Trage betalers

Ondernemers moeten vaak veel langer dan de wettelijk bepaalde termijn wachten op betaling van hun rekeningen door overheidsinstanties. Dezer dagen, waarin het door de kredietcrisis moeilijk is om aan kapitaal te komen, heeft het bedrijfsleven extra last van het traag vergoeden van voor de overheid verrichte werkzaamheden.

 

Het Rijk heeft onlangs weliswaar besloten de betalingstermijn te verkorten van 45 tot dertig dagen - en ook de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft haar leden daartoe opgeroepen - maar bedrijven merken tot dusverre nog weinig van deze tegemoetkoming. ‘Eén ding’, zegt Dirk Jans, directeur bij adviesbureau Haute Equipe. ‘Overheden betalen altijd. Ze kunnen niet failliet gaan. Alleen, ze betalen vaak zo langzaam.’

 

Pim Pollen, directeur van advies- en organisatiebureau CBE, heeft er de buik aardig van vol. ‘Rekeningen die je na 1 december indient, beginnen departementen pas te verwerken op 1 februari. Departementen sluiten op 1 december de boeken, gemeenten zo rond 10 december. Dat betekent dus dat je zo’n drie maanden op je geld moet wachten. Soms gaat het om opdrachten van enkele tonnen bij een ministerie. Die liquiditeit moet ik maanden missen’, blaast Pollen. ‘Voor een klein bedrijf als het mijne - honderd medewerkers - is dat gewoon ontzettend veel.’

 

Ruimschoots

 

‘Wij zijn jarenlang niet zo’n goede betaler geweest’, geeft Jan Leeuwenhoek, directeur bedrijfsvoering bij Rijkswaterstaat, ruiterlijk toe. ‘In 2007 betaalden we slechts 65 procent van de rekeningen op tijd. In feite is dat heel verkeerd.’

 

Met ‘op tijd’ bedoelt hij binnen dertig dagen. De oorzaak van de vertraging blijkt volgens Leeuwenhoek in veel gevallen het interne proces. Ook al konden de meeste rekeningen in tien dagen worden afgehandeld, standaard ging het systeem van RWS pas op dag dertig tot betaling over. Net als in het bedrijfsleven onderling gebruikelijk is, beperkte RWS op die manier het renteverlies. ‘Ter compensatie van de vele late betalingen, zijn we vorig jaar begonnen alle facturen die helemaal rond waren na een week te betalen’, zegt hij.

 

Intussen zijn er tal van acties opgestart om het interne proces beter te stroomlijnen. Meer en meer facturen worden elektronisch betaald. Nu gaat het al om zesduizend facturen, eind 2010 moet dat zijn opgelopen tot vijftigduizend. ‘Verder hebben we het hele traject - vanaf het moment dat iemand iets wil bestellen tot de daadwerkelijke betaling - in beeld gebracht. Dat gaat in zes à zeven stappen. We hebben aan elke stap een maximum aantal dagen gekoppeld. We monitoren vervolgens of we ons aan die normtijden houden. In de managementscontracten van de afzonderlijke directeuren van Rijkswaterstaat zijn die afspraken vastgelegd. Elke maand staat het op de agenda in het overleg van de directeuren bedrijfsvoering’, zegt Leeuwenhoek.

 

Het scherp zijn op snelle betaling werpt intussen zijn vruchten af. Vorig jaar werd tachtig procent van de facturen op tijd betaald, dit jaar moet dat zijn opgelopen tot negentig procent. Uiteindelijk wil het agentschap naar 98 procent toe. Leeuwenhoek: ‘Pas dan keren we terug naar het gangbare betaalregime van dertig dagen. Tot die tijd betalen we zodra het kan.’

 

Een ministerie als dat van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen zegt er altijd al naar te streven facturen ‘ruimschoots’ binnen een termijn van dertig dagen te betalen. ‘Alleen voor ingewikkelde rekeningen hanteren we 45 dagen’, zegt een woordvoerder. Een nieuw in te voeren digitaal systeem - Digifact - voor het hele departement moet gaan leiden tot nog nauwgezettere betaling voor geleverde goederen en diensten.

 

Stimulans economie

 

Als de overheid voortaan op tijd betaalt, betekent dat volgens recent onderzoek van Intrum Justitia een enorme stimulans voor de economie. ‘Door openstaande bedragen binnen dertig dagen te voldoen, en niet zoals bij de overheid gebruikelijk is na 46 dagen, verbetert de kaspositie van het bedrijfsleven per direct met anderhalf miljard euro’, aldus het credit-managementbureau.

 

De Raad voor Organisatie- en Adviesbureaus (ROA) weet dat CBE niet het enige kantoor is met klachten over trage betaling door de overheid. Meer bureaus hebben volgens Pollen, tot voor kort vice-voorzitter van ROA, soortgelijke ervaringen. Namens het ROA is het onderwerp daarom ook bij de ministeries aangekaart. Collectief dus, want op eigen houtje er iets aan doen is volgens Pollen onbegonnen werk. ‘Het Rijk is een mission impossible’, zegt hij. ‘Daarvoor is het administratieve proces te complex gemaakt. Op boekhoudingniveau aan de bel trekken levert niks op. Daar verwijst men je naar hogere regionen of naar de politiek.’

 

Aanmaningen sturen naar de opdrachtgever heeft echter zo zijn nadelen. Veel leveranciers van diensten of goederen zijn bang daardoor het stempel van zeurpiet te krijgen. Premier Balkenende wees er onlangs nog op dat bedrijven bij overschrijding van de wettelijke betalingstermijn door de overheid een wettelijke renteopslag in rekening kunnen brengen. Van deze mogelijkheid wordt om voornoemde reden niet op grote schaal gebruikgemaakt.

 

Het Rijk betaalt traag, maar gemeenten kunnen er volgens Pollen ook wat van: ‘De grootste betalen het slechtst. Tot vijftigduizend inwoners gaat het goed. De kleinere betalen vaak binnen tien dagen. Grote steden hebben vrijwel altijd zelf een liquiditeitsprobleem en schuiven dat door. Het schiet niet op als iedereen iedereen laat wachten.’ De enige overheidslaag waarover vrijwel alle partijen te spreken zijn, is die van de provincies. ‘Daar wordt keurig op tijd betaald’, zegt Pollen.

 

Dirk Jans van Haute Equipe wijt het slechte betalingsgedrag van veel overheden niet enkel aan de administratieve rompslomp en de parafencultuur - ‘elke factuur moet langs veel lagen’ - maar ook aan de tijd die veel paraafplichtigen nemen. ‘Zo’n factuur moet van stationnetje naar stationnetje. Als iedereen vervolgens een dag of vijf neemt om te doen wat er moet worden gedaan, ben je zo weken verder’, zegt Jans.

 

Rolf Westerveld, sectorhoofd financiële dienstverlening in Leeuwarden, erkent het bestaan van die cultuur, ook in zijn gemeente. Een belangrijk deel van de vertraging in de betalingen door de Friese hoofdstad – veertig procent van de facturen werd vorig jaar te laat betaald – is te wijten aan de houding van de verantwoordelijke budgethouders die ze moeten ondertekenen.

 

‘We kennen op persoons- en afdelingsniveau notoire zondaren die facturen niet de noodzakelijke aandacht geven’, zegt hij. ‘Als we ze erop aanspreken dan is de reactie veelal: “ja, maar ik heb er zoveel”. Dan zeg ik: delegeren.’ Het moet volgens Westerveld voor de gemeente geen probleem zijn binnen de wettelijke termijn van dertig dagen te betalen. Dat wil zeggen, zolang er niks mis is met de nota’s.'

 

'Het komt immers voor dat er te veel wordt gedeclareerd. Met ongeveer vijf procent van de facturen is iets aan de hand. Westerveld vindt overigens dat de bedrijven ook de hand in eigen boezem moeten steken. Door foute adressering gaan veel facturen zwerven door de organisatie. Dat leidt uiteraard tot een aanzienlijke vertraging in de afhandeling. ‘Een nota met daarop enkel de tekst: ‘bloemetje, gemeente Leeuwarden’ gaat van afdeling naar afdeling. Een goede tenaamstelling is essentieel voor een vlotte verwerking’, zegt hij.

 

Scherpe voorwaarden

 

Sommige bedrijven proberen de overheden aan te zetten tot sneller betalen door aanscherping van de leveringsvoorwaarden. Ze stellen daarin dat binnen dertig dagen moet worden betaald. Adviesbureau PNO onderneemt na dertig dagen standaard actie. ‘Dat gebeurt niet door iemand van de financiële administratie, maar door de klantverantwoordelijke zelf. Als ik een opdracht doe voor bijvoorbeeld Utrecht en er wordt niet op tijd betaald, zoek ik zelf persoonlijk contact. Onze ervaring is dat dat het beste werkt’, zegt consultant Gert Jan van ’t Land van PNO.

 

In Leeuwarden is de oproep van het kabinet rekeningen sneller te betalen inmiddels opgepakt. Vanaf begin dit jaar worden nota’s tot 7.500 euro een week eerder betaald door een minder omslachtige fiattering. Tot die tijd gold dat voor nota’s tot 500 euro. ‘Door het bedrag op te trekken naar 7.500 euro kan nu tachtig procent van de dertigduizend facturen die we op jaarbasis hebben sneller de deur uit’, zegt Westerveld. Tegelijkertijd is ook een interne verbetergroep de organisatie ingestuurd om traag betalende budgethouders op hun vestje te spugen.

 

Alle inspanningen ten spijt, verwacht Westerveld niet dat alle rekeningen dit jaar tijdig, dat wil zeggen binnen de dertig dagen, worden betaald. ‘In het kader van een goede dienstverlening vind ik overigens dat dat wel zou moeten. In ons treasurystatuut staat met zoveel woorden dat we tijdig moeten betalen. We handelen in strijd met de bepalingen, waardoor er in feite dus sprake is van onrechtmatigheid’, zegt hij. CBE-directeur Pollen heeft een even simpele als doeltreffende oplossing: ‘Zet gewoon sancties en boetes op niet tijdig betalen van rekeningen. Als ik mijn hypotheek niet op tijd betaal, brengt de bank ook direct extra kosten in rekening. Dat vindt iedereen toch ook heel normaal!’

 

Rekenkamer onderzoekt betaalgedrag

 

Een algeheel inzicht in het betaalgedrag van de rijksdienst is naar verwachting eind dit jaar beschikbaar. De Algemene Rekenkamer gaat in een kortlopend onderzoek de problemen rondom het betaalgedrag van de rijksoverheid in kaart brengen. Tien jaar geleden is een soortgelijk onderzoek verricht.

 

De conclusies van het onderzoek toen: er schortte veel aan het betalingenbeheer en de geldende termijnen voor het verrichten van betalingen werden vaak niet in acht genomen. Uit onderzoek dat NYFER vijf jaar geleden heeft gehouden (Sneller betalen – dat loont!) blijkt dat er in het bedrijfsleven over de overheid volop wordt geklaagd als het gaat om betalingsgedrag.

 

Weliswaar wordt er altijd betaald, maar slechts 27,4 procent van de ondervraagden noemt het betalingsgedrag van de overheid ‘goed’ - dat wil zeggen dat er binnen de betalingstermijn wordt betaald. Daarnaast geeft 38,5 procent aan dat het betalingsgedrag van de overheid ‘slecht’ of ‘zeer slecht’ is. Dat correspondeert met een overschrijding van de betalingstermijn van dertig dagen of meer.