Soms moet je vertragen om te versnellen

De gemiddelde doorlooptijd van een binnenstedelijk plan is 7 tot 15 jaar. Een welhaast eindeloos lange periode, waarin wensen en eisen veranderen en de maatschappij transformeert. Volgens Procap kan vaak tijdwinst geboekt worden zonder in te leveren op kwaliteit. Een scherpe analyse en een ‘project fresh up’ kunnen tijd besparen en faalkosten voorkomen.

Complexe processen

Vanuit Procap zijn we veelal als projectleiders werkzaam aan gebiedsontwikkeling waarbij we te maken hebben met een veelheid aan eisen en wensen, voordat de schop de grond in kan. Denk aan Europese regelgeving voor aanbestedingen, de vogel- en habitatrichtlijnen en strengere duurzaamheidseisen. De maatschappij wordt ook steeds mondiger. Iedereen komt op voor zijn eigen belang. Al dit soort zaken maken het proces complex en leiden tot lange doorlooptijden. Bij Procap zijn wij ervan overtuigd, dat er vaak flinke tijdswinst is te behalen zonder dat dit ten koste gaat van een goede afweging of van kwaliteit.

Wat we vaak zien is dat projecten worden opgestart zonder dat vooraf goed is nagedacht over implicaties. Op zich heel verklaarbaar als je bedenkt dat de meeste projecten voortkomen uit politieke ambities en 'wensdenken’. Eenmaal aan de gang, blijkt dat het financieel toch iets rooskleuriger was voorgespiegeld allemaal, dat er juridische haken en ogen zijn, dat er ineens een gebrek is aan bouwmaterialen, dat er nieuwe behoeftes ontstaan zoals de huidige vraag naar opvangplekken (voor onder andere ontheemde Oekraïners) óf dat er onverwacht weerstand komt uit de omgeving. Het gevolg? Nog meer vertraging.

Project fresh up

Tijd besparen kan, de vraag is hoe dan? Vanuit Procap streven we altijd naar een goede voorbereiding en gedegen vooronderzoek naar financiële, juridische, beleidsmatige en politieke consequenties en risico’s van een project. Zo’n analyse moet regelmatig gemaakt worden gedurende de looptijd van het project, bijvoorbeeld door middel van een ‘project fresh up’. Zijn de doelstellingen, randvoorwaarden, eisen en wensen nog realistisch? Soms is zo’n opfrisser nodig. En die tijd verdien je dubbel en dwars terug, want er is minder kans dat er in het vervolgproces vertragingen en financiële tegenvallers ontstaan. Kortom: even vertragen om daarna te kunnen versnellen.

In het vak als projectleider in gebiedsontwikkeling draait het om overzicht houden en anticiperen op onvoorziene omstandigheden. We hebben lang niet altijd de luxe dat we in de voorfase betrokken worden. Meestal komen we op een rijdende trein terecht. Ook dan is een goede analyse nodig, voordat het proces en de bijbehorende strategie verder worden bepaald of voortgezet. Duidelijke keuzes en prioritering blijven in iedere fase belangrijk en soms is bijsturen nodig. Ook het team moet weten om te gaan met veranderingen en onvoorziene gebeurtenissen. Dat vraagt om een goede sfeer en onderling vertrouwen.