Coronablog Breda: 10 lessen voor boven de rivieren

Hoe je binnen twaalf uur algemeen directeur kunt zijn van een organisatie waar twee derde van de medewerkers thuis aan het werk is. De Bredase gemeentesecretaris Cees Vermeer vertelt.

‘Beste collega’s buiten Noord-Brabant,

Terwijl ik afgelopen maandag een etentje had, riep onze minister-president tijdens een persconferentie de inwoners van Noord-Brabant op om waar mogelijk de komende zeven dagen thuis te werken. Dan heb je als gemeentesecretaris een vraagstuk te managen! We mogen niet uitsluiten dat wat nu in Noord-Brabant gebeurt, straks ook boven de grote rivieren het geval zal zijn.

Hierbij wil ik mijn ervaringen delen.

1. Heb je altijd de telefoonnummers van sleutelfunctionarissen en devices paraat om snel een mail te kunnen schrijven en versturen naar alle medewerkers?
Rond 18.30 uur hoorde ik de boodschap van de MP. Via alle kanalen werd ‘hulp’ aangeboden. Iedereen weggedrukt, op twee mensen na, waarvan ik zelf advies wilde hebben. Laptop gepakt. Secretaresse gebeld wat de juiste Outlook groep ‘iedereen’ is (goede check: anders had ik de gemeenteraad meegenomen en gemeenten waarvoor we IT hosten).  Om 21.39 uur heb ik de volgende boodschap naar alle medewerkers gestuurd:

Collega’s,

Het kabinet heeft op maandagavond de inwoners van Noord-Brabant opgeroepen om waar mogelijk thuis te werken. Voor sommige van onze taken is het duidelijk dat thuis werken niet kan. Burgerzaken, afvalinzameling, uitvoering, veiligheid zijn voorbeelden van taken die we in Breda en vanuit de gemeente moeten uitvoeren.

Als je denkt dat je vanuit thuis kunt werken, overleg dan met je leidinggevende. De belangrijkste afwegingen daarbij zijn jouw taak en verantwoordelijkheid bij de dienstverlening aan onze inwoners, en of jouw werk vanuit thuis kan worden verricht.

Ondanks de oproep van het kabinet kan het zijn dat van jou gevraagd wordt om naar je werkplek te komen als jouw leidinggevende dat nodig vindt voor de continuïteit van onze dienstverlening.

Heb je nog geen faciliteiten op je laptop of PC om thuis te werken, dan kun je via deze link toegang aanvragen. Het kan 1 of 2 dagen duren voordat de toegang geregeld is. Heb je hierover vragen neem dan contact op met 4444.

Daarnaast is vanuit ieder device ons intranet te benaderen via de volgende link: <…>.  Vandaaruit kun je naar je mail.

2. Hoe voorkom je dat in chaos iedereen zijn eigen duiding gaat geven en probeert te sturen?
Het heeft mij geholpen om de trainingen participatief en coachend leiderschap even te vergeten en om weer eens strak en consequent te communiceren en te sturen. Een kleine kring (directie, communicatieadviseur) neem ik steeds mee in mijn dilemma’s en afwegingen. Ongevraagde feedback uit die kring heeft mij minimaal voor één blunder behoed. Hou een intensieve verbinding met de burgemeester en/of portefeuillehouder bedrijfsvoering om steun en tegendruk te kunnen mobiliseren.

3. Zijn er voldoende licenties en laptops om mensen vanuit huis te laten werken?
Bleken we snel te kunnen bijkopen.

4. Zijn de techniek en instructies helder hoe medewerkers vanuit devices makkelijk (!)  kunnen inloggen op het netwerk?
Daar was een spoedactie op nodig. Ook hebben we een helpdesk ingericht.

5. Heb je zelf al ervaring opgedaan met Skypen en werken in applicaties als Microsoft Teams?
Toeval: met de directie hadden we recent voor het eerst een Skype-overleg. Dat maakt het nu gemakkelijk en vertrouwd. Microsoft Teams ben ik nu aan het ontdekken.

6. Zijn de continuïteitsplannen voor de kritische processen nog actueel?
Had ik een week eerder laten updaten. De laatste versie was nog van de Mexicaanse Griep (2008). Grootste aanpassingen waren nodig bij KCC, ICT, sociaal domein. Over het sociaal domein straks meer.

7. Hebben de leidinggevenden de telefoonnummers van hun medewerkers? Zijn er WhatsApp groepen?
Bleek geen probleem c.q. regelt zichzelf.

8. Hoe zorg je in een stelsel van contractafspraken en subsidievoorwaarden ervoor dat ketenpartners niet elk hun eigen afwegingen gaan maken als schaarste moet worden verdeeld?
Met name de keten WMO is kwetsbaar om aan onze wettelijke zorgplicht te voldoen. Jongeren hebben relatief weinig last van Corona.

9. Hoe weet je in een gevirtualiseerde organisatie hoe het staat met de continuïteit van de bedrijfsprocessen?
Ik heb alle leidinggevenden gevraagd om dagelijks voor 12.00 uur aan de leden van de concerndirectie een statusupdate te geven van de continuïteit, en om bij mogelijke politiek-bestuurlijke gevoeligheden meteen met één van de concerndirecteuren te sparren. Tussen 12.00 en 15.00 uur hebben we als concerndirectie een afstemmingsmoment (Skype). Na 15.00 uur rapporteer ik aan het college. Om 17.00 uur geef ik de rapportage terug aan de leidinggevenden met de mededeling dat het zonder hun tegenbericht c.q. update voor zowel collega’s, concerndirectie als bestuur de ‘werkelijkheid’ is waarop we ons denken en doen baseren.

10. Hoe hou je een gevirtualiseerde organisatie bij elkaar?
In het ‘kernteam continuïteit bedrijfsvoering’ heb ik twee communicatiestrategen zitten. Met P&O en ICT blijkt dat het zenuwstelsel te zijn om de club bij elkaar te houden. Leiderschap in een virtuele omgeving vraag een andere aanpak dan face-to-face leiderschap. Je zult in de social media actief moeten zijn om gezien en gehoord te worden.

De afgelopen twee dagen hebben we in Breda meer stappen gezet met invoeren van ‘het nieuwe werken’ dan de twee jaar hiervoor.’