Woo-verzoeken sneller en nauwkeuriger afhandelen voor gemeenten

Onderzoek naar de Wet open overheid (Woo) wijst uit dat er weinig resultaten worden geboekt om Woo-verzoeken sneller af te handelen. De inkorting van de wettelijke afhandelingstermijnen lijkt geen impact te hebben gehad op de snelheid waarmee een bestuursorgaan deze verzoeken afhandelt. De oorzaak hiervan ligt deels bij het bestuursorgaan door de hoge werkdruk, een gebrekkige informatiehuishouding, en de piekbelasting waar de Woo-verzoeken mee gepaard gaan. Ook merken bestuursorganen dat de Woo-verzoeken steeds complexer en omvangrijker worden, waardoor de behandeling van zo’n verzoek steeds meer werk en tijd kost.

De uitdaging

De juridische afdeling van een middelgrote gemeente klopte bij EIFFEL aan met de vraag of wij de behandeling van Woo-verzoeken van hen konden overnemen, als verlengstuk van deze gemeente. Ze bevonden zich namelijk in een periode van forse piekbelasting. We begonnen bij deze gemeente met de inzet van één van onze hoogopgeleide Woo desk-juristen die de gemeente zoveel mogelijk ontzorgde in het gehele proces. Inmiddels werken meerdere juristen van EIFFEL aan een groot Woo-verzoek van 5000 pagina’s. Naast het oppakken van de verzoeken inclusief contact met de verzoeker, vervullen we ook een adviserende rol, denk aan: hoe gaan we binnen de gemeente om met bepaalde typen documenten, zoals concepten of whatsapp-gesprekken?

Hierbij is alleen kennis over de Woo niet voldoende, we hebben de gemeente echt leren kennen. Hoe beter wij de klant namelijk kennen, hoe beter wij onze dienstverlening aan kunnen passen aan de wensen van de klant. De ene klant wil graag volledig ontzorgd worden en alleen bij de sleutelmomenten in een verzoek betrokken worden, de ander wil graag een samenwerking aangaan, waarbij ook enige kennisoverdracht aan de interne collega’s gewenst is.

De aanpak

In een kick-offgesprek onderzocht onze Woo-specialist hoe de gemeente werkt, wat de achtergrond was van de dossiers en wat de hulpvraag was, zo konden wij maatwerk toepassen op onze dienstverlening. Voorbeelden van vragen die we hebben gesteld zijn: willen zij structureel of incidenteel worden ontlast? Wat speelt er in het dossier? In welke mate willen zij betrokken blijven bij de afhandeling? Hoe zien ze de taakverdeling? In een korte tijd verzamelden we zo alle informatie die we nodig hadden om een Woo-verzoek goed en snel te behandelen.

Naar aanleiding van deze kick-off stelde onze Woo-specialist een plan van aanpak op, die zij vervolgens deelde met de Woo-jurist die de verzoeken inhoudelijk zou gaan oppakken. Die ging op basis hiervan aan de slag met het verzamelen, beoordelen en lakken van de documenten. Doordat onze Woo-juristen gebruik maken van slimme software bij het lakken, gaat dit een stuk sneller dan dat de gemeente dit zelf handmatig zou doen.

Tijdens de behandeling hebben we de juridische afdeling van de gemeente betrokken waar nodig en gewenst. Ook hebben we de zienswijzepakketten en de uiteindelijke besluiten voor de gemeente voorbereid. Hierdoor kunnen wij bij een eventueel bezwaar op het besluit, ook ondersteunen.

Het resultaat

We hebben de Woo-verzoeken voor deze gemeente beter, sneller en nauwkeuriger afgehandeld. Hierbij hebben we de gemeente volledig ontlast. De afhandeling ging 60% sneller dan wanneer zij zelf de documenten zouden beoordelen en lakken, doordat we gebruik hebben gemaakt van slimme software. Dit resulteerde voor de gemeente in:

• Minder hoge werkdruk bij zowel de juridische afdeling als andere werknemers betrokken bij de verzoeken
• Meer werkplezier doordat werknemers van de gemeente zich konden focussen op hun kerntaken die ze liever doen
• Voldoen aan wetgeving door tijdige beslissing op de Woo-verzoeken
• Minder kosten door bezwaar of beroep tegen te laat beslissen op de Woo-verzoeken
• Meer tevredenheid bij inwoners door een sneller en beter antwoord op hun Woo-verzoek

De toekomst

Inmiddels hebben we al negen Woo-verzoeken voor deze gemeente opgepakt, iedere drie maanden kijken we of ondersteuning op dat moment gewenst is voor de komende periode. Een fijne en flexibele samenwerking dus. Naast het uit handen nemen van Woo-verzoeken, vervullen wij ook een steeds uitgebreidere adviesrol. Bijvoorbeeld op het gebied van actieve openbaarmaking. Is dit wenselijk en haalbaar voor deze gemeente? We blijven samen met de gemeente kijken waar hun behoefte ligt, zodat we onze dienstverlening continu kunnen aanpassen aan de wensen.