Ambtenaren naar huis, taken blijven

Acht op de tien ambtenaren merken inmiddels de gevolgen van de bezuinigingen op de werkvloer. Opvallend is dat provincieambtenaren tot op heden significant minder van de bezuinigingsmaatregelen merken dan hun collega’s bij het Rijk en de gemeenten. Deze conclusies kunnen worden getrokken uit onderzoek van Binnenlands Bestuur in samenwerking met Hay Group. Aan de enquête ‘Bezuinigingen en baantevredenheid bij de overheid’ deden 1809 mensen mee, overwegend ambtenaren en bestuurders.

Voor alle overheidslagen geldt dat de genomen maatregelen vooral de omvang van de personeelsformatie raken en veel minder de activiteiten. Wat betreft de formatie is de stemming over het algemeen bedrukt. Aan het eind van deze kabinetsperiode in 2014 verwacht vrijwel iedereen dat de eigen organisatie is gekrompen. Verreweg het somberst zijn de werknemers bij het Rijk en de provincies: meer dan de helft houdt er rekening mee dat het aantal fte’s afneemt met minimaal 10 procent. Een daling van 20 procent of meer wordt zelfs ook niet uitgesloten. Gemeentepersoneel houdt het op een personeelskrimp tussen de 1 en 10 procent.

Kaasschaaf

De enquête maakt duidelijk dat er vooral wordt gesneden in de formatie, maar (vooralsnog) veel minder in het takenpakket. Bijna de helft van alle respondenten geeft aan dat hun organisaties onvoldoende duidelijk hebben in welke activiteiten het mes moet en in welke juist niet. Vooral bij het Rijk zijn die keuzes (nog) niet gemaakt. Daar bestaat vooral de vrees dat de kaasschaaf er over gaat. Bij provincies en gemeenten is het vertrouwen groter dat bij bezuinigingen echte keuzes worden gemaakt. Belangrijke kanttekening is wel, dat als al in de activiteiten wordt gesneden, het niet de verwachting is dat ook in de juiste activiteiten het mes gaat.

Het onderzoek laat zien dat er grote zorgen bestaan over de effectiviteit van de overheidsorganisatie als gevolg van de besparingsmaatregelen. Echt helpen doen de bezuinigingen naar verwachting van de respondenten niet. Op korte termijn worden weliswaar kostenbesparingen geboekt, maar op lange termijn werken de maatregelen juist kostenverhogend. Vooral ambtenaren in rijksdienst zijn wat dat betreft pessimistischer dan hun decentrale collega’s. Somberheid is ook troef waar het gaat om de organisatiedoelen. Die kunnen volgens bijna de helft van de respondenten op de langere termijn niet meer worden gerealiseerd.

Over het algemeen zien de respondenten weinig ruimte om nog efficienter te werken. Het afschaffen van de parafencultuur, verbetering van de processen of meer ICT; het helpt allemaal weinig. Het hoogst scoort nog het weghalen van overbodige handelingen dan wel dubbel werk. Het verwijderen van dubbele verantwoordelijkheden leidt tot meer efficiency en een meer resultaatgerichte organisatie. Als immers duidelijk is wie verantwoordelijk is en wat van een ieder wordt verwacht, wordt sturen op resultaat makkelijker.

Opvallend is dat medewerkers die aangeven weinig ruimte te zien efficienter te werken, evenmin een slagvaardige organisatie tot stand zien komen. Daarvoor worden er geen of te beperkte keuzes gemaakt. Het heersende idee is alles nog te moeten doen, maar dan wel met minder middelen. Vooral bij het Rijk is het geloof in het ontstaan van een kleinere maar meer slagvaardige overheid gering: meer dan helft van de respondenten heeft er geen fiducie in. Een nog ruimere meerderheid verwacht dat de gewenste kwaliteitsslag uit blijft.

--------------------------------------------------

Essentieel: leiderschap en visie

Op de ambtelijke werkvloer is weinig vertrouwen in de leiding en de mate waarin die de bezuinigingen succesvol weet af te ronden. Voor het overgrote deel wordt neutraal geantwoord op die vraag. Bij gemeenten is vertrouwen in het leiderschap het grootst, bij de rijksoverheid het laagst. Volgens Hay Group is leiderschap essentieel om kostenbesparingen succesvol uit te voeren. ‘Veel bezuinigingen komen niet van de grond vanwege onvoldoende draagvlak binnen de organisatie, een onheldere visie of te hoge ambities’, aldus senior consultant productiviteitsverbetering Elbert Hoogendoorn. ‘Daar waar ze wel van de grond komen, lopen ze veelal het risico een korte piek in resultaat te hebben. Dat ebt snel weg naarmate de tijd verstrijkt. Lees: de kosten stijgen weer.’

Het is zaak medewerkers gemotiveerd te houden en de bedrijfsvoering niet te laten verstoren. Directeur Eric van Zelm van de sector publieke dienstverlening en bestuur: ‘Een leider vertelt een helder verhaal en zorg voor een goede communicatie, onder andere door veel en zichtbaar aanwezig te zijn. Onderzoek van ons toont aan dat gedrag van de leidinggevende de belangrijkste aanjager van organisatiebrede gedragsverandering is. Met name voor het beklijven van resultaten van kostenprogramma’s is gedrag van medewerkers op lange termijn essentieel.’

Voorwaarde nummer één voor een succesvol bezuinigingsprogramma: een heldere visie. Daarbij gaat het er niet alleen om de organisatie af te slanken, maar ook sterker te maken. ‘Veel organisaties grijpen te snel naar kostenmaatregelen. Daarbij laten zij zich leiden door het absolute kostenniveau van activiteiten in plaats van de achterliggende waarde. Gevolg: er wordt niet alleen in overtollig vet gesneden, maar ook in vitale onderdelen’, aldus Hoogendoorn. Op korte termijn dragen dergelijke maatregelen weliswaar bij aan acute cashflow-problemen, maar blijkt een nieuwe bezuinigingsronde en een meer gestructureerde aanpak toch nodig.

Uit eerder onderzoek blijkt dat organisaties juist door een heldere strategie en visie te formuleren de goede keuze maken. ‘Overheidsorganisaties bevinden zich in een riantere positie dan private ondernemingen. Ze kampen niet met acute financiële problemen en hebben de tijd zich voor te bereiden op bezuinigingsronden.’ Daar staat volgens Hoogendoorn wel weer tegenover dat overheidsinstanties, anders dan bedrijven, bij die kostenreducties te maken hebben met een politieke omgeving die het nemen van beslissingen ingewikkelder maakt.