Draagvlak cruciaal bij inkoop vastgoedinformatiesystemen

"Draagvlak creëren is minstens zo belangrijk als het vaststellen van de wensen voor techniek en functionaliteit bij het inkoopproces van een nieuw vastgoedinformatiesysteem," zegt Menno Engel, portefeuillemanager bij bbn adviseurs in de onlangs verschenen uitgave van !n Control!. "Het mag niet zo zijn dat iemand aan het eind van het inkooptraject kan zeggen: dit systeem ken ik niet en dus doe ik er niets mee."

Strategisch regisseur
Engel is vanuit bbn adviseurs nauw betrokken bij de aanschaf van een nieuw vastgoedinformatiesysteem door de Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag (CVDH). CVDH wil zich ontwikkelen van de rol van vastgoedbeheerder tot strategisch regisseur en adviseur van de gemeente Den Haag. Het nieuwe vastgoedinformatiesysteem moet helpen om direct antwoord te kunnen geven op vragen over de ruim 1300 objecten die de gemeente Den Haag in portefeuille heeft.

Draagvlak
Bij aanvang van het inkoopproces heeft bbn eerst de wensen van gebruikers van het systeem in kaart gebracht. Dit betrof wensen over techniek, architectuur en over functionaliteit en processen. Een belangrijk aandachtspunt in deze fase was ook om zoveel mogelijk gebruikers van het systeem te betrekken. Zo werd er draagvlak gecreëerd.

Marktverkenning
Daarna is een marktverkenning uitgevoerd. Dit leidde tot nieuwe inzichten en vragen. Op advies van bbn zijn de wensen en eisen op hoofdlijnen beschreven in een Programma van Eisen. Op deze manier blijft er ruimte voor marktpartijen om met de beste oplossingen te komen. Door van tevoren de wensen en eisen voor het vastgoedinformatiesysteem vast te stellen, voorkomt CVDH dat er tijdens het proces nieuwe wensen en eisen bijkomen. Zo houdt CVDH de kosten in de hand.

Het aanbestedingstraject voor het nieuwe vastgoedinformatiesysteem van de Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag is op dit moment in volle gang. Naar verwachting wordt de opdracht in het eerste kwartaal van 2020 gegund.

Ook in uw organisatie grip krijgen op vastgoedinformatie krijgen?

Neem contact op met Menno Engel via 06 -11 88 14 75 of m.engel@bbn.nl