De Complimenten van de Commissie

Het tweede rapport-Oosting is voor informatieprofessionals en archivarissen nog interessanter dan het eerste. Misschien hebben wij als beroepsgroep een wat morbide belangstelling. Ook de affaires rond de mails van Hillary Clinton en minister Kamp worden door ons gretig gevolgd.  Zijn wij dan zo sensatiebelust of uit op leedvermaak? 

Absoluut niet, daar is onze beroepsgroep veel te fatsoenlijk voor. Nee, wij voelen ons in deze decennia van digitale dementie soms een roepende in de woestijn. Daarom koesteren wij ons in de aandacht voor ons vakgebied en duimen dat die niet van korte duur is.

De Commissie Oosting deelt eigenlijk complimenten uit. Zowel aan de politiek als aan ambtenaren en informatieprofessionals. Er was geen doofpot, concludeert de commissie. Het schortte wat aan de organisatie en andere zaken, maar geen kwade bedoelingen. De informatieprofessionals van SSC ICT, de IT-dienst van het Rijk, krijgen een ander compliment. Zij vonden in verouderde systemen het gezochte bonnetje.

Waarom vinden wij dat interessant? Archivarissen zeggen het niet zo vaak hardop, maar eigenlijk hebben wij de pretentie voor de eeuwigheid te werken. Wij weten hoe belangrijk het is dat wetenschappers nog steeds onderzoek kunnen doen naar bijvoorbeeld de verdeling van het Midden-Oosten na de Eerste Wereldoorlog. Wij weten hoe steeds meer mensen hun roots willen ontdekken door familieonderzoek. Wij weten dat er straks historici zullen zijn die het regeringsbeleid na de val van de muur in 1989 willen onderzoeken. Zij zullen nieuwe vragen stellen aan materiaal dat wij veilig gesteld hebben.

Maar dat is voor de jaren negentig al moeilijker dan voor het begin van de twintigste eeuw. Dat geldt over enkele eeuwen vast ook voor bijvoorbeeld het drugsbeleid van onze tijd. En dus over hoe wij als maatschappij reageerden op drugsbazen, schikkingen troffen en daarover discussieerden. Het spannende van ons vak is dat we niet weten voor wie we iets bewaren en wat die zouden willen weten. We weten alleen dat we het mogelijk willen, nee moeten maken, om nog ongeboren slimmeriken van materiaal te voorzien. Daarom is het van belang te weten of over 150 jaar die systemen van het SSC ICT nog steeds het bonnetje kunnen produceren. Dat wordt bedoeld met het begrip Digitale Duurzaamheid.

Informatieprofessionals worstelen al jaren met het gegeven dat onze informatieberg exponentieel groeit,

maar dat we nog nooit zo weinig hebben gedaan om informatie duurzaam te bewaren. Of dat erg is moet ieder voor zich beoordelen. Maar ik vind dat geen vraag als het om overheidsinformatie gaat: natuurlijk is dat erg! Toegang tot overheidsinformatie is een democratisch grondrecht. Wij moeten het handelen van onze  overheid tegen het licht kunnen houden, anders zijn we terug in de feodale tijd.

Digitale informatie wordt door iedereen geproduceerd, bewerkt en gedeeld en digitale data houden zich niet aan muren of grenzen. Het wordt dus steeds moeilijker vast te stellen wat authentiek is, waar het zich bevindt en wie verantwoordelijk is. We zitten - het is een cliché - in een tijd van transitie. Oude concepten werken niet meer en we zijn op zoek naar nieuwe bruikbare handvatten. Zulke handvatten zijn bijvoorbeeld KIDO, de door VNG ontwikkelde handreiking Kwaliteit Informatiebeheer Decentrale Overheden. Of het kader Duurzame Toegankelijkheid van Overheidsinformatie, kortweg DUTO.

DUTO is ontwikkeld door een grote groep professionals rond het Nationaal Archief en wordt dit jaar ter vaststelling aangeboden aan het Nationaal Beraad van de Digicommissaris. DUTO helpt overheidsorganisaties hun informatievoorziening zo in te richten dat geen belangrijke informatie verloren gaat en dat die zo lang als nodig toegankelijk blijft. Zelfs als het gaat om systemen die straks gelden als de prehistorie van de digitale tijd. Beste Commissie,  dank voor uw complimenten en aandacht voor digitale duurzaamheid!
 

Marens Engelhard

Algemene Rijksarchivaris

Eerder verschenen columns van Marens Engelhard leest u hier.