Instructie voldoet niet

Het bedrijf van Bareld Tienstra is gespecialiseerd in bulktransport van cement en pvc. Hij heeft 45 vrachtwagens rijden, waarvan er ongeveer twintig zijn uitgerust met een milieuvriendelijke motor. Bij de aanschaf van de eenentwintigste duurzame vrachtauto, een Mercedes Benz Axor 1840 LS, vraagt Tienstra subsidie aan voor de schone, maar dure Euro 5 dieselmotor. Hij doet dat bij SenterNovem, het agentschap voor duurzaamheid en innovatie van het ministerie van Economische Zaken.

Gezien eerdere ervaringen heeft Tienstra weinig reden om te twijfelen aan de toekenning van de 2500 euro subsidie. Volgens de subsidievoorwaarden moet de aanvraag binnen drie maanden na afgifte van het definitieve kentekenbewijs compleet zijn ingediend. Tienstra moet dus tijdig kopieën van de offerte, het kentekenbewijs en de aankoopfactuur inleveren.

Door technische problemen en problemen met de inbouw van het voor Duitsland verplichte tolkastje kan de dealer de auto niet op tijd afleveren. Het kenteken is al wel afgegeven, maar Tienstra heeft nog geen factuur heeft van de auto. Hij vreest dat hij de inlevertermijn zal overschrijden en belt SenterNovem in oktober 2007 met de vraag of hij moet wachten op de factuur. Daar krijgt hij volgens zijn zeggen te horen dat hij de stukken ‘compleet’ moet opsturen.

Wanneer hij dat enkele maanden later doet, wijst SenterNovem de aanvraag af omdat de termijn van drie maanden is verstreken. De transporteur snapt er niets van en tekent bezwaar aan. Als dat in mei 2008 ongegrond wordt verklaard, gaat Tienstra in beroep bij de Raad van State. De medewerkster van SenterNovem had hem in het telefoongesprek moeten adviseren de offerte en het kentekenbewijs alvast in te dienen en later de factuur op te sturen, vindt hij.

Volgens SenterNovem is de inhoud van het telefoongesprek niet te reconstrueren. Tienstra kan namelijk niet vertellen wie hij wanneer heeft gesproken. SenterNovem-medewerkers zijn geïnstrueerd aanvragers bij dreigende overschrijding van de aanvraagtermijn het advies te geven alvast pro forma een aanvraag in te dienen. Daarom is het in de ogen van het agentschap ‘hoogst onwaarschijnlijk’ dat het telefoongesprek zo verlopen is als Tienstra beweert.

Maar het bestaan van zulke instructies biedt op zichzelf niet de zekerheid dat het telefoongesprek onder deze omstandigheden zo verlopen is als het zou moeten, zegt de Raad van State. Die vindt het al met al onvoldoende duidelijk hoe de subsidieaanvraag is behandeld en vindt de afwijzing van het bezwaar onvoldoende gemotiveerd.

Tienstra: ‘Nu moet de zaak snel worden afgehandeld.’ En dat gebeurt ook. Negen dagen na de uitspraak krijgt hij bericht dat het bezwaar gegrond is verklaard en de subsidie wordt toegekend. Rianne Koops van SenterNovem: ‘Wij bezien nog of we iets kunnen doen om de informatieverstrekking via helpdesks verder te optimaliseren.’