Wennen aan het nieuwe kantoorleven

Eerste ambtenaren terug naar gemeentehuis

Van het dagelijkse ochtendritueel – koffie drinken met het hele team – is de komende tijd geen sprake op het gemeentehuis van Urk. Het is expliciet verboden. ‘Het is hier een belangrijke traditie, samen koffie drinken, maar het mag echt niet’, zegt Ron Jeltema, de gemeentesecretaris. ‘Ze houden zich eraan, maar het is knap lastig. Zeker als je de samenleving wel al losser ziet worden.’

Urk staat bekend om de familiecultuur, dagelijks gaan de Urkers nog ‘om de kost’: tussen de middag naar huis voor de warme maaltijd. De familiecultuur heerst ook op het gemeentehuis. ‘Ze zitten graag bij elkaar, overleggen graag samen’, vertelt Jeltema. Aan het begin van de lockdown moest de boodschap dan ook best stevig worden aangezet: ‘Jullie moeten nu echt naar huis.’ Blijdschap alom dus, nu de deur van het Urker gemeentehuis weer open is, al is het onder strikte voorwaarden.

Heb je al een datum? Wanneer kan ik terug naar kantoor? Het zijn steeds vaker voorkomende vragen, volgens Miranda ten Lande, senior adviseur p&o van de gemeente Enschede. ‘We krijgen signalen van mensen die eenzaam zijn of mensen die de motivatie van collega’s nodig hebben.’ Het is van groot belang dat leidinggevenden contact houden met medewerkers thuis, benadrukt Ten Lande. ‘Daarnaast hebben we het bestaan van het arbeidsomstandighedenspreekuur van de bedrijfsarts nog eens onder de aandacht gebracht voor collega’s die graag vertrouwelijk met een professional willen praten.’

‘Het sociale contact wordt steeds meer gemist’, zegt ook Ellie Liebregts, de gemeentesecretaris van Nieuwegein. ‘Al zetten we via interne communicatie voortdurend in op verbinding met elkaar.’ De actieve manier waarop medewerkers worden geïnformeerd, met onder meer dagelijks een blog van Liebregts, leverde grote waardering op in een enquête van Effectory onder de medewerkers. In Enschede stimuleert de afdeling p&o de onderlinge verbinding met het digitale platform ‘Stay Connected’ op intranet. Miranda ten Lande: ‘Collega’s kunnen hierop tips en ervaringen delen en samen digitale activiteiten ondernemen.’

Problematiek
De meeste gemeentehuizen gaan min of meer beperkt open tot 1 september: Voor belangrijke vergaderingen, of voor de noodzakelijke dienstverlening aan de inwoners. Zo hebben Nieuwegein en Zeist ruimtes corona- proof ingericht voor fysiek klantcontact. ‘Dat is bijvoorbeeld nodig voor de sociale dienst of voor medewerkers die bezig zijn met overlastproblematiek’, zegt Ellie Liebregts.

Het sociaal team van Zeist houdt nu casuïstiekoverleg in de trouwzaal omdat hun eigen kantoren niet veilig genoeg konden worden gemaakt. Het overleg mag, mits van te voren aangevraagd. In Zeist houdt de werkgroep ‘Anders werken in 2020 en verder’ alle vergaderverzoeken bij. En de werkgroep adviseert over allerlei corona-thema’s: spatschermen, bezoektijden, maximale bezetting in de vitale processen en looplijnen. Die laatste zijn echt nodig volgens gemeentesecretaris René Grotens: ‘We hebben een modern maar knus gebouw. Je botst gemakkelijk tegen elkaar op.’

De ‘verkeersdrukte’ speelt ook een rol in Nieuwegein. ‘Je kunt de kantoortuinen wel weer volledig in gebruik nemen en overal spatschermen hangen, maar dat is niet fijn. En je komt in de knel bij de liften, de trappenhuizen, de toiletten’, zegt Ellie Liebregts. Nieuwegein kiest daarom voor het zoveel mogelijk in acht nemen van de anderhalve meter in het stadhuis en het beperkt plaatsen van schermen.

30 procent
Houd de bezettingsgraad laag, het aantal contactmomenten beperkt en zorg voor een goede routing. Michiel Otto, de directeur van HEVO, het bureau voor advies en bouwmanagement in huisvesting en vastgoed, kent de belangrijkste corona-adviezen die hij aan gemeenten geeft uit zijn hoofd. Bij HEVO zelf wordt gewerkt met een app waarop je een plek kunt reserveren. ‘Je wilt niet verrast worden door de drukte en door de app weet je of je een veilige plek hebt.’

Groningen heeft een bezettingsgraad van 30 procent’, aldus gemeentesecretraris Christien Bronda. ‘We willen opgaan met andere overheden. En het mag ook niet hoger zijn, als we anderhalve meter afstand willen houden. Dat hebben we berekend met de Social Distancing Calculator. We gaan maatwerk leveren voor de verschillende situaties van medewerkers: per functiegroep, voor medewerkers met kinderen of gezondheidsproblemen. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van roosters.’ Wat in de zomer moet helpen om genoeg ruimte te houden is de vakantie. Ambtenaren zijn gevraagd om toch vooral verlof op te nemen. ‘Gelukkig kunnen we al vakantie vieren in Europa’, aldus Bronda. Urk houdt het ook op 30 procent. Ron Jeltema: ‘De teams maken zelf schema’s en het managementteam houdt de totale bezetting in de gaten. Dat gaat eigenlijk hartstikke goed.’

Van de ambtenaren in Nieuwegein werkt liefst 80 procent thuis. Liebregts: ‘De behoefte om weer naar kantoor te komen leeft wel bij veel collega’s. Maar we zijn terughoudend, ook vanwege onze voorbeeldfunctie. En misschien hebben we het thuiswerken wel te goed geregeld, wat het werk betreft kan het dus vaak ook.’

Hokkiger
Na 1 september, of na corona, gaan de ambtenaren hybride verder, is alom de verwachting. Het gemeentekantoor blijft de bruisende ontmoetingsplek, denkt Michiel Otto van HEVO. ‘Al zullen mensen efficiënter met hun tijd omgaan. Bij een overleg zal het vaker gebeuren dat de ene helft aan tafel zit en de andere helft online aanschuift. En de kantoren zullen ‘hokkiger’ worden. Er is meer behoefte aan cellen waar je in je eentje kunt deelnemen aan een digitaal overleg.’

Ook Urk bereidt zich met een werkgroep voor op een meer hybride werkvorm. ‘Eerlijk gezegd liepen we hierin niet voorop’, zegt Ron Jeltema. En het eerste vraagstuk ligt er al: ‘Veel mensen hebben aan in het begin van de lockdown hun stoel en computer mee naar huis genomen. We wilden het extra goed faciliteren, vanwege onze verantwoordelijkheid als werkgever. Maar ja, door het hybride werken hebben we nu wel dubbele spullen nodig.’ Dat geldt ook voor Groningen. Christien Bronda ‘Er is bij ons de afgelopen tijd al hard gewerkt aan een goede IT-ondersteuning van het thuiswerken. En we zullen de voorzieningen nog versterken, zorgen dat mensen zo goed mogelijk thuis kunnen werken. Met een goede stoel, een goed scherm en een los toetsenbord.’

Enschede, Groningen, Nieuwegein, Zeist, Urk: In alle gemeenten zijn werkgroepen ingesteld, voor de actuele situatie en voor de langere termijn. Zo had Enschede in het begin van corona een kernteam bedrijfscontinuïteit. Voor de voorbereiding van terugkeer naar kantoor werd de projectgroep ‘anderhalvemeter- kantoor’ gestart. En voor het werken in de nabije toekomst is een nieuwe projectgroep opgericht. Miranda ten Lande: ‘Medewerkers die nu al op kantoor zijn, doen ervaringen op met de aanpassingen. We vragen hen nadrukkelijk hun signalen en vragen te delen met de projectgroep. Zo werken we samen aan een veilige en werkbare kantooromgeving.’

Kit
Groningen heeft zowel het Kernteam Corona, voor actuele vraagstukken en knelpunten, als de werkgroep ‘Slim werken’ die richt zich op de periode na 1 september: hoe kunnen medewerkers weer veilig terugkeren naar kantoor? Christien Bronda weet al te vertellen dat alle medewerkers een ‘kit’ krijgen met onder meer schoonmaakdoekjes voor de flexplekken en handgel. ‘Zo kan iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid nemen.’ Want al is alles geregeld – de inrichting, de huisregels, de bewegwijzering, zoals allemaal het geval is bij de gemeente Enschede – het staat of valt met de naleving. Miranda ten Lande: ‘We roepen de medewerkers op om scherp te blijven en ook de collega’s en bezoekers daarbij te helpen. Voor je het weet heb je een ‘oeps-momentje’. Even naar je collega buigen om te helpen met een probleem op het computerscherm en je bent alweer te dicht bij elkaar.’

Eigen tempo
Om de zomer gezond en fit door te komen, kunnen ambtenaren van Nieuwegein en Groningen meedoen met een speciaal corona-vitaliteitsprogramma. Nieuwegein kiest voor het programma van het A&O Fonds, over work-life balance in coronatijd, de werking van het immuunsysteem en omgaan met afleiding. In Groningen gaan de medewerkers ‘Vitaal de zomer in’, waarbij ze in eigen tempo kunnen werken aan thema’s als ‘Fysiek Fit’ en ‘In Balans’ en ook onderling ervaringen kunnen delen.

Het programma is onderdeel van een onderzoek onder zeven organisaties in Groningen naar de factoren die een rol spelen om mentaal gezond je werk te kunnen doen. ‘Dat is juist nu van groot belang’, aldus gemeentesecretaris Christien Bronda. Rene Grotens, gemeentesecretaris van Zeist, vraagt ook aandacht voor de mentale gezondheid, maar dan voor de fase waarin de medewerkers weer terugkeren naar kantoor. ‘Ga het gesprek met elkaar aan. ‘Hoe heb jij het beleefd? Hoe zit je erin?’ De een heeft een partner die werkloos is geworden, de ander heeft corona in de familie meegemaakt. Als je daarover het gesprek niet voert, krijg je vervreemding.’ 

Wennen aan het nieuwe kantoorleven