Overheden moeten chatberichten beter bewaren

Overheden moeten werkgerelateerde chatberichten van topambtenaren en bestuurders zorgvuldig beheren en bewaren en ze moeten stoppen met het handmatig selecteren van chatberichten door medewerkers of bestuurders zelf. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding raadt dat aan. Dit moet voorkomen dat belangrijke overheidsinformatie verloren gaat en niet meer is in te zien door journalisten, onderzoekers en ondernemers.

Chefsache

‘Openbaarheid en goed beheer van overheidsinformatie is géén corvee, maar chefsache’, schrijft het college in haar advies. Het Adviescollege roept het kabinet en andere bestuurders dan ook op om ervoor te zorgen dat in 2024 de nieuwe beheer- en bewaarstrategie voor chatberichten verantwoord is in selectielijsten én wordt uitgevoerd. Minister Hanke Bruins Slot (BZK) en staatssecretaris Gunay Uslu (verantwoordelijk voor archiefbeleid) moeten erop toezien dat dit inderdaad gebeurt.

Rutte

Aanleiding voor het advies was een Kamerdebat met de premier Rutte na een artikel in de Volkskrant dat meldde dat hij jarenlang iedere dag sms-berichten van zijn telefoon had gewist. Volgens hem zou zijn oude Nokia-telefoon anders ‘vol’ raken. Echt belangrijke berichten zou hij wel naar ambtenaren hebben doorgestuurd om te archiveren. Het huidige rijksbeleid voor chatberichten schrijft voor dat bewindslieden en medewerkers van ministeries dat inderdaad zelf moeten beslissen, aan de hand van instructies.

Instructie

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed constateerde dat deze instructies niet in lijn zijn met de Archiefwet. De premier had dus niet chatberichten mogen wissen van zijn telefoon, ook al volgde hij het rijksbeleid. Daarom moet die instructie worden aangepast. Tijdens het bewuste Kamerdebat zei Rutte over het onderwerp onder andere advies te vragen aan het Adviescollege van Openbaarheid en Informatiehuishouding. Het advies gaat over hoe wél om te gaan met het beheren en bewaren van chatberichten en is gericht aan alle overheidsorganen, dus ook aan gemeenten en provincies.

Passende maatregelen

Uitgangspunt bij het advies is dat toegang tot overheidsinformatie noodzakelijk is voor het goed functioneren van het openbaar bestuur en de democratische rechtstaat. De Wet open overheid verankert het recht van iedereen op toegang tot overheidsinformatie, behoudens de uitzonderingen die de wet opsomt. Bij dit grondrecht hoort de zorgplicht van de overheid om informatie zorgvuldig te beheren. Overheidsorganisaties moeten passende maatregelen nemen om overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken én te houden voor een bepaalde periode of blijvend te bewaren. De zorgplicht is uitgewerkt in de Archiefwet.

Selectielijsten

E-mails en chatberichten vallen ook onder de Wet open overheid, omdat de wetgever geen enkele technische verschijningsvorm heeft uitgezonderd van het begrip ‘document’. Het zou dan ook onverantwoord zijn om chatberichten enkel vanwege hun verschijningsvorm categorisch buiten beschouwing van de zorgplicht te laten, al hoeft vanwege de uitvoerbaarheid niet alles even zorgvuldig en langdurig te worden bewaard. De Archiefwet bevat al het instrument ‘selectielijsten’ en alle overheidsorganisaties moeten die hebben. Oók de manier waarop overheidsorganisaties omgaan met chatberichten moet blijken uit hun selectielijsten.

Sleutelfuncties

Het college adviseert de werkgerelateerde chatberichten van ‘personen in sleutelfuncties’ op te slaan in een beheersysteem van de organisatie. Het gaat om chatberichten van bewindslieden, bestuurders en de ambtelijke top. Dit moet niet handmatig en per stuk gebeuren, maar structureel, als geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd. Zo blijven chatberichten toegankelijk voor de organisatie én voor informatieverzoeken van anderen. Aanbevolen wordt om deze chatberichten van bewindslieden en bestuurders blijvend te bewaren.

Bewaren

Voor chatberichten van de ambtelijke top raadt het adviescollege aan om deze tijdelijk te bewaren, bijvoorbeeld gedurende vijf tot tien jaar. Voor chatberichten van alle overige overheidsmedewerkers zijn géén nadere maatregelen nodig. De waarde van deze informatie is volgens het adviescollege ‘gering’ en zou het een ‘onevenredige inspanning’ vragen ook deze chatberichten op te slaan in een beheersysteem van de organisatie. Zij kunnen chatberichten op hun telefoon laten staan en mogen zelf hun chatgeschiedenis verwijderen. Voor het uitvoeren van het advies dienen personen in sleutelfuncties werkgerelateerde chatconversaties te scheiden van privé- en partijpolitieke chatberichten. Om het beheer van chatberichten te ondersteunen is wel technologische innovatie nodig.

Nieuw beleid

Het adviescollege raadt de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ook aan om voor de uitvoering van het advies samen te werken met andere overheidsorganisaties, zoals gemeenten, provincies en waterschappen. In een reactie op het advies zei deze minister woensdag na ontvangst van het rapport dat ‘brede omarming en uitwerking van het advies van groot belang is’. Ze verwacht binnen drie maanden met een kabinetsreactie te komen en werkt aan nieuw beleid ‘dat goed uitvoerbaar is en de juridische toets ook kan doorstaan’.

Goed gemotiveerd

Cornelis van der Sluis, oprichter en kennismanager van het Nederlands Kenniscentrum Open Overheid, was gevraagd te reflecteren op een eerdere versie van het advies. Hij constateert dat het een ‘goed gemotiveerd’ en vooral ‘op de praktijk ingestoken’ advies is dat logischerwijs voortbouwt op het eerdere advies van de Inspectie Overheidsinformatie & Erfgoed. In lijn daarmee adviseert het Adviescollege nu echt werk te maken van een aanpassing van de selectielijsten. Dat is ook in lijn met wat Van der Sluis over het automatisch wissen van chatberichten een dag eerder bij BNR aangaf.

Gespannen voet

Als in selectielijsten wordt aangegeven wat wel en niet bewaard moet worden, kan men praktischer omgegaan met berichten, zonder dat het belang van behoud van waardevolle overheidsinformatie, dat beschikbaar moet zijn voor een ieder die daarom vraagt, in gedrang komt, aldus Van der Sluis tegenover Binnenlands Bestuur. Hij kraakt ook nog een kritische noot. Het Adviescollege spreekt namelijk over ‘publieke waardering’ en komt zo tot een keuze om bepaalde chatberichten wel te bewaren en sommige ‘niet per se’. ‘Maar het is helemaal niet vanzelfsprekend om meer gewicht toe te kennen aan een bericht van een secretaris-generaal dan dat van een beleidsmedewerker. Juist dit laatste kan erg interessant zijn om te begrijpen hoe een bepaald besluitvormingsproces tot stand is gekomen. Die keuze stelt het college nu wel categorisch voor en dat staat op gespannen voet met de uitgangspunten van de Archiefwet en de Wet open overheid.’

Kwetsbaar

Ander punt van kritiek is dat het Adviescollege open laat wat de andere overheidsmedewerkers (niet-sleutelfiguren) doen met de chatberichten. ‘Ook dat maakt deze lijn kwetsbaar bij juridische procedures, want men kiest dan niet echt. Dat gaat in een concrete Woo-procedure toch potentieel opbreken.’ Hij wijst op een zeer recent oordeel van de Raad van State (18 januari jl.) dat bij een discussie of informatie er echt niet meer is, het bestuursorgaan natuurlijk kan wijzen op dat wat uit de selectielijsten volgt. ‘Maar de Raad van State stelde ook dat het bestuursorgaan ongeacht die selectielijst nog met een zoekslag moet vaststellen of daarbuiten toch niet informatie voorhanden is. De ambtenaar die dus erg gesteld is op zijn chatberichten - en ze dus bewaard - komt daarbij dus, als het goed is, alsnog in beeld bij een Woo-procedure.’