Tijd besparen kan op veel manieren

De gemiddelde doorlooptijd van een binnenstedelijk plan is 7 tot 15 jaar. Een welhaast eindeloos lange periode, waarin wensen en eisen veranderen en de maatschappij transformeert. Volgens José Meijboom van Procap kan vaak tijdwinst geboekt worden zonder in te leveren op kwaliteit. Een scherpe analyse en een ‘project fresh up’ kunnen tijd besparen en faalkosten voorkomen. José: “Soms moet je even vertragen om te kunnen versnellen.”

“Als projectleiders werkzaam aan gebiedsontwikkeling hebben wij te maken met een veelheid aan eisen en wensen, voordat de schop de grond in kan. Denk aan Europese regelgeving voor aanbestedingen, de vogel- en habitatrichtlijnen en strengere duurzaamheidseisen. De maatschappij wordt ook steeds mondiger. Iedereen komt op voor zijn eigen belang. Al dit soort zaken maken het proces complex en leiden tot lange doorlooptijden. Wij zijn ervan overtuigd, dat er vaak flinke tijdswinst is te behalen zonder dat dit ten koste gaat van een goede afweging of van kwaliteit.”

Wat José vaak ziet is dat projecten worden opgestart zonder dat vooraf goed is nagedacht over implicaties. Op zich heel verklaarbaar als je bedenkt dat de meeste projecten voortkomen uit politieke ambities en 'wensdenken’. “De wethouder wil scoren in de vier jaar die hij/zij heeft en de druk is hoog.” Eenmaal aan de gang, blijkt dat het financieel toch iets rooskleuriger was voorgespiegeld allemaal, dat er juridische haken en ogen zijn, dat er ineens een gebrek is aan bouwmaterialen, dat er nieuwe behoeftes ontstaan zoals de huidige vraag naar opvangplekken (voor onder andere ontheemde Oekraïners) óf dat er onverwacht weerstand komt uit de omgeving. Het gevolg? Nog meer vertraging.

Versnellen?

Tijd besparen kan. De vraag is hoe dan? José streeft naar een goede voorbereiding en gedegen vooronderzoek naar financiële, juridische, beleidsmatige en politieke consequenties en risico’s van een project. Zo’n analyse moet regelmatig gemaakt worden gedurende de looptijd van het project, bijvoorbeeld door middel van een ‘project fresh up’. Zijn de doelstellingen, randvoorwaarden, eisen en wensen nog realistisch? Soms is een ‘fresh up’ nodig. En die tijd verdien je dubbel en dwars terug, want er is minder kans dat er in het vervolgproces vertragingen en financiële tegenvallers ontstaan. Kortom: even vertragen om daarna te kunnen versnellen.

Om tijd te winnen, kunnen in gebiedsontwikkeling soms parallel stappen worden gemaakt. Een voorbeeld is de herontwikkeling van de Rijnhaven in Rotterdam. In totaal wordt daar acht hectare land aangewonnen door een deel van de Rijnhaven te dempen voor het Rijnhavenpark en bebouwing. José: “Een bestemmingsplan opstellen voor nieuwbouw duurt lang en dempen kon al, daarom is gestart met dempen. Dat geeft versnelling. Terwijl er wordt gedempt, wordt het nieuwe bestemmingsplan gemaakt en kunnen marktpartijen worden geselecteerd en plannen worden uitgewerkt.”

In Jose’s vak als projectleider in gebiedsontwikkeling draait het om overzicht houden en anticiperen op onvoorziene omstandigheden. José: “We hebben lang niet altijd de luxe dat we in de voorfase betrokken worden. Meestal komen we op een rijdende trein terecht. Ook dan is een goede analyse nodig, voordat het proces en de bijbehorende strategie verder worden bepaald of voortgezet. Duidelijke keuzes en prioritering blijven in iedere fase belangrijk en soms is bijsturen nodig. Ook het team moet weten om te gaan met veranderingen en onvoorziene gebeurtenissen. Dat vraagt om een goede sfeer en vertrouwen. Kun je binnen het project bewust bepaalde risico’s accepteren, problemen bespreekbaar maken en samen oplossen? Of wordt er gezocht naar fouten en schuldigen?”

Verder speelt de factor toeval een rol. Momenteel blijken verschillende gemeenten ineens tempo te kunnen maken met de snelle realisatie van flexwoningen voor de opvang van Oekraïners. José: “Ik ben erg benieuwd of onderdelen van die aanpak voor reguliere gebiedsontwikkelingen ook bruikbaar kan zijn.”

Wendbaarheid en vertrouwen

Innoveren en van elkaar leren is nodig in tijden van maatschappelijke transformatie. Een open houding is nodig maar staat soms op gespannen voet met het klassieke, planmatige lineaire proces. José pleit voor wendbaarheid en vertrouwen als het kan en doorpakken als het moet: “Creëer draagvlak, betrek stakeholders erbij, zet juridische instrumenten in als het nodig is en wees eerlijk tegenover alle betrokkenen over de ruimte die er is om mee te bepalen of alleen mee te denken.”