Sneller archiveren kost overheid jaarlijks 1,6 miljoen

Een verkorting van de overbrengingstermijn van archieven van 20 naar 10 jaar leidt tot extra kosten rond de openbaarheid en toegankelijkheid van het overgebracht archief. Per jaar is het rijk bijna 1,3 miljoen euro duurder uit, de decentrale overheden ruim 350.000 euro.

Dat is de uitkomst van de impact-analyse die APE in opdracht van het ministerie van OCW heeft verricht naar het financiële gevolg van het eerder overbrengen van overheidsinformatie naar archiefbewaarplaatsen. De maatregel is nodig vanwege de explosieve groei van digitale informatie bij de overheid. Omdat die informatie kwetsbaar is, moeten overheden zo snel mogelijk de blijvend te bewaren informatie overhevelen naar archiefdiensten. Daar zorgen experts ervoor dat de digitale bestanden leesbaar blijven.

Meer belangstelling

Wanneer de verkorting van de overbrengingstermijn ingaat, nemen volgens de APE-onderzoekers wel de dienstverleningskosten toe. De instroom van jongere informatie leidt naar alle waarschijnlijkheid tot meer belangstelling van het publiek, een groter aandeel beperkt openbaar archief en bijkomende kosten voor inzageverzoeken, en meer behoefte aan het gemakkelijk kunnen teruglenen van archiefbescheiden bij archiefvormers. Bovendien is de verwachting dat de beoordeling van deze inzageverzoeken – wel of niet openbaar – vaak complexer is.

Beoordeling openbaarheid

Bij ‘jongere’ overheidsinformatie zullen vaker redenen zijn om de openbaarheid ervan gedurende bepaalde tijd te beperken dan bij overbrenging na 20 jaar. De verwachting is dat dit gepaard gaat met meer werk voor zowel archiefvormers – die moeten de informatie op mate van openbaarheid beoordelen – als voor archiefbewaarplaatsen. Die maken onder andere extra kosten doordat jonger archief naar verwachting vaker wordt ingezien door het publiek: de archiefbewaarplaatsen verwachten 50 procent meer inzageverzoeken per strekkende meter voor jonger archief in vergelijking met archief van 20 jaar en ouder.

12.000 extra inzageverzoeken

Maar de verwachting is ook dat wanneer de archiefbewaarplaatsen door de verkorting van de overbrengingstermijn ook het aantal inzageverzoeken voor archief van 20 jaar en ouder zal toenemen. Dit als gevolg van toenemende bekendheid met het archief omdat inventarissen beschikbaar zijn en/of via vervolgvragen op basis van jonger archief. In de praktijk zou het dan gaan om naar schatting 2.000 extra inzageverzoeken per jaar voor het Nationaal Archief en 10.000 voor decentrale overheden.