‘Fysiek gesprek verkort re-integratieperiode’

Tot een jaar geleden constateerde arbeidsdeskundige Henk Koster tijdens een onderzoek bij een uitgevallen werknemer eens in de drie weken de problematiek van de combinatie van jonge medewerker, hybride werken en langer durende re-integratie. Inmiddels merkt hij dit bij twee onderzoeken per week. Hij pleit voor de terugkeer van het fysieke gesprek met deze uitgevallen medewerkers. ‘Het re-integratietraject kan dan wel drie maanden verkort worden.’

Niet hebben kunnen wortelen

Koster, en met hem een aantal bedrijfsartsen, bespeurt een trend dat vooral jonge werknemers, onder 35 jaar, organisaties bovengemiddeld snel verlaten of vaak langdurig uit het arbeidsproces vallen. Hij wijt dit vooral aan de coronatijd, toen jonge mensen op de arbeidsmarkt kwamen, maar niet echt konden wortelen in de organisatie door het vele thuiswerken. Daardoor hadden zij na de coronatijd onvoldoende binding met de organisatie. Daarbij vertraagt het huidige hybride werken een succesvolle re-integratie.

Meer psychische klachten

Zijn onderzoeken en het daarop adviseren doet Koster, werkzaam bij Margolin, vaak pas nadat de medewerker al 46 weken thuiszit, bijna een jaar. ‘Werkgevers zien graag richting het eerste ziektejaar een arbeidskundig onderzoek. Ik adviseer dan over de re-integratie.’ Tot een jaar geleden kwam hij de problematiek eens in de drie weken tegen, nu is het al bij twee onderzoeken per week. ‘Het neemt erg toe, dus ik heb ondersteuning aangevraagd.’ En het gaat allemaal om dezelfde problematiek: mentale klachten. ‘De verdeling was altijd: fysiek, fysiek/psychisch of psychisch. Nu gaat het vooral om psychische klachten en meestal in de persoonlijke sfeer of in het sociaal functioneren.’

Privé- of werkproblematiek

Overigens komen ook klachten na een coronabesmetting nog voor, maar vaak zijn de klachten niet medisch-gerelateerd en gaat het om privé- of werkproblematiek. ‘Het is al niet altijd gemakkelijk om terug te komen als je “normaal” uitvalt, maar als pasafgestudeerde jongeren tussen de 25 en 27 jaar binnenkwamen tijdens corona, dan kunnen ze ook niet terugvallen op werkervaring. Dat merken we nu.’ Ze zien daarbij dat hun toekomstperspectief minder wordt, want ze hebben niet de ervaring, en zaten dan ook nog thuis tijdens de pandemie. ‘Ze kennen de organisatie via Teams. Probeer dan maar eens je weg te vinden in een grote organisatie. Het wordt dan heel lastig om snel terug te komen.’

Ondersteuning via beeldbellen

Dat maakt de jonge uitgevallen medewerker onzeker. Ze kennen enkel het kleine team waarin ze werken. Het is lastig om de functie aan te passen voor de re-integratie, want de mogelijkheden zijn totaal onduidelijk. ‘Ook na de coronatijd zie je dat veel ondersteuning nog steeds via beeldbellen gaat. Dat werkt nadelig.’ Het gaat volgens Koster niet zozeer om of een organisatie privaat of publiek is, maar eerder om de schaal. ‘Bij de overheid zie je vaker dat men 50/50 werkt op kantoor en thuis. Dat is al een hele vooruitgang.’

Een goede match?

Ook de overspannen arbeidsmarkt en de personeelstekorten spelen een rol, net als de toegenomen werkdruk. ‘Organisaties zijn al blij als ze iemand hebben, maar is er wel een goede match? Zeker tijdens pandemie zijn er veel mensen aangenomen op afstand, maar is die match wel goed? Zeker in werk met een hoger abstractieniveau is dat niet gemakkelijk om te bepalen. Probeer te achterhalen waar het hem in zit.’ Daarbij is het voor werknemers zaak om goed op zichzelf te passen als er sprake is van een hogere werkdruk. ‘Ik kan me voorstellen dat medewerkers zich onder druk gevoeld of gezet worden. Er zijn minder handjes, terwijl er meer te doen. Ook dat is een ontwikkeling die meespeelt.’

Fysiek met elkaar praten

Maar het is toch vooral het hybride werken, want niks is zo moeilijk en makkelijk als communiceren, weet Koster. ‘Je kunt beter fysiek met je team praten dan via Teams. We zijn uiteindelijk mensen die samen een organisatie runnen en dan is juist menselijk contact heel belangrijk.’ Eerder was Koster conflictbemiddelaar. Toen bleek ook dat een kink in de communicatie enorme gevolgen kan hebben, zeker als iemand al klachten heeft. ‘Je moet contact blijven houden. In een fysiek gesprek ontvang je meer signalen. Zelfs via Teams wordt veel informatie gemist. Dat krijg ik terug van medewerkers. Ze zoeken in de organisatie: hoe kan ik mijn werk aanpassen? En hun leidinggevende is vaak te druk om zich daar goed mee bezig te houden.’

Toon oprechte interesse

Het is daarom belangrijk om vaste momenten met elkaar in te plannen om bij te praten. ‘En vraag dan als leidinggevende hoe het gaat met je werknemer. Toon oprechte interesse. En houd deze gesprekken voor minimaal 50 procent face-to-face.’ Naast gesprekken over de persoonlijke kant, zijn ook gesprekken nodig over de onderlinge verwachtingen. Werkgevers en werknemers zijn per 1 juli 2023 verplicht om hun visie op het re-integratietraject te geven. ‘Neem in die visie de verwachtingen mee en evalueer later “de productie” van de werknemer.’

Sneller re-integratietraject

Door de gesprekken tussen werknemer en leidinggevende te voeren op de harde én de zachte kant en die gesprekken fysiek in één ruimte te houden, kan het re-integratietraject wel drie maanden sneller verlopen dan de huidige acht of negen maanden, aldus Koster. ‘Een uitgevallen werknemer krijgt meer houvast als onderling is bepaald wat de output moet zijn. Je kunt dan ook een uitspraak als “het gaat wel wat beter” of “ik heb meer uren gewerkt” beter kwantificeren.’