Gemeenten houden Belastingdienst ‘buiten’

Steeds meer gemeenten maken met de Belastingdienst afspraken over horizontaal toezicht: afstemming vooraf in plaats van controle achteraf.

Verrassingen voorkomen
‘De fiscaliteit hing in het verleden als een zwaard van Damocles boven ons hoofd’, zegt Ruud Rijkers van bureau rijksheffingen van de gemeente Rotterdam. ‘De Belastingdienst kwam controleren, ze haalden geld op en ze gingen weer weg. In de jaren daarna werden weer dezelfde fouten gemaakt, er werd gecontroleerd en weer afgerekend. Zolang het economisch goed gaat, wordt daar niet zo veel aandacht aan besteed. Maar als je elke euro moet omdraaien, wil je zulke verrassingen voorkomen.’

Convenanten met Den Bosch en Rotterdam
Rotterdam nam alle fiscale processen in het gemeentelijke apparaat onder de loep, stelde orde op zaken en betrok het nieuw opgerichte bureau rijksheffingen bij alle fiscale aangelegenheden. In 2011 sloot Rotterdam een convenant met de Belastingdienst voor horizontaal toezicht. Den Bosch had de behoefte om in control te zijn, aldus Norbert Klein Swormink, senior financieel adviseur bij de sector stadsontwikkeling. ‘Als gemeente wil je je bedrijfsvoering op orde hebben en voldoen aan wet- en regelgeving. Je wilt geen naheffingen en je wilt geen bestuurlijke problemen. Een onjuist verwerkte declaratie van een bestuurder stelt in euro’s misschien niet zo veel voor,  maar de imagoschade is enorm. Dus je kijkt niet alleen of een declaratie terecht is, maar ook of de vergoeding wel of niet belast moet worden. Op die manier hebben we alle fiscale risico’s in kaart gebracht en ingedeeld naar kwaliteit en kwantiteit.’ Ook Den Bosch sloot in 2011 een convenant met de Belastingdienst.

Bespreken fiscale twijfels
De samenwerking met gemeenten staat centraal, wat neerkomt op afstemming vooraf in plaats van controles en correcties achteraf. Gemeenten moeten fiscale twijfels bespreken met de Belastingdienst en laten zien dat ze ‘in control’ zijn. Dat betekent een systeem van interne beheersing en controle dat leidt tot belastingaangiften die materieel juist zijn en voldoen aan wet- en regelgeving. Inmiddels heeft een kwart van de gemeenten een convenant gesloten.

Te weinig betaald
Rotterdam koos voor horizontaal toezicht nadat een directeur van de Belastingdienst de burgemeester benaderde. In dat gesprek kwam aan de orde dat er steeds vergelijkbare fouten werden gemaakt, zonder dat dit tot een andere werkwijze leidde. ‘Dat was de trigger om het bureau rijksheffingen op te richten’, zegt Rijkers. Rijkers, btw-specialist en voorheen werkzaam bij de Belastingdienst en het ministerie van Financiën, werd binnengehaald in 2010. ‘In Rotterdam is het duidelijk. De bestuurders vinden dat Rotterdam moet voldoen aan zijn fiscale verplichtingen. Wij zijn overheid, wij zijn integer. Als de tone at the top hier niet goed was geweest, was het bureau rijksheffingen er niet geweest. De gemeentelijke organisatie is nu zo ingericht dat we bij alle clusters de fiscale risico’s in beeld hebben. We doen steekproeven op dezelfde manier als de Belastingdienst dat zou doen. En, niet onbelangrijk, we kijken niet alleen of we te weinig betaald hebben, maar ook of er te veel betaald is.’

Boekenonderzoek duurt maanden
Den Bosch koos voor horizontaal toezicht mede om het voorkomen van boekenonderzoeken door de Belastingdienst. ‘Die duren soms maanden. En de ambtenaren van de Belastingdienst zitten hier niet stilletjes, maar ze stellen voortdurend vragen en ze willen documentatie. Dat is belastend voor de organisatie’, aldus Norbert Klein Swormink.