Ambtenaar moet inzage bieden in privémails

Als een Rotterdamse ambtenaar wordt beticht van belangenverstrengeling en ambtelijke omkoping, wil de gemeente zijn privé e-mails inzien. Die berichten kunnen namelijk meer inzicht geven in de aard en de omvang. Gaat de rechter hierin mee?

Een carrière van 45 jaar bij de gemeente Rotterdam eindigt behoorlijk zuur. In het laatste jaar voor zijn pensioen is Frans Hoogdijk* als projectmanager verantwoordelijk voor het gemeentelijk vastgoed. Hij is betrokken bij de opdrachtverlening aan externe partijen voor het uitvoeren van renovatie- en onderhoudswerkzaamheden. 

Hoogdijk heeft ook een nevenactiviteit: de ambtenaar begeleidt jonge talentvolle voetballers. Dat doet hij vanuit meerdere BV’s. In 2024 ontvangt de gemeente een melding van vermoedens van integriteitsschendingen. Hoogdijk zou zich schuldig hebben gemaakt aan belangenverstrengeling. Hij zou nevenwerkzaamheden niet of onjuist hebben gemeld, waarbij de gemeente mogelijk financieel is benadeeld.

Enkele jaren geleden uitte de afdeling Vastgoed ook al twijfels over de wijze waarop Hoogdijk offertes uitbracht en factureerde. De ambtenaar had vaak banden met externe opdrachtnemers, zowel namens de gemeente als privé. Tussen 2009 en 2013 zou Hoogdijk betrokken zijn geweest bij het verstrekken van opdrachten aan leveranciers die geld overmaakten naar een bedrijf waarover Hoogdijk volledige zeggenschap heeft. De gemeente doet aangifte van ambtelijke omkoping, en legt beslag op kopieën van gegevensdragers die in het bezit zijn van de projectmanager. 

Omdat die beveiligd zijn, vordert de gemeente bij de rechter dat Hoogdijk gebruikersnamen, wachtwoorden en toegangscodes verschaft, zodat die documenten kunnen worden geopend en onderzocht. Een dergelijke vordering kan worden toegewezen indien aan drie voorwaarden is voldaan. Zo moet de gemeente als ‘eiser tot exhibitie’ een rechtmatig belang hebben. Daarnaast moet het gaan om documenten waarover de andere partij (Hoogdijk) beschikt. Tot slot moet de gemeente betrokken zijn bij een zaak waarvoor de gevorderde stukken relevant zijn. 

De gemeente heeft, zo stelt de rechter, voldoende aannemelijk gemaakt dat Hoogdijk mogelijk onrechtmatig heeft gehandeld, en dat zij als gevolg daarvan is benadeeld. Leveranciers die Hoogdijk in opdracht van de gemeente inschakelde waren ook financieel betrokken bij activiteiten van zijn privévennootschappen. De gemeente vermoedt dat er sprake is van een ‘kick back’. Bij zo’n constructie wordt smeergeld betaald aan personen binnen een organisatie in ruil voor een voordeel. 

Ook waren er andere vormen van belangen verstrengeling bij de opdrachtverlening. Waarschijnlijk had Hoogdijk via zijn privémail, of via de e-mailadressen van zijn vennootschappen, contact met deze zakelijke relaties van de gemeente. Die berichten kunnen meer inzicht geven in de aard en de omvang van het mogelijke onrechtmatig handelen van de ambtenaar. 

Aan de hand van zoekwoorden (namen van functionarissen en projecten) kan worden afgebakend welke documenten voldoen aan de eisen van bepaaldheid en rechtmatig belang bij inzage. De gemeente heeft de selectiecriteria uitgewerkt in een protocol. Van belang is het strafrechtelijke principe dat niemand hoeft mee te werken aan zijn eigen veroordeling. 

Dit staat echter los van de verplichting om documenten te verstrekken die, ongeacht de wil van de betrokkene, reeds bestaan. Het feit dat dergelijke documenten mogelijk gebruikt kunnen worden voor een strafrechtelijke veroordeling, staat een civielrechtelijke veroordeling tot verstrekking van documenten niet in de weg. Berichten tussen Hoogdijk en zijn advocaat en mediator (over zijn echtscheiding) mag de gemeente niet inzien. Voor andere documenten geldt dat Hoogdijk deze moet openen. Doet hij dat niet, dan kan de projectmanager rekenen op een dwangsom van 5.000 euro per dag, met een maximum van 75.000 euro. 

* De naam is gefingeerd.
ECLI:NL:RBDHA:2024:17506