Zeist trakteert nieuwe medewerkers op uitgebreide introductie

De gemeente Zeist vormt van nieuwe medewerkers een ‘lichting’. Zij leren daardoor snel veel mensen en de organisatie kennen. ‘Puur om een indruk krijgen van de organisatie en de manier van werken.’

Trainers

Bij de gemeente Zeist is de lichting november 2024 aangetreden. Zeven nieuwe medewerkers, allen op dezelfde dag begonnen. In snelkookpantempo maken ze kennis met afdelingen en met zittende collega’s. Van sociaal domein tot inkoop en het bestuur. Vier volle dagen duurt hun kennismakingsprogramma. ‘Ze hoeven dan niet aan het werk, zich niet om de inhoud van hun nieuwe baan te bekommeren, maar kunnen puur een indruk krijgen van de organisatie en de manier van werken’, licht Marloes Mol Lous toe, kwaliteitsmedewerker van de afdeling personeelszaken. ‘De inhuur doet eveneens mee. Externen volgen niet het volledige programma, maar een gedeelte. 
Onze aanpak van de onboarding – met trainers, nieuwe medewerkers/inhuur die niet direct productief zijn – kost flink geld, maar is het meer dan waard. Nieuwkomers zijn direct op de hoogte van wat wij als gemeente willen zijn en wat de kernwaarden zijn, wat vanuit ons gezichtspunt belangrijk is.’ 

Aanwezigheid verplicht

Vrijblijvend is het programma niet; aanwezigheid is verplicht, ook voor parttimers. Maandelijks starten nieuwe, niet al te grote groepjes. ‘Dat werkt het prettigst en er is meer ruimte voor vragen en individuele aandacht’, weet Mol Lous. ‘We willen collega’s zo snel mogelijk inwerken. Maar doorlopend mensen wegwijs maken en rondleiden belast de zittende collega’s, die telkens uit hun werk gehaald worden. We bedachten dat het voor iedereen beter zou zijn als nieuwkomers dezelfde ontvangst krijgen, met dezelfde voorkennis. Daarom clusteren we het introductieprogramma. In de hoop dat ze zich welkom voelen en, uiteindelijk, langer voor de organisatie blijven werken.’ 

Waar de nieuwkomers op worden voorbereid: dat ambtelijke molens langzamer draaien dan ze soms gewend zijn. Dat besef van tevoren hebben voorkomt frustratie. ‘Kom je uit het bedrijfsleven, dan ben je gewend aan korte klappen. Een gemeente is een stoomlocomotief die je in gang moet zetten, met een langere aanloop.  Wel fijn als mensen dat beseffen’, zegt Yvonne Brand van het Klantcontact centrum waar de nieuwkomers ook even aanschuiven.

Niemand verloren

Het vormen van een lichting, vergelijkbaar met jaargenoten in het studentenleven, of bij Defensie, is volgens Mol Lous een belangrijk element van het introductieprogramma. Niemand hoeft zich verloren te voelen. Bij de lunch zijn er meteen mensen bij wie nieuwelingen aanschuiven. ‘De kracht van samen starten is de groepsvorming. In je verdere loopbaan bij ons heb je daar ook wat aan’, beweert Mol Lous. Ze krijgen ‘les’ van interne trainers en een buddy toegewezen. Het directieteam en het college van burgemeester en wethouders steken maandelijks tijd in de kennismaking. Tijdens de introductieweek en de honderd dagen erna krijgen de medewerkers “challenges” die hen stimuleren zich verder in het gemeentelijk apparaat te verdiepen, met een attentie voor de winnaars. 

Honderd dagen

Tussentijds is er een bijeenkomst, waar nadrukkelijk gevraagd wordt of extra ondersteuning nodig is. ‘Ik denk dat ze door zo’n week beter in beeld krijgen met wat er mogelijk is binnen een gemeente’, aldus de kwaliteitsmedewerker. ‘Zitten ze niet meteen op de juiste plek, dan zijn er misschien andere mogelijkheden, of uitzicht op doorgroeien naar een volgende functie. Lopen ze vast, dan moeten ze daar niet mee blijven zitten. Individueel kunnen ze aan onze Zeist Academie online scholing volgen. Na die honderd dagen laten we de mensen met een gerust hart los, voldoende toegerust voor hun functie.’ 

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 3 van deze week. (inlog)