Informatiebeheer Almere blijft ondermaats

Het informatiebeheer van Almere is 'niet op het gewenste en ook wettelijk vereiste niveau'. Tot die conclusie komt het college in een brief aan de raad over onterecht verwijderde mailboxen. Belangrijke informatie, zoals e-mails van oud-bestuurders, is hierdoor niet meer te achterhalen.

Niet volledig

‘De afgelopen dagen is in de publiciteit gekomen dat de gemeente over de afgelopen tien jaar onvoldoende in staat is om te garanderen dat informatie uit mailboxen volledig is’, staat in de brief. Het nieuws kwam naar buiten door berichtgeving van Omroep Flevoland waaruit bleek dat complete mailboxen van wethouders en managers zijn gewist.

Permanent bewaren

De gemeente legt het als volgt uit: gebruikers moeten hun mailboxen zelf opruimen of overbrengen naar een archiefomgeving en drie maanden na het vertrek van een medewerker worden mailboxen verwijderd. Er geldt een uitzondering voor onder andere leden van het college en bestuurlijke commissies – die mailboxen moeten permanent worden bewaard. Maar daarbij is iets fout gegaan.

‘Bij het omzetten van werkplekken in 2018 en bij de behandeling van verzoekschriften in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) is in 2020 geconstateerd dat het vastgestelde beleid voor het verwijderen van mailboxen na beëindiging van de betrekking van een medewerker niet goed is ingevoerd en gecontroleerd. Eveneens is in 2020 vastgesteld dat eerder veiliggestelde mailboxen van uitgezonderde groepen zoals oud-bestuurders niet meer bereikbaar zijn.’

Niet garanderen

Vandaar de conclusie dat het informatiebeheer nog niet op het gewenste niveau is. Almere heeft hiervoor eerder een reprimande gekregen van de provincie. ‘De gemeente kan niet garanderen dat haar dossiers compleet en in goede, geordende en toegankelijke staat zijn, zoals de wet voorschrijft’, schreef de provincie begin 2020. ‘Gesteld kan dus worden, dat de wettelijk vereiste kwaliteitszorg bij het informatiebeheer grotendeels ontbreekt.’

Almere heeft toen een verbeterplan ingediend waarnaar ze verwijst in haar brief. De nieuwe constatering past volgens de gemeente ‘binnen het bredere beeld dat op dit moment het informatiebeheer binnen de organisatie niet op het gewenste en ook wettelijk vereiste niveau is.’ Almere is bezig met het verbeterplan, er zijn maatregelen genomen om herhaling te voorkomen en er wordt onderzoek gedaan naar de omvang van de niet-toegankelijke mailboxen.

Van alles fout

‘De verantwoordingsplicht van het bestuur en de controletaak van de raad komen hiermee in het geding’, zegt Toon van Dijk, voorzitter van de PVV-fractie in Almere. ‘Er zijn regels over hoe er met gegevens wordt omgegaan, maar het lijkt erop dat de die door het college in de wind zijn geslagen. Eerder is gezegd dat er van alles fout gaat met het archiveren, maar er gaat ook van alles fout met de verantwoording richting de raad. De zonden stapelen zich op.’ Er is aanvraag gedaan voor een debat en waarschijnlijk gebeurt dat volgende week donderdag.