Leer schrijven!

Gemeentes, ministeries en andere overheidsdiensten en -bedrijven willen snel en helder communiceren. Een overheid die open communiceert laat zien dat zij haar burgers serieus neemt. De regering heeft regels vastgelegd voor het snel en begrijpelijk informeren van de burger.

Maar lukt het ook? En kan het eigenlijk wel lukken? De hoeveelheid informatie die overheden moeten produceren wordt steeds groter. Brieven, e-mails, websites, brochures, beleidsstukken, raadsverslagen: de burger verwacht veel, en wil alles direct begrijpen. En gelijk heeft hij/zij! Maar hoe kunnen de schrijvers van teksten, de ambtenaren, voldoen aan de hoge verwachtingen? Hoe bereiken zij in tijden van dreigende bezuinigingen, verbetering van de kwaliteit van hun brieven?

Digitale hulpmiddelen
Het antwoord ligt in het gebruik van digitale hulpmiddelen. Een tool die ambtenaren helpt bij het schrijven van begrijpelijke teksten, zorgt ervoor dat teksten sneller en beter kunnen worden opgesteld. Zodat de schrijver zich kan richten op zijn expertise: de inhoud.

Eigenlijk is het idee simpel. Overheden huren sinds jaar en dag communicatiebureaus in. Die trainen hun medewerkers in het begrijpelijk schrijven, en stellen regels op voor begrijpelijke teksten. Dat helpt, maar het helpt pas echt als je tekstverwerkingsprogramma (zoals Microsoft Office Word) een knop heeft om je iedere keer te helpen met die regels. Dat je niet op je beeldscherm hoeft te tellen of je zin per ongeluk meer dan 12 woorden bevat…

Regels voor begrijpelijke teksten gaan over woordgebruik, zinsconstructie, samenhang en opmaak. Iedereen kent ze. Niet teveel moeilijke of ambtelijke woorden gebruiken; vermijd passieven en tangconstructies; zorg dat zinnen en paragrafen logisch op elkaar volgen en geef verbanden expliciet aan; splits lange alinea’s en gebruik tussenkopjes. Enzovoort.

Iedereen kent de regels, maar toepassen ervan kost tijd en leidt af van de inhoud en het creatieve schrijfproces. Door taaltechnologie zijn de regels in te bouwen in tekstverwerkingsprogramma’s. Daardoor wordt de schrijvende ambtenaar herinnerd aan zijn schrijfcursus en gaat het schrijven sneller, makkelijker en beter.

Er is een product op de markt dat ambtenaren helpt bij het schrijven: Klinkende Taal. Dit programma kan via het web of in Word worden aangeroepen met een druk op de knop. Er verschijnt dan een beoordeling van de leesbaarheid van de tekst, en aanwijzingen hoe de tekst beter leesbaar kan worden gemaakt. De schrijver kan via de tab-toets van het ene leesbaarheidsprobleem naar het andere springen, krijgt tips en beslist zelf of hij deze opvolgt.

Wat wil de regering bereiken?
De doelstellingen van de regering zijn vastgelegd in verschillende documenten, waaronder de webrichtlijnen-norm voor overheidswebsites, de richtlijn voor begrijpelijke formulieren, de e-mailgedragslijn van burger@overheid en het manifest ‘Overheid heeft Antwoord’. De overheid moet binnen twee dagen reageren op eenvoudige brieven. Het bevorderen van begrijpelijke taal staat in de aanpak top 10 van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Het maakt natuurlijk uit voor wie je schrijft. Hoogopgeleiden begrijpen in het algemeen meer dan laagopgeleiden. Een brief aan een aannemer kan bouwtechnische termen bevatten waar een ander geen weet van heeft. Het begrip “short stay” zal in Amsterdam eerder een belletje doen rinkelen dan in Hoogeveen.

Een belangrijk kader voor teksten van organisaties is het Common European Framework of Reference (CEFR). In het CEFR worden teksten ingedeeld in niveaus van A1 (heel makkelijk) tot C2 (heel moeilijk). Taalbeleid, en dus ook een tool die het taalbeleid ondersteunt, richt zich op deze niveaus. Adviezen van tekstschrijvers en van de ondersteunende tools moeten erop gericht zijn de schrijver te helpen het gewenste niveau van leesbaarheid te bereiken. Bijvoorbeeld: Gebruik minder passieven om niveau B1 te bereiken. Loop de moeilijke woorden langs. Enzovoort.

Veel organisaties hebben specifieke wensen in hun taalbeleid. Deze moeten in een verbetertraject worden meegenomen. Als u daarbij een tool inzet, dan zal deze de specifieke eisen moeten ondersteunen. Hoe goed is uw taalbeleid en helpt een tool? Wat vindt u en wat vindt uw organisatie? Wij zijn benieuwd naar uw ervaringen. En gaan daar graag met u over in discussie.

Tigran Spaan is taalkundige en informaticus bij GridLine, de ontwikkelaar van Klinkende Taal.