Broodtrommels & thermoskannen

Spartaans is overdreven, maar het aanstaande jaarcongres van de VNG staat in schril contrast met het luxueuze jubelfestijn in Den Haag vorig jaar. Geen Johan Cruijff, maar Arno Brok.

Geen koning Willem Alexander, geen Johan Cruijff, geen Matthijs van Nieuwkerk. En voor de apart af te rekenen feestavond geen Golden Earring. Het VNG-jaarcongres in Zwolle, op 4 en 5 juni, belooft het zuinigste sinds jaren te worden. Had Den Haag vorig jaar zes ton over voor het jubileumcongres, Zwolle doet het met een kwart van dat bedrag. Dat is ook beduidend minder dan wat organiserende gemeenten in de voorgaande jaren uittrokken voor ‘normale’ VNG-jaarcongressen. 

Zwolle neemt de excursies voor haar rekening, de ontvangst op dinsdagavond en een deel van de kosten voor de feestavond met maaltijd. Het Congres- en Studiecentrum van de VNG doet het tweedaagse programma in de IJsselhallen, de deelcongressen, het vervoer rond de excursies en de promotie. Ton Crépin van het congresbureau schat zijn totale kosten op 1,2 miljoen euro, ongeveer de helft van wat hij normaal kwijt is.

De kosten van het jubileumcongres leidden een jaar geleden tot verontwaardigde reacties onder leden van de VNG. De entree bedroeg 795 euro en swingen op de Golden Earring nog eens 47,50 euro extra. Gerekend was op 2.800 bezoekers, het werden er vanwege alle commotie 300 minder.

Tijdens de buitengewone algemene ledenvergadering van half oktober vorig jaar besloten de VNG-leden dat het jaarcongres goedkoper en inhoudelijker moest. Dit nadat een adviescommissie onder leiding van de Dordrechtse burgemeester Arno Brok een aantal varianten had voorgelegd. Crépin zegt dat dit is gelukt. ‘Het VNG-congres roept bij de deelnemers bepaalde verwachtingen op, we moeten afwachten hoe ze het deze keer ervaren. Ik denk niet dat het te zuinig is, maar wel anders dan voorgaande edities. In elk geval klinkt het programma als een klok.’

Deelname aan beide dagen kost nu 595 euro, 200 euro minder. Uitgaande van 2.500 bezoekers betekent dit een half miljoen minder inkomsten voor het congresbureau. Om die bezuiniging bij elkaar te sprokkelen, putte Crépin inspiratie uit het thema van het congres: ‘Andere Antwoorden; innovatiekracht in gemeenten op weg naar 2018.’

Voor het eerst is het gehele congres papierloos. Er zijn geen gedrukte uitnodigingen verstuurd. Het programmaboekje is eveneens alleen digitaal beschikbaar, in de vorm van een app. ‘De ontwikkeling daarvan kost ook een paar centen, maar omdat we hem kunnen gebruiken voor alle circa 250 congressen die we jaarlijks organiseren, drukken de kosten maar voor een klein deel op het jaarcongres’, zegt Crépin.

Buikbakken
Het congresbureau nam afscheid van al zijn leveranciers. ‘We hebben gemerkt dat een heleboel uitstekende partijen bereid zijn om heel diep te gaan met de prijs wanneer ze de VNG als klant kunnen krijgen. In die zin hebben we ook wel een beetje gebruik gemaakt van de crisis.’

De ontvangst op de beursvloer is sober. Studenten wandelen rond met koffietanks, uit buikbakken serveren ze snoepgoed. De aparte lunchzaal, waar alles voorheen zo mooi stond ingedekt, maakt plaats voor een lunchbox die bij cateringuitgiftepunten is af te halen. Wie een beetje rustig aan doet, kan z’n appel of krentenbol zo ook nog opeten tijdens een van de deelsessies in de middag. Deze deel­sessies vinden niet meer plaats in speciaal gehuurde accommodaties, maar in gemeentelijke gebouwen en scholen.

Wat betreft het programma zijn Johan Cruijff en Matthijs van Nieuwkerk vervangen door Arno Brok en Marceline Schopman. Schopman is PvdA-raadslid in Haarlem en oud-presentator van het tv-programma Eigen Huis & Tuin. Crépin: ‘Via LinkedIn zijn we al geruime tijd geleden begonnen met het organiseren van de deelcongressen. We hebben de deel­nemers zelf onderwerpen laten aandragen, omdat bleek dat er behoefte is aan inhoud waaraan je eenmaal terug achter je bureau in je eigen gemeente ook nog iets hebt. Tegelijkertijd zijn we zo geschikte dagvoorzitters op het spoor gekomen.’

Naast de lagere bijdrage van de deelnemers haalt het congresbureau ook minder geld op. Ten eerste van standhouders en sponsors. ‘We merken dat in het bedrijfs­leven de crisis heeft toegeslagen’, zegt Crépin. ‘Een bureau als BMC wil dolgraag, maar ook daar moet het twee, drie tandjes minder. Andere bedrijven slaan een jaar over of pakken ook wat bescheidener uit.’

En ten tweede van de deelnemers. Want hoeveel er uiteindelijk komen, moet nog blijken. Crépin denkt ergens tussen de 2.000 en 2.500 uit te komen, hetgeen het congresbureau tussen de 1,2 en 1,5 miljoen euro oplevert. ‘We houden er wel iets aan over’, denkt hij. Maar in Zwolle zijn ze nog niet zo zeker van deze opkomst.

Papierloze aanpak
‘Het aantal inschrijvingen loopt nog wat achter bij de verwachtingen’, zegt burgemeester Henk Jan Meijer. ‘Ik hoorde laatst een collega roepen dat het programmaboekje er nog niet was. Vermoedelijk moet men nog wennen aan de papierloze aanpak.’ Daarnaast denkt Meijer dat gemeenten kleinere delegaties sturen. ‘Dat heeft te maken met de discussie van vorig jaar en natuurlijk met de smallere beurs van de gemeenten zelf.’

In zijn eigen gemeenteraad is weinig discussie geweest over de vraag of Zwolle hier geld voor moest uittrekken. ‘Er zijn vragen gesteld over wat dit evenement het Zwolse bedrijfsleven opbrengt. Wij denken zo’n anderhalf miljoen euro, gebaseerd op wat de Achterhoek twee jaar geleden schatte toen het jaarcongres in Ulft werd gehouden. Dat bedrag zit in hotelovernachtingen, restaurantbezoek en taxiritten. De ervaring leert dat deel­nemers vaak een dag eerder komen, dat levert dus extra inkomsten op.’

Verder verzorgen Zwolse bedrijven het diner op dinsdagavond en krijgt niet de Golden Earring maar lokaal muziektalent de gelegenheid om zich in de kijker te spelen. Daarvoor betalen bestuurders overigens ook nu extra: 49,50 euro.

Of het VNG-congresbureau en het Zwolse bedrijfsleven verdienen aan het jaarcongres hangt dus af van de vraag hoeveel deelnemers er uiteindelijk zullen zijn. Ook Crépin ziet wel dat gemeenten selectiever worden, nog los van de trend dat er elk jaar minder gemeenten en dus minder gemeentebestuurders zijn. Vroeger kwamen complete colleges op maandag aan, om op donderdag weer te vertrekken. ‘We zien nu niet alleen kleinere afvaardigingen, maar ook minder mensen die zich voor beide dagen inschrijven.’

Buitensporig duur
Wie er in ieder geval niet bij zal zijn is wethouder Joost Eerdmans van Capelle aan den IJssel. ‘Ik vind het nog steeds een buitensporig duur netwerkfeestje’, zegt hij. ‘We verhogen de ozb, we bezuinigen op voorzieningen, maar voor onszelf organiseren we van andermans belastingcentjes wel zo’n festijn. Daar wil ik absoluut niets mee te maken hebben. Ik snap best dat bestuurders elkaar willen ontmoeten, maar een tweedaagse bijeenkomst is volstrekt uit de tijd. Je kunt toch ook bellen met elkaar? Of gewoon een keer afspreken?’

Naast Eerdmans telt Capelle nog twee Leefbaar-wethouders, waarvan er een wel gaat, zij het op eigen kosten. Van de overige collegeleden weet hij het niet precies. ‘Ik weet alleen dat niemand naar het feest gaat.’

Crépin heeft nog geen geluiden gehoord die op veel weerstand duiden. ‘Hooguit een of twee bestuurders hebben laten weten dat ze niet komen. Dat is hun goed recht, niemand hoeft. En wie alleen naar de gratis ledenvergadering komt, krijgt nog een kop koffie ook.’

Burgemeester Meijer heeft niets tegen een de discussie over kosten, maar vindt overdrijven ook een vak. ‘Ik vind de netwerkfunctie van het jaarcongres van groot belang. Het is gezellig en het is functioneel. Dat moet zo blijven.’