‘We moeten af van krampachtig thuiswerkbeleid’

De focus op krampachtig thuiswerkbeleid moeten we verschuiven naar betrokkenheid en verbinding, stelt Caroline Bergh, arbeids- en organisatiedeskundige bij arbodienst Zorg van de Zaak vandaag op de Dag van de Thuiswerker. Uit onderzoek van de dienst onder overheidspersoneel blijkt dat het thuiswerken de productiviteit doet stijgen, maar het werkplezier en de energie doet verminderen.

Uit een recente rondgang van Zorg van de Zaak onder 566 medewerkers binnen de overheid blijkt dat de productiviteit van medewerkers aanzienlijk is gestegen (28 procent) ten opzichte van voor de coronapandemie. Tegelijkertijd steeg het aantal medewerkers met minder werkplezier (36 procent), energie (36 procent) en betrokkenheid van medewerkers (32 procent) bijna net zo hard. Werkdruk nam juist toe. Nu het kabinet het thuiswerkadvies dinsdag heeft opgeheven is de volgende vraag hoe we verder gaan. ‘Werk is meer dan productie leveren. Het is ook lol met elkaar, kennis delen en inspiratie opdoen’, vindt Bergh.

Wat maakt u op uit het onderzoek?

‘Mensen worstelen met hun werk-privébalans. Er zijn veel voordelen van thuiswerken: geen file, samen eten, kinderen van school halen zonder stress, een fijne thuiswerkplek thuis, waar je ook jouw pasgeboren baby even tussendoor kunt knuffelen. Dat willen mensen niet loslaten, maar ze voelen tegelijkertijd dat hun mentale gezondheid achteruitgaat. Mijn advies is daarom: laat medewerkers grotendeels zelf bepalen hoeveel dagen zij thuiswerken, maar organiseer overlegmomenten, waarbij medewerkers fysiek aanwezig moeten zijn.’

Hoe moeten we straks dan omgaan met thuiswerken?

‘Ik ben voor de omgekeerde benadering: waarvoor willen we naar kantoor komen? Waarom is dat zo belangrijk? Menselijke interactie is een grote energiebron, het leidt tot plezier en verbinding. Online contact kan dat niet vervangen. We zouden meer moeten kijken naar wat we op kantoor doen en beseffen hoe belangrijk sociaal contact is. Dat zit hem in kleine dingen die het verschil maken, zoals de deur voor iemand openhouden, of voor iemand koffie halen of vragen hoe het met iemand gaat. Het is waardering geven en interesse tonen in elkaar. Zoomen en Teams’en kun je typeren als een lager niveau van communiceren. Als je werken leuk wilt maken, moet je elkaar ook opzoeken, dus maak een slimme mix van thuiswerken en ontmoeting op het werk. Wanneer moet je daar echt fysiek aanwezig zijn? Als je een vergadering organiseert,  is het belangrijk dat iedereen er ook is. Hybride werken, dus mensen op afstand erbij, werkt dan niet.’

Hoezo niet?

‘Dan mis je het subtiele contact. Bij het koffieapparaat worden de scherpe randjes eraf gesneden. Persoonlijke relaties worden opgebouwd en onderhouden in fysieke ontmoeting. Regeringsleiders zoeken elkaar ook fysiek op als het echt spannend wordt. Zakendoen is dan gemakkelijker. Als je hybride werkt, dus online aanhaakt, dan mis je dat.’

Het kabinet heeft het thuiswerkadvies dinsdag opgeheven. Hoe pakt dat uit, denkt u?

‘Heel veel mensen vinden dat lastig. Ze werken liever thuis, want dan zijn ze productiever. Ze zijn bang om niet meer die productiviteit te halen als ze op kantoor zitten. Leidinggevenden moeten hierin positie nemen: kom regelmatig naar kantoor,  want het geeft voordelen, zoals meer plezier, meer verbinding, maar het is ook belangrijk voor de innovatiekracht van de organisatie. Elke organisatie wil groeien en zich ontwikkelen. Persoonlijke ontmoeting zorgt ervoor dat je op een veel hoger niveau informatie uitwisselt, beschouwt en besluiten neemt. Het intermenselijke contact brengt spanning met zich mee. En juist die spanning haalt je uit jouw comfort zone en die heb je nodig om nieuwe dingen te ontdekken. De kunst van het samenwerken zijn we de afgelopen paar jaar een beetje verleerd. We moeten ons weer meer inleven in elkaar en luisteren naar elkaar.’

Gaat dat dan niet ten koste van de productiviteit?

‘Nou, maar ben je dan ook effectiever? Door jouw persoonlijke netwerk kun je gemakkelijker een beroep doen op collega’s en problemen in het werk sneller oplossen. Complexiteit wordt minder, waardoor je effectiever kunt zijn in je werk. Een sociaal netwerk is dus belangrijk voor het reduceren van werkstress. Tijdens thuiswerken heb je eerder het idee dat je er alleen voor staat.’

Veel organisaties gaan door met 50/50-beleid: 50 procent thuiswerken en 50 procent op kantoor. Dat is niet de goede weg?

‘Nee, niet per se, want het optimum verschilt per team. “Online” is goed om lopende zaken met elkaar af te stemmen. Maar zodra je met wat complexere vraagstukken en besluitvorming te maken  krijgt is het verstandig om elkaar fysiek te ontmoeten. Je kunt dat als vertrekpunt nemen. Geef mensen vrijheid om thuis te werken, maar sta er wel op dat ze fysiek aanwezig zijn voor overleg wat ertoe doet. Soms hebben mensen een betere concentratie op kantoor, soms juist thuis. De les die we hebben geleerd is: wees bewust bezig met een slimme mix van thuiswerken en elkaar op kantoor ontmoeten en daar overleggen. We moeten het kantoor opnieuw ontdekken.’

Wie moet dat dan initiëren?

‘De leidinggevende van het team moet het faciliteren, maar als team moet je het erover hebben en erover besluiten. Leg het niet van bovenaf op. Buiten de ontmoetingen is het aan jou: thuis of op kantoor. De leidinggevende faciliteert en neemt positie in door richting te geven: het is belangrijk om met elkaar goede besluitvorming te hebben en goed, op een hoger niveau, te communiceren. Je kunt ook weer in een kamertje gaan zitten op kantoor, maar dat heeft geen zin. En van kantoortuinen wil iedereen af. Maar als je naar kantoor gaat, neem dan de tijd voor de mensen. Dat geeft energie en werkplezier. Sociale interactie is een grote energiebron. Dat onderschatten we. Open staan voor de ander en dan zijn we maar even minder productief, maar de mentale gezondheid wordt dan beter.’

Moet de overheid hierin het goede voorbeeld geven?

‘Volgens mij zijn veel overheidsorganisaties er al goed mee bezig en werken ze hier al mee. Ze zijn met het team in gesprek over hoe ze terug naar kantoor willen en geven het hybride werken vorm. Per team verschilt die behoefte. Ik zie dat leidinggevenden worstelen met het feit dat werknemers moeilijk te bewegen zijn om naar kantoor te komen. Dan krijg je discussies, zoals: ik kom niet naar die vergadering, want dat is op mijn vaste thuiswerkdag. Nee, als er een ontmoeting op kantoor nodig is, dan kom je gewoon. Zie die thuiswerkdag niet als een recht om helemaal niet meer naar kantoor te komen, maar zet het belang van de organisatie centraal.’