Data verzamelen voor dummies

Wegwijs in het datawoud

Bestond het bevolkingsregister van een gemiddelde gemeente een generatie geleden nog uit een forse kaartenbak, inmiddels worden onze gegevens bewaard in een database. Het zijn data geworden, waar computersystemen statistische analyses op kunnen loslaten. En dat geldt niet alleen voor de gegevens die een gemeente bijhoudt van de eigen bevolking. Ook de gegevens van maatschappelijke partners als zorg- en woonorganisaties, de veiligheidsketen en andere overheden kunnen worden gebruikt.

Daar komt de data uit sensoren van nieuwe ‘smart’ objecten als vuilcontainers, parkeersensoren en lantaarnpalen nog eens bij. Inzicht uit het combineren en analyseren van data kan een gemeente veel bruikbare informatie opleveren die bijvoorbeeld gebruikt kan worden voor een betere verdeling van parkeerplaatsen, een meer efficiënte vuilinzameling of het zoeken naar slimmere locaties voor stembureaus voor verkiezingen.

Dat zijn nog relatief eenvoudige toepassingen. In een aantal gemeenten wordt al gewerkt met toepassingen die met de beschikbare data voorspellingen kunnen doen. Zo begon Utrecht in 2015 al met een ontwikkeling van een voorspellend model voor woninginbraken in een wijk. Met het gebruik van recente data kan met een bepaalde zekerheid worden voorspeld of er in een straat ingebroken zal worden. Toezichthouders kunnen dan de wijk in om bewoners te wijzen op openstaande ramen of slechte sloten op de deur.

In Den Bosch gebruikt men data over re-integratie op de arbeidsmarkt om te voorspellen of een cliënt vanuit een uitkering in een betaalde baan terecht kan komen. Op die manier kan inzicht worden gekregen in de effectiviteit van interventies en bepaald worden welke maatregelen succes hebben. Zo kan de dure re-integratie op een meer effectieve wijze worden ingezet.

ICT-kant
In een aantal gemeenten is men al vrij ver met de zogenaamde data-gedreven sturing, maar in veel andere blijft het beperkt tot een enkele pilot. Voor veel organisaties is het bovendien moeilijk om te bepalen hoe en wanneer er met een data- pilot moet worden begonnen. Wethouders en burgemeesters laten om de haverklap de woorden ‘big data’ of ‘smart city’ vallen, terwijl de ambtenaren zich het hoofd breken over welke data daarvoor moet worden gebruikt.

‘De fout die vaak wordt gemaakt, is dat er vanuit de ict-kant een project wordt geïnitieerd,’ zegt senior adviseur Anton Dekkers van dienstverlener en adviesbureau BMC. ‘En dat betekent dat er vanuit de data wordt geredeneerd: kunnen we hier niet iets mee doen? Maar je moet je de vraag stellen of je dan een juist beeld krijgt. Draai het liever om: data is een bron om inzicht en perspectief te krijgen. Wat is de vraag die je wilt beantwoorden? Je kan het aantal meldingen over afvalstoffeninzameling wel op een kaartje zetten, maar op welke vraag geeft dat een antwoord?’

Niet alle data zijn waardevol, weet Dekkers. ‘Het is zinvol om te weten welke data ertoe doen, welke niet en wat je nodig hebt om je vraag te kunnen beantwoorden.’ Maar dat hoeft niet te betekenen dat een ambtenaar die iets wil met die data ook gepokt en gemazeld in de ict moet zijn. ‘Het is belangrijk dat iemand kan praten met een data-analyst, die gegevens interpreteert, of een data-scientist, die voorspellende modellen kan maken.’

Dekkers en zijn collega’s trainen ambtenaren in het informatie-gedreven werken en ondersteunen bij het maken van keuzes voor een succesvolle pilot. ‘Voorwaarde voor een goede pilot is in ieder geval een goede energie bij degene die de vraag formuleert. Er moet echt een gevoel komen van “hier heb ik wat aan”. Het is belangrijk dat die energie blijft bij het team en de partners die het experiment uitvoeren. Een bestuurder die het project steunt is belangrijk, want die kan makkelijker deuren openen, maar het is toch meestal een ambtenaar die het uitvoert, of meerdere ambtenaren uit verschillende disciplines.’ Daarnaast is het volgens Dekkers belangrijk om vooraf over privacy en informatiebeveiliging na te denken. ‘Vaak kan er veel meer dan wordt gedacht en vergroot je het draagvlak voor het experiment.’

Ambitieniveau
Zeker voor de eerste pilots moet goed worden gekeken naar het ambitieniveau. ‘Je kunt klein beginnen, met een pilot met laag risico. Het probleem is dan vaak dat de aandacht verslapt, en dat in de loop van de tijd andere werkzaamheden bij de partners in een team de overhand nemen, zeker als het om een samenwerking tussen meerdere disciplines gaat. Een meer ambitieuzer experiment geeft weliswaar meer risico omdat je onder vuur ligt als het mislukt, maar dat kan een groep ambtenaren ook beter gefocust houden.’

Een pilot starten vraagt om inzicht. ‘Je begint met het goed begrijpen van de vraag en wat je nodig hebt om die te beantwoorden. Kunnen we de juiste indicatoren bepalen? Zijn die data beschikbaar?’ Vervolgens heeft een organisatie een aantal goede pilots nodig om een meer data-gedreven organisatie te worden. ‘Dan komen er meer voorzieningen en komt er meer expertise. Maar daarvoor is wel geld nodig. Dat komt er vaak pas als de pilots ook echt lukken.’

Voor veel ambtenaren is het best lastig om de weg te vinden in de nieuwe technologie en alle grote termen die worden gebruikt. Dekkers spreekt daarom ook liever niet van big data als het om informatie-gedreven werken gaat. ‘Het gaat meestal ook helemaal niet om de enorme stromen data die organisaties als Google verwerken. En ook al hebben we het over data die een Excel-spreadsheet ontstijgt, de techniek om die data te verzamelen is eigenlijk maar bijzaak.’

Voor een grote pilot is de inzet van specialisten vaak wel nodig. Dan is het handig om te weten waarvoor precies. ‘Het gebeurt dat er om een data-scientist wordt gevraagd, terwijl het werk eigenlijk alleen bestaat uit data-analyses.’

Het risico bestaat bovendien dat organisaties blijven hangen in het steeds maar opzetten van pilots, zonder de stap te nemen naar een echte, data-gedreven organisatie. Juist daarom is het volgens Dekkers van belang dat een gemeente zelf initiatieven ontplooit en start met experimenteren. ‘Ook al hebben ze in een buurgemeente hetzelfde gedaan, het is niet iets wat je leert door pilots een-op-een over te nemen. Het is echt een stap die je als organisatie zelf moet zetten.’