Ambtelijke verandering: penny wise, pound foolish

Dit is het relaas van een betrokken overheidsmanager met het hart op de goede plaats. Zijn verhaal heeft helaas niet de weg naar mijn boek gevonden. Zijn casus is echter zo sprekend dat ik hem toch graag met u deel. Mocht het verhaal bij u als karikatuur overkomen, besef dan dat het niet verzonnen is.

Arie, laat ik onze manager maar even zo noemen, is binnen een kleinere gemeente verantwoordelijk voor een aantal interne, administratieve processen en systemen. Hij doet dit met verve en weet de zaak op verouderde apparatuur met verouderde applicaties prima draaiende te houden. Op een gegeven moment wordt zijn kleine gemeente bij een grote gemeente gevoegd. Arie is de aangewezen verandermanager om de processen en systemen in te varen binnen die van de grote gemeente.

In de praktijk betekent invaren: migreren. De processen en systemen van de grote gemeente zijn leidend. De administratie en werkwijze van de kleine gemeente houden op te bestaan. Arie loopt tegen een probleem aan. De gegevens van zijn verouderde administratie kunnen niet zomaar worden overgezet; ze zijn technisch niet “compatible”. Er moet eerst een apart programma worden ontwikkeld om de gegevens uit de verouderde administratie te halen om deze vervolgens te converteren naar het formaat van de grote gemeente.

Kennis van het verouderde systeem is binnen beide gemeenten niet voorhanden. Arie informeert in de markt. Mensen met de benodigde expertise zijn (inmiddels) erg kostbaar. Voor minder dan € 150,- per uur is er niemand te krijgen. Zijn inschatting is dat er voor twee maanden werk is, hetgeen neerkomt op € 48.000,- ‘Dat tarief past niet binnen de raamwerkovereenkomsten’, geeft Inkoop bij hem aan. ‘Dáár is geen budget voor’, krijgt hij vervolgens te horen als hij escaleert. Arie krijgt zijn technische expert niet.

Wat geautomatiseerd kan, laat Arie geautomatiseerd overzetten. Dan blijft er nog heel veel in het oude systeem achter. De enige oplossing die Arie kan bedenken is om de gegevens handmatig te laten overzetten. Hij huurt voor twee tientjes per uur studenten en uitzendkrachten in. Dit past binnen de regels van Inkoop en binnen de budgetbestemming. Drie maanden lang zit een zaaltje gezombificeerde mensen gegevens over te tikken. Inhuurkosten (dus nog exclusief werkplekkosten): € 96.000,-.

De handmatige conversie blijkt, naast de hogere kosten, nog een nadeel te hebben. Er zijn de nodige fouten in de administratie geslopen. Men besluit om het “piepsysteem” toe te passen: pas als er ergens in de organisatie aan de bel wordt getrokken dat er iets niet klopt, sporen Arie’s mensen de fout op en proberen deze te herstellen. Meestal lukt dit, soms ook niet. Zo is er een bedrag van zo’n € 570.000,- ten behoeve van de infrastructuur in de gemeente uit de financiële administratie “verdwenen”.

Dagenlang zijn Arie en zijn mensen op zoek naar oorzaken en oplossingen. Uiteindelijk weten ze door herstelacties het verschil te verkleinen tot € 243.000,-. Maar dit bedrag kunnen ze niet meer verantwoorden. Schoorvoetend meldt Arie zich bij de controllersdienst voor hulp. Ook zij buigen zich over het probleem. Arie hoeft zich geen zorgen te maken, zo stellen zij. ‘Op de totale gemeentebegroting verdwijnt die twee ton achter de komma. Dat kunnen we wel verwerken.’

Het was niet helemaal de oplossing die Arie zocht. Maar goed, opgelost is opgelost. Hij vraagt zich wel af waarom hij zich eigenlijk al die tijd zo druk heeft gemaakt over de kwaliteit van de migratie en de kosten. Ik kan Arie gelukkig meedelen dat het ook anders kan en dat het binnen veel overheden gelukkig ook anders gaat. Arie heeft daar zelf wel een centrale rol in.

Basile Lemaire is bestuurskundige en auteur van het boek “Ballen (m/v) op het blok: succesgericht veranderen binnen overheden” dat binnen enkele weken bij uitgeverij Kluwer verschijnt.