Hergebruikt kantoormeubilair krijgt de voorkeur boven nieuw bij de Provincie Zuid-Holland

De Provincie Zuid-Holland heeft haar kantoormeubilair circulair aanbesteed. Eén van de belangrijkste uitgangspunten in het nieuwe contract tussen Gispen en de Provincie is het zoveel mogelijk hergebruiken van bestaand meubilair.

Feiten en cijfers

Organisatie(s): Provincie Zuid-Holland
Product: Kantoormeubilair
Grootte: tenminste € 2,5 miljoen
Periode: Contractperiode van 10 jaar
Contactpersoon: Sabina Duyvestijn (Projectleider Facilitaire Zaken)

Het project

De raamovereenkomst voor het leveren van meubilair aan de Provincie Zuid-Holland liep begin 2018 af. Besloten werd het kantoormeubilair circulair aan te besteden. De afdeling Facilitaire Zaken zag deze aanbesteding als een uitgelezen kans om bij te dragen aan de circulaire doelstellingen van de provincie. De aanbesteding werd grondig voorbereid, in totaal werd een jaar uitgetrokken voor het hele aanbestedingstraject. Hierbij werd rekening gehouden met de start van de renovatie van het Provinciehuis - er zou veel bestaand meubilair vrijkomen dat kan worden hergebruikt (refurbish, repurpose, reparatie).

Het circulair kantoormeubilair is Europees aanbesteed. Binnen de scope van het contract valt het reguliere kantoormeubilair en het ‘speciale ‘meubilair, ofwel specials. Met specials wordt al het meubilair bedoeld voor bijzondere werkplekvormen zoals loungebanken, zitjes, overlegplekken. Het arbo-meubilair valt niet onder het contract.

Duurzaamheid binnen de Provincie Zuid-Holland
Circulariteit en duurzaamheid hebben een belangrijke rol gekregen in het coalitieakkoord. Daarmee is er intern binnen de provincie steeds meer aandacht voor het onderwerp circulaire economie. Zo heeft de Provincie Zuid-Holland een opgaveteam Circulaire Economie. De Provincie Zuid-Holland is ook een van de ondertekenaars van de Green Deal Circulair Inkopen 2.0 en het Grondstoffenakkoord en de provincie nam deel aan het Leernetwerk Kantoorinrichting van PIANOo.

Het bestuur benadrukt hiermee dat gekeken moet worden waar kansen voor circulair inkopen liggen. De aanbesteding kantoormeubilair is hierin het eerste project met daadwerkelijk tastbare resultaten geworden.

Voorbereiding
Voorafgaand aan de aanbesteding was er nog weinig kennis over hoe een circulair inkooptraject aan te pakken. Daarom is marktonderzoek gedaan naar de juiste strategie voor circulair kantoormeubilair. In dit marktonderzoek is gekeken naar een alternatief verdienmodel, product as a service. Het leasen van meubilair en veel initiatief bij de markt leggen bleek al snel geen aantrekkelijke optie. De Provincie Zuid-Holland kan als overheidsorganisatie makkelijk aan eigen geld komen (tegen een lage rente) wat gemaakt heeft dat leasen geen aantrekkelijke optie bleek. Een externe financier zou alleen maar nadelen opleveren, zij stellen vaak aanvullende eisen. Ook intern leek het concept ‘Product as a service’ nog een brug te ver voor de Provincie Zuid-Holland.

Milieukostenindicator
Het is ook mogelijk om kantoormeubilair te selecteren op basis van de laagste milieukosten. De handreiking ‘Inkopen met de milieukostenindicator’ van PIANOo helpt bij inkoop van meetbare duurzame oplossingen en bevat een stappenplan en geeft aandachtspunten, tips en voorbeelden zowel in de Grond, Weg en Waterbouw als voor Kantoorinrichting.

Dossier circulair inkopen: kennis, tools en inspiratie

In de circulaire economie bestaat afval niet. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en waardevernietiging te minimaliseren. Hoe pakt een inkopende organisatie dat goed aan? Je vindt het in het Dossier circulair inkopen: kennis, tools en inspiratie.

Het volledige praktijkvoorbeeld