Gebrekkig documentbeheer komt Oldambt duur te staan

Het college van de gemeente Oldambt is door de Raad van State (RvS) in het ongelijk gesteld over gemaakte keuzes bij een Wob-verzoek uit 2020. Een belangrijke oorzaak blijkt gebrekkig documentbeheer. De zaak draaide om een verzoek van Achmea Schadeverzekeringen N.V., die inzicht vroeg in alle documenten met betrekking tot onderhoud, calamiteiten en incidenten bij de onbewaakte spoorwegovergang in Scheemda over de afgelopen tien jaar.

Aanvankelijk wees het college het Wob-verzoek van Achmea in januari 2020 af, met de mededeling dat dergelijke documenten niet beschikbaar waren, aangezien de spoorwegovergang en de aangrenzende paden niet onder het eigendom of beheer van de gemeente vallen. Na bezwaar van Achmea verklaarde het college dit in januari 2021 gegrond en maakte alsnog 81 documenten openbaar. Alle vrijgegeven documenten waren echter afkomstig uit de e-mailbox van één specifieke wethouder.

Achmea stapte uiteindelijk naar de rechter omdat het vond dat de uitgevoerde zoekacties onvoldoende inzichtelijk waren. Zo was onduidelijk welke functionarissen waren benaderd voor het Wob-verzoek, welke vragen zij kregen en welke specifieke systemen intern waren geraadpleegd. Volgens Achmea was het onwaarschijnlijk dat er geen relevante e-mails in de mailboxen van ambtenaren waren aangetroffen.

Zoekacties onvoldoende

De rechtbank Noord-Nederland oordeelde eind maart 2022 dat het college onvoldoende had gemotiveerd waarom bepaalde documenten niet openbaar werden gemaakt en droeg het college op een nieuw besluit te nemen. In hoger beroep, dat deze week werd afgerond, oordeelde de Raad van State dat Oldambt de uitgevoerde zoekacties weliswaar voldoende inzichtelijk had gemaakt, maar niet het redelijkerwijs mogelijke had gedaan om documenten te achterhalen.

Niet alleen de gehanteerde zoektermen en -methoden schoten tekort, maar volgens de RvS blijkt ook het systeem dat de gemeente gebruikt voor binnenkomende post onvoldoende doorzoekbaar. De binnenkomende post kan namelijk alleen op bestandsnaam worden doorzocht. ‘De bestandsnaam geeft immers lang niet altijd een weerspiegeling van de inhoud. Ook het overkoepelende systeem is beperkt doorzoekbaar omdat ingescande documenten niet inhoudelijk op zoektermen kunnen worden doorzocht.’

Dure misser

Het gebrek aan adequaat en transparant documentbeheer komt de gemeente uiteindelijk duur te staan. Het niet aanleveren van de gevraagde informatie kost Oldambt meer dan 20.000 euro aan proceskosten en schadevergoedingen wegens overschreden termijnen.