Advies: alleen zakelijke sociale media-accounts voor bestuurders

Een projectgroep van het het Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Huishouding (RDDI) adviseert bewindspersonen voortaan alleen nog corporate accounts te gebruiken en zakelijke, partijpolitieke en privéberichten te scheiden. Bewindspersonen zijn momenteel flink actief op sociale media, maar niet alle berichten belanden ook in het archief.

Alle overheidsinformatie op sociale media moet gearchiveerd worden en beschikbaar komen voor onder meer kennisdeling en verantwoording. Dit archiveringsproces moet voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals de Wet Open Overheid (Woo), de Archiefwet en de AVG, schrijft de projectgroep in een whitepaper.

Echter uit een pilot waarin alle sociale media-activiteiten van bewindspersonen in 2022 werden geteld (ruim 22.000 online interacties, samen goed voor bijna 500 GB) werd duidelijk dat niet alle media-uitingen konden worden gearchiveerd. Dit kwam deels omdat zij ook persoonlijke of hybride accounts gebruiken waar berichten verwijderd kunnen worden.

Duidelijke richtlijnen nodig

‘Overheidsinformatie op sociale media moet gearchiveerd worden volgens de Archiefwet. Het veranderlijke karakter van sociale media maakt dat urgent en vraagt om snelle actie’, schrijft de projectgroep. En daar moet in geïnvesteerd worden, zowel in mensen als in middelen. Privégesprekken zouden bewindslieden en ambtenaren voortaan met een privételefoon moeten doen.

Allereerst moeten er richtlijnen en beleid komen voor bewindvoerders en gebruikers van corporate accounts. Voor iedereen moet duidelijk zijn dat geplaatste berichten moeten worden gearchiveerd en bewaard volgens de overheidsrichtlijnen. Bewindvoerders en corporate accountgebruikers moeten getraind worden in het correcte gebruik van sociale media. Ook is het nodig te investeren in specifieke archiveringsoftware en benodigde infrastructuur.

Scheiding van werk, politiek en privé

Begin met een duidelijke scheiding van privé-, partijpolitieke en zakelijke conversaties, is het advies. En dat kan al op korte termijn opgepakt worden door bewindspersonen te vragen hun privégesprekken en partijpolitieke zaken voortaan met een privételefoon te doen. Ook ambtenaren zouden met een zakelijke en privételefoon moeten gaan werken.

Ook op sociale media mag zakelijk en privégebruik niet door elkaar heen lopen. Maak dus zo snel mogelijk corporate accounts aan voor bewindslieden, is het advies. Van deze corporate accounts worden het profiel, de berichten en de reacties gearchiveerd omdat deze volgens de juridische analyse binnen de definitie van overheidsinformatie vallen.