Gemeenten vergissen zich ook met archivering social media

Gemeenten vergeten nog wel eens hun website te archiveren conform de wettelijke eisen. Dat bleek onlangs uit onderzoek van universitair docent Internetrecht Mathieu Paapst en nu ook uit antwoorden die gemeenten geven bij een Binnenlands Bestuur-steekproef naar de situatie in het gemeentelijk archief. Uit de steekproef blijkt dat ook uitingen op sociale media niet worden bewaard, terwijl dit wel verplicht kan zijn.

Informatie gemeentewebsites niet archiveren

Paapst publiceerde onlangs in Archievenblad, het vakblad voor archivarissen, onder meer dat 21 procent van 390 onderzochte gemeenten nalaat om de gemeentelijke website conform de wettelijke eisen te archiveren. Volgens de Archiefwet moeten gemeenten alle informatie die voor blijvende bewaring in aanmerking komt veiligstellen en toegankelijk houden. Daaronder kan ook de informatie van gemeentelijke websites vallen. Bij een in maart gehouden steekproef van Binnenlands Bestuur bij 26 gemeenten komen nu nagenoeg dezelfde resultaten naar boven, vijf ondervraagde gemeenten geven daarbij aan nooit informatie van de gemeentelijke website te archiveren. Twee gemeenten bewaren een klein gedeelte van de informatie op de gemeentelijke website.

Genoemde redenen om niet te archiveren

De meest genoemde reden voor het niet bewaren van informatie van de gemeentelijke website is volgens gemeenten in de Binnenlands Bestuur-steekproef ‘Omdat er geen beleid voor is opgesteld.’ Een ruime meerderheid van de gemeenten heeft de gemeentelijke website naar tevredenheid via archiefweb.eu gearchiveerd. Op de vraag waarom de gemeentelijke website niet gearchiveerd wordt, is er één gemeente die stelt dat het archiveren van de gemeentelijke website overbodig is.

Selectielijst VNG is bepalend
Het Nationaal Archief geeft aan dat het niet zo is dat gehele websites voor blijvende bewaring in aanmerking komen. ‘Wat voor blijvende bewaring in aanmerking komt, wordt vastgelegd in de selectielijst, die namens de VNG voor alle gemeenten is opgesteld. Dat is ongeacht op welke drager de informatie zich bevindt; tegenwoordig is dat niet meer alleen op papier.’ Dat betekent ook dat uitingen die via sociale media gedaan worden in aanmerking kunnen komen voor de selectielijst van het archief. 'Voor sociale media kan dit gelden wanneer daar uitingen worden gedaan die behoren tot de werkprocessen van gemeenten die in de selectielijst staan. Bij het opstellen van die lijst zijn verschillende deskundigen betrokken op de inhoudelijke afweging.'
 

Waarschuwing Nationaal Archief
Het Nationaal Archief waarschuwt voor de gevolgen als gemeenten uitingen op de website en op sociale media niet goed bewaren. 'Dan kan informatie verloren gaan voor belanghebbenden: onderzoekers, ambtenaren en recht en bewijszoekende burgers.'
 

Uitingen op sociale media mogelijk ook voor archief
Het overgrote merendeel  (23 van de 26 gemeenten) stelt uitingen op sociale media ‘nooit’ te archiveren. Alleen Rotterdam archiveert sociale media-uitingen van bestuurders. Gemeente Katwijk heeft wel plannen om deze uitingen te archiveren met een tool die de uitingen monitort. Gemeenten geven in de steekproef aan archivering van sociale media overbodig, technisch onhaalbaar, te duur of te arbeidsintensief te vinden.

Lees het volledige verhaal over de situatie van gemeentelijke archieven in Binnenlands Bestuur nummer 10 (inlog)