Systeem voor chatberichten Algemene Zaken archiveren duurt langer

De invoering van het nieuwe document management Systeem (DMS) om onder meer chatberichten van demissionair Minister-President Mark Rutte te bewaren duurt langer dan verwacht. Sinds het Inspectierapport voor Overheidsinformatie en Erfgoed dat in september 2022 werd aangeboden heeft Rutte geen berichten meer verwijderd.

Planning niet gehaald

In een antwoord op Kamervragen van Kamerlid Palmen (Nieuw Sociaal Contract) over het verlengde toezicht op het ministerie van Algemene Zaken (AZ) van de Inspectie meldt Rutte dat het helaas niet mogelijk is gebleken om het nieuwe DMS-systeem waarmee AZ gaat werken volgens planning wordt ingevoerd.

Het betekent echter niet dat chatberichten van de premier niet bewaard worden. Sinds eind mei verwijdert Rutte geen berichten meer en worden ze bewaard voor archivering, zoals beloofd in de reactie op het Inspectierapport in 2022. De chatberichten van de Minister-President worden per oktober 2023 ook opgeslagen in het al bestaande document management systeem.

Medewerkers moeten meer opslaan

Het nieuwe DMS zal onder meer gaan betekenen dat medewerkers meer zelf moeten opslaan. Op de vraag of dit niet nieuwe bijkomende administratielast voor medewerkers met zich mee neemt, antwoordt Rutte dat van medewerkers van Algemene Zaken wordt verwacht dat zij conform de Archiefwet de relevante informatie in beheer brengen door deze in het DMS te plaatsen. Het nieuwe DMS is bovendien gebruiksvriendelijker.

De uitdaging in de uitvoering van het informatiebeheer zit volgens Rutte, die daarvoor het Nationaal Archief heeft geraadpleegd, vooral in het gebruik van chatapps waar zakelijke, privé en partijpolitieke communicatie regelmatig door elkaar heenlopen. Voor een goede uitvoerbaarheid van het informatiebeheer is het volgens rutte noodzakelijk om privé, partijpolitieke en zakelijke conversaties aan de voorkant zoveel mogelijk te scheiden.

Innovatielab

In het innovatielab van het Nationaal Archief wordt verder gekeken naar het verbeteren van technieken. Volgens Rutte zijn er een aantal prototypes bedacht, ontwikkeld en voorgelegd aan een begeleidingscommissie. In een volgende fase worden deze prototypes verder uitgewerkt.