Hoe laat verschijnt de Geest van het Verleden?

Met de Kerstdagen nog in het geheugen herkent u dit beeld vast. De vrek Scrooge loopt in zijn nachthemd handenwringend, ijsberend te wachten tot de eerste van drie geesten hem zal bezoeken. Als eerste komt de geest van het Verleden. Later zullen ook de geesten van het Heden en van de Toekomst zonder pardon al zijn aandacht opeisen. Het klassieke Kerstverhaal van Charles Dickens was ook dit jaar weer in verschillende vormen in theaters en op tv.

Ook voor raadsleden vormen die geesten elk jaar weer een bezoeking. De geest van het verleden neemt ze mee door de planning en uitvoering van het afgelopen jaar. In politiek-bestuurlijke termen kennen we hem als de Jaarrekening. De geest van het heden, de Bestuursrapportage, toont ze de voortgang in het lopende jaar en de geest van de toekomst manifesteert zich in de Kadernota en, natuurlijk, de Begroting. 

Wie de planning- en controlkalender van een gemeente een beetje kent, weet dat we nu een paar rustige maanden zonder geestbezoek tegemoet kunnen zien. Begroting net vastgesteld, het einde van het eerste kwartaal is nog ver weg en de bijbehorende bestuursrapportage dus ook. 

Het college stuurt in de periode januari tot en met mei doorgaans weinig financiële stukken naar de raad. Waarom eigenlijk? Is er niets te melden? Gebeurt er zo weinig? Integendeel. Voor ambtenaren is het juist een intensieve tijd. Er moet een financiële afsluiting van vorig jaar worden gemaakt, stukken voor de accountantscontrole op orde gebracht, de plannen uit de nieuwe begroting ten uitvoer gebracht. En het college wil zoetjesaan al ideeën zien voor de plannen van vólgend jaar. 

De bedoeling is dat al die stromen in mei of juni samenkomen. Zodat de raad dan de gelegenheid heeft om de totale financiële situatie van de gemeente in samenhang te beschouwen. De realiteit is dat raadsleden vlak voor het zomerreces worden overspoeld met vuistdikke documenten vol tabellen die ze in de avonduren worden geacht te ontcijferen. En dan mogen - nee, móeten - ze ook nog iets van die informatie vinden, zodat ze er moties en amendementen voor kunnen schrijven en aan het lobbywerk voor een meerderheid in de raad kunnen beginnen. Veel werk, weinig tijd. En dat terwijl er net maanden voorbij zijn gegleden van relatieve rust.

Hier wringt dus iets. Na maanden van stilstand moet de politiek ineens draven met alle informatie tegelijk. Stel dat de raad de fundamentele informatie er nu eens eerder wilde hebben? Zo kan de raad het college om een prognose van de jaarcijfers vragen. In zo'n prognosebrief deelt het college op hoofdlijnen in maart of april mee welke cijfers over vorig jaar hij ter beoordeling aan de accountant heeft voorgelegd. Dat levert niet alleen het voordeel van transparantie op over de administratie van het college, maar ook een vroege verwachting over de uitkomst bij de definitieve jaarrekening. Bevestigt de accountant later de cijfers van het college, dan is dat een welgemeend compliment waard. Moet er naar aanleiding van de accountantscontrole iets worden aangepast, dan biedt dat grond voor een goed debat.

Door middel van zo’n prognosebrief komt de raad eerder en steviger aan het stuur van de gemeentelijke financiën. Komt er bijvoorbeeld een overschot aan, dan kan de raad rustig nadenken over wat er met dat geld moet gebeuren. Het college heeft daar ongetwijfeld ook opvattingen over en de prognose biedt dus alle opening voor een goed kaderstellend debat.

Ontbied de Geest van het Verleden op een moment dat het ú goed uitkomt en voer het goede gesprek. Met een vroeg debat over de prognose van de jaarrekening is de raad helemaal voorbereid op de komst van de andere twee geesten. Minder handenwringen. Minder ijsberen. En beter sturen op de financiën.