‘Zevenaar overtrad Archiefwet met wissen mails’

Het wissen van zestien jaar e-mailverkeer van oud-burgemeester Jan de Ruiter door de gemeente Zevenaar mocht niet, maar blijft onbestraft, oordeelde de Raad van State (RvS) afgelopen juni. De RvS legde de handeling alleen langs de lat van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Niet langs de Archiefwet, terwijl het daarmee in strijd is, aldus UvA-hoogleraar archiefwetenschap Charles Jeurgens. 

Verboden sponsoring
Dat stelt hij in een artikel op Follow the Money van onderzoeksjournalist Maurice Geluk. Als lid van The Investigative Desk (voorheen Onderzoeksredactie Tabak) probeerde die al sinds 2017 zicht te krijgen op afspraken tussen de gemeente Zevenaar en British American Tobacco (BAT). Deze tabaksfabrikant kondigde in 2006 aan haar fabriek in Zevenaar te sluiten. Vervolgens doneerde BAT een kostbare kunstcollectie en 400.000 euro aan de gemeente om een naar haar vernoemde cultuurstichting op te richten. Volgens de Tabakswet kan dit worden aangemerkt als een verboden vorm van sponsoring.

'Geen relatie wissen mailbox en Wob-verzoek'
Het onderzoeksplatform wilde via een Wob-verzoek meer informatie over de mailwisseling tussen de toenmalige burgemeester en de tabaksfabrikant, omdat deze bij een vorig Wob-verzoek niet was verstrekt en cruciaal was voor het onderzoek. De mailbox van de oud-burgemeester bleek echter op 17 oktober 2018 uitgeschakeld te zijn door de gemeente en eind november 2018 zelfs verwijderd. Dit gebeurde dus, nadat het onderzoeksplatform (in het najaar van 2017) in totaal drie Wob-verzoeken had ingediend. Een jaar geleden ontkende het Zevenaarse college dat er een verband is tussen de behandeling van het Wob-verzoek en ‘het regelmatig verwijderen van mailboxen door de regionale ict-dienst’. ‘Er is geen relatie tussen het Wob-verzoek en het opheffen en wissen van de mailbox.’

Geen onafhankelijk onderzoek
In augustus 2019 noemde de bestuursrechter in Arnhem de gang van zaken ‘onzorgvuldig’ en vond dat de gemeente Zevenaar met het schrappen van de mailbox een overtreding had begaan. Verdere gevolgen voor de gemeente bleven echter uit. In juni van dit jaar oordeelde ook de Raad van State in hoger beroep dat de mailbox niet vernietigd had mogen worden. De hoogste bestuursrechter stelde ook dat de informatie niet meer valt te reproduceren en The Investigative Desk daarom niets meer had te bereiken in deze procedure. De eis van het onderzoeksplatform onafhankelijk onderzoek te laten doen naar de gang van zaken rond de mailboxvernietiging willigde de Raad van State dan ook niet in.

Wissen 'in strijd met Archiefwet'
Maar dat er verder geen gevolgen zijn voor de gemeente Zevenaar is onterecht, aldus hoogleraar Jeurgens. ‘De vernietiging van de mailbox met daarin allerlei mails is in strijd met de Archiefwet.’ Ook vindt hij het ‘zeer opmerkelijk’ dat de gemeente zo stellig beweert dat het mailaccount is vernietigd zónder daarvoor schriftelijk bewijs te leveren. ‘De gemeenteraad zou het college van B&W het vuur na aan de schenen moeten leggen’, aldus Jeurgens tegen FTM. De website citeert ook Wob-advocaat Cornelis van der Sluis die zegt dat rechters kennelijk veel waarde hechten aan de mededelingen van ambtenaren of overheden over of de aan- of afwezigheid van documenten. ‘Je kunt je afvragen of je daar in deze tijd, waarin je data veel makkelijker ergens vandaan kunt halen, genoegen mee moet blijven nemen.’

'Oude mailbox kan nog bestaan'
Verschillende it-experts verklaren bovendien tegenover FTM dat het zeer de vraag is of de mailbox van de oud-burgemeester onherstelbaar is vernietigd. ‘Het is goed denkbaar dat een oude mailbox nog bestaat, zelfs als deze op het eerste gezicht ‘gewist’ is,’ aldus ict-jurist Arnoud Engelfriet, partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. De Raad van State is afgegaan op een mondelinge toelichting van een ict-medewerker van de gemeente Zevenaar. Volgens Jeurgens had dit niet mogen volstaan. Er is door de gemeente namelijk geen melding gemaakt van een verklaring van vernietiging die er volgens de wettelijke procedure wel zou moeten zijn.

'Wissen is gebruikelijk na vertrek'
De gemeente Zevenaar liet vorig jaar in antwoord op raadsvragen weten dat bij een ict-controle in 2018 naar voren kwam dat een aantal accounts van vertrokken medewerkers en bestuurders, zoals die van de oud-burgemeester, niet waren uitgeschakeld en gewist. ‘Dat uitschakelen en wissen is gebruikelijk bij vertrek van een medewerker of bestuurder.’ Daarbij is volgens het college een mailbox niet geschikt voor het bewaren van documenten overeenkomstig de Archiefwet. Alleen archiefwaardige documenten die zich in een mailbox bevinden worden daarom bewaard in het archief. Kennelijk werd de inhoud van de mailbox van De Ruiter niet als archiefwaardig beschouwd.