Energievoorziening uitbesteden: een stappenplan

In toenemende mate wordt bij (grootschalige) binnenstedelijke bouwprojecten gebruik gemaakt van collectieve energiesystemen voor het behalen van de klimaatdoelstellingen. Via opslag van warmte en koude in de bodem (WKO) is betaalbare verwarming en koeling van gebouwen mogelijk en kunnen gebouwen en gebieden worden verduurzaamd. De keuze om de energielevering aan marktpartijen uit te besteden, het zogeheten ‘outsourcen’ is daarbij steeds vaker een gebruikelijke keuze. Maar hoe kan de keuze voor outsourcen het best worden onderbouwd?

Er zijn diverse adviesbureaus die zich hebben gespecialiseerd in het verduurzamen van de gebouwde omgeving. Het uitgangspunt daarbij is om te komen tot de beste oplossing voor specifieke situaties in bijvoorbeeld gemeenten (woonwijken, bedrijventerreinen of een combinatie ervan).

Op de website www.bodemenergie.nl vindt u een overzicht van de leden van Branchevereniging Bodemenergie, waaronder gerenommeerde adviesbureaus. Eén van onze leden, Techniplan Adviseurs, ontwikkelde een praktisch en behulpzaam stappenplan, op basis van haar ervaring bij uiteenlopende projecten. Dit stappenplan helpt overheidsinstellingen bij het succesvol uitrollen van de transitievisie warmte, daarom delen wij dit graag met u.

Spelers op de markt

Gemeenten staan voor een groot vraagstuk waarbij, volgens het Klimaatakkoord in de periode tot en met 2030 1,5 miljoen woningen en utiliteitsgebouwen verduurzaamd moeten worden om uiteindelijk in 2050 volledig energieneutraal te zijn. De energievoorziening waarbij gebruik wordt gemaakt van bodemenergie voor het verwarmen en koelen van gebouwen en gebieden – en specifiek het uitbesteden ervan – speelt hierbij een belangrijke rol en is een onderwerp dat al jaren de nodige aandacht vraagt. Om een dergelijk concept goed te kunnen realiseren en langjarig te exploiteren, is gespecialiseerde kennis noodzakelijk. Jaren geleden was die kennis maar mondjesmaat voorhanden. Ook het aantal partijen dat kon worden ingeschakeld voor de outsourcing van de energievoorziening was beperkt. Inmiddels is de energiemarkt dusdanig veranderd met diverse nieuwe spelers. Tal van partijen bieden heden ten dage hun diensten aan in de markt, maar aan wie kan de energievoorziening het beste gegund worden en onder welke voorwaarden? Techniek, visie, ambitie, stakeholders, maatschappelijke impact en prijs: deze aspecten komen daarin samen.

Bestaande bouw

Voor we nader ingaan op het stappenplan dat dit besluitvormingsproces ondersteunt, nog een enkele notitie. Momenteel zien we dat de outsourcing van energievoorziening veelal bij nieuwbouwprojecten plaatsvindt. Een mooi voorbeeld hiervan zijn projecten als Merwedekanaalzone in Utrecht, Bajes Kwartier in Amsterdam en de stationsomgeving van Zoetermeer Centrum. Dit betreft echter slechts ca. 1% van de gebouwde omgeving.

In de bestaande bouw bestaat echter een nog veel grotere opgave: het verduurzamen van de gebouwen en gebieden die er nu al zijn. Het denken over het verduurzamen van de energievoorziening staat hier nog grotendeels in de kinderschoenen. Er zijn diverse initiatieven gaande met onder meer proeftuinen, om de wijken collectief van het gas af te halen, maar dit verloopt nog niet zonder slag of stoot. Naast de technische implicaties is het organisatorische aspect cruciaal; wie is immers eigenaar van het probleem? Het blijkt nog niet eenvoudig om hier een eenduidige opdrachtgeverssituatie te creëren, die een gedragen uitvraag aan de markt kan formuleren en waarin zich alle partijen in het gebied herkennen. Een dergelijke uitvraag moet niet alleen naar de technische kant van de opgave kijken maar moet ook financiële, sociale en duurzaamheidsaspecten.

Stappenplan

Hoe kunt u als overheidsinstelling komen tot een verantwoorde en integrale keuze bij de uitbesteding van de energievoorziening? Op basis van langjarige praktijkervaring bij uiteenlopende projecten komen we tot het volgende traject:

Stap 1 Bezinning

In de eerste stap gaat het erom een goed programma van eisen (PvE) voor de energievoorziening van het project te maken. Aan welke eisen moet deze voldoen, vanuit de optiek van de opdrachtgever?

Stap 2 Het systeem

Met het PvE op zak wordt een analyse gemaakt van de potentieel beschikbare energiesystemen. Hierbij worden alle aspecten betrokken: financiën, de techniek, maar ook bijvoorbeeld de omgevingsfactoren, stakeholders en het zoveel mogelijk ‘ontzorgen’ van de eindgebruiker(s). Het is niet de bedoeling om een bepaalde techniek voor te schrijven, maar wel om de kaders te formuleren waarbinnen bepaalde energieprestaties geleverd moeten worden. Uit de praktijk blijkt dat in veel gevallen een bodemenergiesysteem de meest duurzame en geschikte oplossing is om bestaande en nieuwbouwprojecten aardgasvrij te ontwikkelen.

Stap 3 De finetuning

In deze fase wordt het gekozen energiesysteem en bijbehorende randvoorwaarden tot in detail uitgewerkt, zodat hiermee een scherpe uitvraag aan de markt kan worden geformuleerd.

Stap 4 De markt op - Aanbesteding

Wanneer de keuze voor het energieleverende systeem is gemaakt, start de zoektocht naar een marktpartij die dit langjarig kan exploiteren en beheren: de aanbesteding van de concessie. Afhankelijk van de complexiteit kan ervoor worden gekozen om eerst te starten met een marktconsultatie. Of de opdrachtgever een overheidspartij is (publiek) of een marktpartij (privaat) bepaalt hoe de procedure gaat. Bij de eerste zal een openbare procedure worden gevolgd, waarbij het raadzaam is het aantal marktpartijen te beperken, mede gezien de kosten die aan een tender zijn verbonden.

Een aanbesteding in 2 fasen is hierbij aan te bevelen: In fase 1 (openbaar) worden een beperkt aantal partijen geselecteerd. In fase 2 wordt aan deze partijen een uitvraag voor de opdracht gedaan. De vraagspecificatie wordt nader ingevuld; prestaties worden eenduidig omschreven. De kunst bestaat erin voor de opdrachtgever om ruimte te laten voor de creatieve inbreng van de marktpartijen, maar deze tegelijkertijd niet te overvragen. De keuze voor de marktpartij wordt gemaakt en gunning wordt omgezet in contracten.

Stap 5 Realisatie en overdracht Contractbeheer

Na de gunning van de opdracht vindt de realisatie plaats. In dit proces werken vele partijen samen onder de verantwoordelijkheid van de gekozen exploitant/concessie. De opdrachtgever is dan nog niet klaar. Immers: u moet toch weten of de aanbesteding succesvol is? Na de realisatie wordt dus getoetst of het energiesysteem voldoet aan de vraagspecificatie van de opdrachtgever. Zo ja, dan vindt de formele overdracht van het systeem plaats.

Stap 6 Monitoring

Een mogelijkheid is om het presteren van het energiesysteem in de loop van de jaren met regelmaat te monitoren. Daarmee kunnen leerervaringen worden gedeeld, ook buiten het project.

Met het doorlopen van bovenstaande stappen verwachten wij overheidsinstellingen deels te kunnen ontzorgen bij het behalen van de doelstellingen die zijn vastgelegd in het Klimaatakkoord.