (zes dagen) door hetzelfde leerproces als destijds de hoofdgroep. Met de waardewerk bril op analyseert men de eigen dossiers, e-mail box, weekagenda en werkprocessen. Steeds weer wordt op deze manier het depressieve gevoel van veel verspilling in de huidige oude manier van werken opgeroepen. Direct hierna krijgen de teams wel het nieuwe GGW raamwerk gepresenteerd, dat direct in mentaal goede aarde valt als gevolg van het daarvoor opgebouwde besef van urgentie. Na het omzetten van alle oude dossiers naar het nieuwe sterk vereenvoudigde en geïntegreerde rapportage format, gaan de teams vervolgens concreet aan de slag met de nieuwe manier van werken. Men is dus na enige weken al weer bezig met werken met de eigen “caseload”. FFPS supervisie vindt plaats door daarvoor speciaal getrainde eigen supervisoren. Tot aan het moment van het weer aan de slag gaan met de eigen “caseload” worden de teams vrijgesteld van regulier werk. Dit wordt tijdelijk waargenomen volgens de principes van vakantievervanging. De hele inrolfase neemt circa drie maanden in beslag.

Belangrijk om te vermelden is dat de eerste fase van de inrol mede mogelijk wordt gemaakt door een investeringssubsidie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, naast een tijdelijke oplossing voor de tekortschietende tarieven voor jeugdbescherming en jeugdreclassering. Zonder deze financiële bijdrage was de start van de inrol niet mogelijk geweest. Het ministerie financiert mee, omdat we met behulp van een businesscase aannemelijk maken dat invoering van GGW op termijn tot aanzienlijke besparingen zal leiden vanwege een afnemend beroep op dure jeugdzorg in gedwongen kader.  

De eerste drie teams voor de inrol die start in september 2011 worden geselecteerd op basis van vrijwilligheid en positieve energie. Op het laatste moment blijkt één van de beoogde teams niet over het vereiste draagvlak onder de medewerkers te beschikken. De directie besluit om niet door te drukken. We worden overigens vrijwel per ommegaande “gered” door een ander team dat graag alsnog wil meedoen. Zo kunnen we toch aan de slag met drie teams. Tijdens deze inrol blijkt dat het werken met “vakantievervanging” door collega’s uit andere teams niet goed werkt en de inrol te veel belast. Ook de tijd voor het omzetten van dossiers blijkt te kort, waardoor niet alles dossiers op orde zijn als gestart wordt met de nieuwe manier van werken. Daarop volgende inhaalacties belasten de tijd die nodig is voor het leren werken op de nieuwe GGW manier. Voor het overige leidt de eerste inrol tot dezelfde enthousiaste reacties onder medewerkers als destijds bij de hoofdgroep. Men voelt zich herboren, ook al wordt de fundamenteel andere manier van werken ook als zwaar ervaren. De aanzienlijke tijdswinst die geboekt wordt als gevolg van de vele administratieve vereenvoudigingen lekt vooralsnog weg naar de extra tijd die nodig is om de nieuwe manier van werken aan te leren. Wel ervaren de medewerkers vanaf het begin dat ze meer tijd hebben voor de cliënten.

Voor de tweede inrol die start in februari 2012 wordt meer tijd genomen voor het op orde brengen van de dossiers en wordt een speciaal ondersteuningsteam ingericht voor de “vakantievervanging” tijdens de eerste periode van de inrol. Het ondersteuningsteam biedt tegelijkertijd voor medewerkers die nog niet willen of kunnen inrollen een mogelijkheid om op de oude manier te blijven werken. Daarmee wordt voor deze medewerkers de ruimte gecreëerd om in eigen tempo (onder meer door het volgen van extra opleidingen of op kleine schaal ervaring op doen in de andere takken van sport) op een later moment alsnog in te rollen als gezinsmanager of om de loopbaan buiten BJAA voort te zetten. Zo wordt ook ten aanzien van deze tweede inrol invulling gegeven aan het principe van vrijwilligheid en positieve energie. Wel is het zo dat deze tweede inrol onder een dwingender gesternte plaatsvindt, omdat die gekoppeld is aan de verhuizing van de regio’s Oost/Zuid Oost/Diemen van de locatie Wildenborch in Diemen naar het hoofdkantoor aan de Overschiestraat.

Deze verhuizing vindt plaats in het kader van de invoering van de zogenaamde Professionele Werkomgeving (PWO). Deze beweging naar het nieuwe werken (flexplekken, laptops, smart phones) past in de GGW filosofie waarin veel meer “outreachend” wordt gewerkt, bij de cliënten thuis en op locatie bij netwerkpartners, ouder kind centra, zorg adviesteams en veiligheidshuizen. Als gevolg hiervan kan BJAA in de toekomst toe met veel minder eigen vierkante meters en kan al het interne werk (werkoverleg, trainingen, bijwerken van rapportages) geconcentreerd op één locatie plaatsvinden. Vanaf de tweede inrol verhuizen de teams direct volgens op de inrol naar hun nieuwe flexplek en krijgen ze de beschikking over een laptop en smartphone. Deze hele PWO operatie moet eind 2013 afgerond zijn en leidt vanaf 2014 tot een forse besparing op de overhead die nodig is om meer in de pas te lopen met de financiering vanuit de rijksoverheid.    

De combinatie van inrol en snelle verhuizing blijkt overigens de tweede inrol wel extra te belasten, waardoor de tijd om rustig te leren in de eerste weken ontbreekt. Ook bij de tweede inrol wordt een tegenvaller (relatief veel medewerkers die in het ondersteuningsteam terecht komen en dus niet mee inrollen) gecompenseerd door een meevaller (een team uit een andere regio dat zich vrijwillig aanbiedt om versneld mee in te rollen).

Ook wordt tijdens de tweede inrol meer en meer duidelijk dat een aantal basiszaken die eigenlijk al lang op orde hadden moeten zijn nog steeds niet op orde zijn. Ook dit vormt een extra belasting voor de inrol zelf, maar aan de andere kant kan worden geconstateerd dat de inrol als een hefboom fungeert om ook wat betreft het op orde brengen van de “basics” de puntjes op de i te zetten. Langzaam maar zeker wordt de innovatie ook de belangrijkste “driver” om de basis definitief op orde te brengen, al wordt die innovatie daarmee ook extra belast, waardoor het langer duurt voordat medewerkers de nieuwe manier werken goed onder de knie krijgen.

Dit blijkt ook uit een recente eerste onafhankelijke evaluatie van het Athena Instituut van de Vrije Universiteit van Amsterdam. Hoofdconclusie is dat BJAA op de goede weg is, maar dat de inrolstrategie nog geen garantie geeft op duurzaam op de GGW manier werken. De kans op terugval in oud gedrag ligt permanent op de loer. Aanleren van nieuw gedrag vergt tijd en wordt zeker in de eerste maanden als zwaar ervaren. Goed nieuws is dat de teams uit de eerste inrol zich al duidelijk verder hebben ontwikkeld in vergelijking met de teams uit de tweede inrol. De ingezette fundamentele verandering heeft dus tijd nodig. De belangrijkste aanbeveling van Athena voor het vervolg is dan ook vooral doorgaan met inrollen en meer tijd inruimen voor “off line” leren naast de in de nieuwe werkprocessen ingebouwde aandacht voor permanente reflectie “on line”.

Deze aanbevelingen en lessen uit de eerste en tweede inrol nemen we mee in de derde inrol die onlangs is gestart. De vierde en laatste inrol staat gepland voor februari 2013. Medio 2013 moet heel BJAA zijn ingerold. Inmiddels wordt het werken conform GGW ook ondersteund door een speciaal daarvoor ontwikkeld “work around” ICT systeem dat de gezinsmanagers niet meer belast met de grote gebruikersonvriendelijkheid van de zwaar verouderde primair proces ICT systemen. 

Uit het voorgaande is duidelijk geworden dat BJAA met alleen inrollen niet klaar is en nog steeds onder hoogspanning moet werken. Inrol van GGW geeft focus, bespaart aanzienlijk op administratieve lasten, maar vergt ook veel extra inspanning om de nieuwe manier van werken duurzaam te laten indalen. Daarom wordt nu al gewerkt aan het duurzaam borgen van de nieuwe manier van werken die uiteindelijk moet uitmonden in certificering. Daarover meer in de volgende column.