7 overwegingen voor digitale transformatie

Digitale transformatie. Een veel gebruikte term die duidt op de behoefte om dienstverlening naar klanten en burgers vergaand te automatiseren. Het woord digitalisering slaat vervolgens de brug naar het online kanaal dat vaak wordt ingezet om klant/burger gerichte diensten over aan te bieden.

Kijkend door de bril van procesmanagement en de vraag welke probleem lossen we waarmee op heeft geleid tot het formuleren van zeven overwegingen om Digitale Transformatie succesvol te implementeren in je organisatie.

1. Na COVID hebben organisaties nieuwe technologieën tot 40 keer sneller geïmplementeerd dan ervóór

De COVID-19 pandemie heeft overheidsinstellingen en andere organisaties gedwongen om hun manier van werken te veranderen. Vaak moest dit met een snelle omwenteling worden geïmplementeerd om zaken te kunnen blijven doen in veranderende tijden. Volgens rapporten hebben organisaties nieuwe technologieën 20 tot 40 keer sneller geïmplementeerd dan voor de COVID-19 pandemie. Dit wijst erop dat deze organisaties in staat bleken om veranderingen snel door te voeren, gedreven door de externe druk en motivatie om dit te doen.

2. Blijf gefocust op waarom de organisatie verandering nastreeft

In het afgelopen jaar hebben veel organisaties bewezen dat ze snel veranderingen kunnen doorvoeren. De sleutel tot het behouden van de motivatie voor verandering is om gefocust te blijven op de doelen en redenen waarom verandering nodig is. Hoewel het definiëren van het doel voorafgaand aan het starten van een veranderingsinitiatief belangrijk is, is het net zo belangrijk om dit te communiceren naar medewerkers zodat de organisatie een gemeenschappelijk doel heeft en het "waarom" erachter begrijpt.

3. Bespreek uitdagingen met een multidisciplinair team

Bij het aanpakken van uitdagingen is het belangrijk om teamleden uit verschillende disciplines en functionele teams te betrekken. Bij het werken aan transformatie zal het de organisatie ten goede komen om samen te werken en input te krijgen vanuit verschillende perspectieven.

4. Werk aan het delen van informatie en vermijd het werken in silo's

We weten dat het gebruik van data en feitelijke informatie belangrijk is voor elk transformatieprogramma, maar het communiceren van deze gegevens en het gebruik van de juiste technologie is net zo belangrijk voor de samenwerking tussen verschillende afdelingen. Hierdoor kan elk team zien hoe hun stukje van de puzzel van invloed kan zijn op het proces en de organisatie als geheel.

5. Pak een rigide bedrijfscultuur van bovenaf aan

Soms vereist transformatie een cultuurverandering. Dit begint meestal aan de top, met een strategische aanpak om de manier waarop teams werken te veranderen. Het is echter belangrijk dat management en leiders van deze teams zich bewust zijn van de redenen die transformatie nodig maken en die duidelijk in de organisatie communiceren. Medewerkers moeten worden aangemoedigd om hun manier van werken te bespreken en te evalueren, en zowel de positieve als de negatieve elementen te delen. Het creëren van deze cultuur van open communicatie zorgt niet alleen voor tevredenheid bij de werknemers, maar stelt je ook in staat om efficiëntere manieren van werken te creëren.

6. Help werknemers om verandering te omarmen en zich aan te passen aan nieuwe technologie

Het implementeren van nieuwe technologieën zorgt voor een leercurve bij alle betrokkenen. Geef teams en medewerkers de tijd en help ze met leren zodat de nieuwe systemen en werkwijzen snel worden geadopteerd.

Een tip is om zogenaamde "digitale kampioenen" op te leiden die een voorbeeldrol vervullen en het omarmen van verandering stimuleren. Bij het selecteren van nieuwe systemen is het goed om naast de digitale kampioenen ook te luisteren naar de critici. Dit kan iemand zijn die het bedrijf en de capaciteiten van zijn team begrijpt om te beslissen of de voorgestelde oplossing de juiste is. Samen kunnen de twee rollen de juiste beslissing nemen over welke technologie te gebruiken en wanneer te implementeren.

7. Zet human-centric procesmanagement centraal

Soms worstelen organisaties met een grote hoeveelheid managementprogramma's die tegelijk worden opgezet. Werken vanuit een centrale processen platform (de basis op orde) het duidelijk definiëren van doelen, is de sleutel tot het effectief implementeren ervan. Vaak helpt procesmanagement om deze gemeenschappelijke basis te creëren en een fundament te leggen waarop deze initiatieven kunnen worden gebouwd. Door bijvoorbeeld visueel in kaart te brengen hoe processen in de organisatie vandaag de dag werken, kunnen teams mogelijkheden voor verbetering identificeren wat kan leiden tot voordelen zoals tijd- en kostenbesparingen.