Geen Teams, maar afspreken of bellen

Het is sinds 2022 een terugkerend event: de Maand van de Digitale Fitheid. Ook ambtenaren gaan in maart aan de slag om slimmer en effectiever digitaal te leren werken.

Gezond gedrag

Teams? Daar doet techfilosoof en schrijver Martijn Aslander liever niet aan. ‘Videobellen kost te veel energie,’ legt hij uit. 'Je hebt te maken met veel prikkels. Het heeft gewoon een enorme cognitieve belasting’. Het liefst spreekt hij dan ook persoonlijk af. Of hij belt. ‘Het telefoongesprek is toe aan een revival.’

Aslander is pleitbezorger van gezond gedrag in het digitale domein, vooral op de werkvloer. Samen met de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid (RADIO) organiseert hij deze maand voor de derde keer de Maand van de Digitale Fitheid. Ruim 280.000 werknemers doen mee en dat is hard nodig, vindt Aslander. Volgens hem laten we ons te veel sturen door de computer en procesmatig denken, en voeren we op een werkdag te veel nutteloze digitale werkzaamheden uit. Dat levert een hoop frustratie, stress en vermoeidheid op.

Eén sneltoets per week 

De ambtenaren die meedoen aan deze Maand van de Digitale Fitheid werken ten minste één uur per week aan het verbeteren van hun kennis en digitale vaardigheden. Er zijn diverse webinars, interactiesessies en zelfs een wandeling. Telkens is er aandacht voor de vijf pijlers onder digitale fitheid: digitaal bewustzijn, digitale hygiëne, digitale vaardigheden, persoonlijk kennismanagement en het gebruikmaken van technologie voor persoonlijke groei.

Het staat buiten kijf dat digitale vaardigheden - bekwaamheid in het digitale domein en begrip van internet-, computer- en softwaregebruik - essentieel zijn om mee te komen op de werkvloer. Volgens Aslander zou iedereen minimaal één sneltoets per week moeten leren. ‘Zodat je niet de hele tijd met je muis in de weer bent. Geloof me, dat scheelt echt tijd.’

Grip op informatiebeheer

Een ander belangrijk fundament onder digitale fitheid is digitale hygiëne. Dat gaat over het veilig en geordend houden van digitale gegevens, zodat je voldoende grip hebt op je informatiebeheer. Bij veel overheidsorganisaties is dat een probleem, zegt Aslander. ‘In dat soort organisaties zie je dat er veel wordt vergaderd en overlegd. Maar dat zijn allemaal trucjes om grip te houden op het proces. En waarom wil je daar grip op houden? Omdat je gewoonweg niet goed georganiseerd bent.’

Overheid zonder wachtwoordmanager

Wat hij ook tegenkomt: de IT-structuur die niet op orde is, problemen op het gebied van cyberweerbaarheid en niet voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming, die de privacy regelt. Zo denken medewerkers nauwelijks na over het maken van back-ups. ‘Het is best gek als je dat niet doet. Want op een dag is je informatie kwijt en dan heb je een probleem.’ En dan is er wachtwoordbeheer dat vaak in gebreke blijft, terwijl juist dat een essentieel onderdeel is van cyberweerbaarheid en veiligheid. Nog altijd kunnen veel werknemers bij de overheid geen gebruikmaken van een betrouwbare en goed functionerende wachtwoordmanager.  ‘Dan zie je dat mensen het gaan omzeilen en dat men alsnog voor alle software en tools hetzelfde wachtwoord gebruikt,’ aldus Aslander. ‘Op die manier is een datalek natuurlijk nooit ver weg.’

Team Werkovereenkomst

Wat kunnen teams zelf doen om het werkplezier te bevorderen? Maak goede onderlinge afspraken met elkaar, zegt Lykle de Vries, adviseur leermiddelen bij RADIO. Hij geeft trainingen en webinars voor organisaties over hoe directe collega’s binnen een team samen een set afspraken kunnen ­maken over de digitale middelen, een zogenoemde Team Werkovereenkomst. ‘Dat kunnen basale dingen zijn,’ zegt De Vries. ‘Bijvoorbeeld wanneer je iemand wel of niet in de cc zet. Of welke berichtjes je per mail stuurt.’ Hij ziet dat vooral bij grote organisaties al die verschillende applicaties - Teams, Slack, Outlook - door elkaar worden gebruikt en dat er geen afspraken zijn gemaakt over die digitale communicatie. ‘Er valt veel te kiezen, maar meestal leidt dat juist tot minder overzicht en dus verlies van effectiviteit. Mensen weten vaak niet hoe ze met elkaar hebben gecommuniceerd.’

Generatieve AI

De Vries toont in trainingen en meetings hoe je zo’n werkovereenkomst met elkaar afsluit. Tijdens dit soort bijeenkomsten komt ook geregeld het hete hangijzer van dit moment voorbij. Als je het  over digitaal werken hebt, ontkom je niet aan de discussie rond de inzet van generatieve AI. ChatGPT en Gemini kunnen je helpen bij effectiever en inhoudelijker werken, maar de chatdiensten zijn, vanwege allerlei privacybezwaren, niet toegestaan binnen de rijksoverheid.

Driekwart van de gemeenten maakt overigens wel gebruik van generatieve AI. Zo is ChatGPT handig voor herschrijven van ambtelijke teksten in toegankelijke taal. Maar gemeenteambtenaren zouden ChatGPT niet alleen inzetten voor generieke vragen of het schrijven van informatieve teksten op basis van openbare gegevens, maar ook in zaken die over individuele burgers gaan, zoals in bezwaarprocedures. Volgens Aslander moeten we niet al te ingewikkeld doen over generatieve AI. Je moet alleen wel duidelijk onderscheid maken tussen wat wel kan en wat niet. ‘Het probleem is dat mensen de Archiefwet gewoon niet goed begrijpen. Dan krijg je dat ze gevoelige informatie gaan delen en dat kan nooit bedoeling zijn.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 5.