Owee de Woo!

Openbare archieven zijn er voor de openbaarheid. Waarom zou je iets voor de eeuwigheid bewaren als het nooit gezien mag worden? Als de meningen daarover al verschillen, gaat dat vooral over de duur van de geheimhouding, de gronden en de uitzonderingen. Dat is waar de net door de Tweede Kamer aangenomen Wet Open Overheid en archieven elkaar raken. 

De betekenis van een openbare archieffunctie is altijd verantwoording geweest. Een toegankelijk overheidsarchief is een hoeksteen van de democratie. Een modern archief toegankelijk maken is een kwestie van goed digitaal informatiebeheer, maar het is ook een kwestie van goede wil. We zien de laatste jaren beperkingen op de openbaarheid van overheidsinformatie eerder toe- dan afnemen, omdat het nog moeilijk blijkt grip te krijgen op de van alle kanten groeiende berg van digitale data.

In dat licht kan de Woo een handje helpen. Niet met de techniek, maar met de bedoelingen die in de wet vervat zijn. Een belangrijk element in de Woo is namelijk het informatieregister. Dat geeft inzicht in alle informatie die door de overheid geproduceerd en ontvangen is. Ik zie dit register als belangrijk onderdeel van de informatiehuishouding van de overheid. Het maakt Wob-verzoeken beter hanteerbaar en is een instrument voor iedereen, ambtenaren, burgers, journalisten. Overigens is niet alles dat in een informatieregister staat per definitie openbaar, maar het bevordert wel de transparantie van de overheid. Het informatieregister bestaat al vele jaren in Scandinavische en Baltische staten. Het is niet moeilijk of kostbaar een dergelijk register te maken als dat ingebed is in de digitale informatiehuishouding.

Ik vind het jammer dat de Woo nog geen rekening houdt met het duurzaam toegankelijk houden van de digitale data. De overheid is zich er sowieso steeds meer van bewust dat met een goede informatiehuishouding veel winst te behalen is. Niet alleen voor de eigen bedrijfsvoering, dienstverlening en hergebruik van data, maar ook in haar relatie tot de burger. Het is niet voor niets dat er talloze initiatieven zijn om de informatiehuishouding te verbeteren, het Nationaal Beraad van de Digicommissaris voorop. Maar ook allerlei andere programma’s van het rijk en de decentrale overheden zoals Archief 2020 en Archief Innovatie Decentrale Overheden (AIDO) dragen daaraan bij. Die initiatieven kunnen uitvoering van de Woo ondersteunen.

Tegenstand die er tegen de Woo is kan niet gebaseerd blijven op vrees voor te hoge kosten, integendeel het levert efficiency op. Zoals de boeren in onze omgeving vroeger tegen mijn vader plachten te zeggen: 'Dokter, ’t ken wel, maar ‘t mot ook will’n! '. Zo is het ook hier. Ambtenaren en bestuurders zijn huiverig voor te grote transparantie. Dat is een natuurlijke reflex. Paul Frissen wijst in het Geheim van de laatste staat terecht op de noodzakelijke balans. De overheid heeft een afgeschermde ruimte nodig om effectief te zijn. En wij als burgers hebben uiteraard ook bescherming van onze privacy nodig. In The Circle beschrijft Dave Eggers de horror en hypocrisie van totale openbaarheid. Er is geen aanleiding zulke overwegingen in te zetten tegen de Woo want ons openbaar bestuur is mijlenver verwijderd van zo’n scenario.

Invoering van de Woo zal vast tot andere omgang met formele teksten en communicatie leiden. Uiteraard ontstaan er dan andere kanalen waarin informatie wel vertrouwelijk kan blijven. Dat is van alle tijden. Maar in grote lijnen zal een gelijkere informatiepositie van burgers en overheid vooral leiden tot grotere legitimiteit van het openbaar bestuur. Vanuit het perspectief van een werkende informatiehuishouding staan archiefinstellingen klaar om daarbij te helpen.

Marens Engelhard, Algemene Rijksarchivaris

Meer columns van Marens Engelhard vindt u hier.