Bye bye overhead

Technologische vooruitgang maakt veel overhead-functies overbodig, stellen Mark Huijben en Arno Geurtsen. Niemand zit straks nog te wachten op  secretaresses en beleidsmedewerkers. En ook het gemeentehuis heeft z’n langste tijd gehad.

Mark Huijben en Arno Geurtsen weten het zeker. Niet het geld, niet de economie, nee, het is de technologie die onze toekomst bepaalt. Zo was het vijftig jaar geleden, zo zal het ook straks gaan. ‘Als iets technisch kan, dan gaat het gebeuren’, zegt Huijben.

Huijben is samen met Geurtsen de schrijver van het deze maand verschenen boek Heeft iemand de overhead nog nodig? Voor zover de retorische titel nog enige ruimte voor twijfel over de richting laat, wordt die eventuele onzekerheid helemaal weggenomen na lezing van de ondertitel: Naar de overheadloze organisatie van de toekomst.

Huijben, zelfstandig adviseur, en VU-onderzoeker Geurtsen schreven na zes jaar een vervolg op hun succesboek Heeft iemand de overhead gezien? In dat vorige boek zetten ze haarfijn uiteen hoe omvangrijk de overhead was in zowel de private als de publieke sector, hoe die te meten en te managen.

Enerzijds door de crisis die meteen na het uitkomen van hun boek uitbrak, anderzijds door het voortschrijden van de technische ontwikkelingen sindsdien (‘sneller dan wij konden voorzien’), was het volgens de auteurs tijd voor een vervolgboek. Die veranderingen stellen ons voor nieuwe, andere afwegingen en roepen volgens hen bijvoorbeeld de vraag op of iemand de overhead nog wel nodig heeft. De vraag zo stellen is hem eigenlijk tegelijk beantwoorden. Want wat de auteurs zeggen te zien is dat een kopgroep van organisaties afscheid neemt van overheadtaken. ‘Geen gebouw meer, geen secretaresses en ook tal van andere functies verdwijnen.’

In veel sectoren omvat de overhad nu 20 tot 25 procent van de personeelsomvang. Daarbij moet worden aangetekend dat de verschillen tussen de diverse sectoren groot zijn; zelfs binnen een sector. In de publieke sector bijvoorbeeld treffen we een substantieel lagere overhead aan bij de meer uitvoerende organisaties, en een hogere overhead bij de meer beleidsmatige en politiek georiënteerde organisaties (zie de tabel).

Percentage generieke overhead per sector

Overbodig
In de komende decennia zullen nieuwe technologieën, vooral ict, veel overheadfuncties voor een belangrijk deel overbodig maken. ‘Wij schatten dat de overhead in de komende decennia afneemt tot circa 6 procent van de totale personeelsomvang, of een equivalent aan kosten’, aldus Huijben. ‘De ict-kosten gaan wel stijgen.’

De oorzaak van die verschuivingen zit ‘m in twee dingen, beter gezegd in een combinatie ervan: de noodzaak tot bezuinigen en, als gezegd, de ontwikkeling van nieuwe technologieën op met name ict-gebied. Eerst maar eens het effect van de economische crisis.

Veel organisaties brachten sinds het bestaan van de meetmethode Huijben/Geurtsen (2001) de eigen overhead weliswaar in beeld, maar deden vervolgens vaak pas iets met die informatie als daar ook echt noodzaak toe was. Hun reactie was vaak: ‘We zitten onder het gemiddelde, dus dat is mooi’. Of: ‘We zitten weliswaar boven het gemiddelde, maar dat kunnen we verklaren.’

Vooral tot 2008 ontbrak bij veel organisaties de noodzaak om in te grijpen. Maar na 2008 treedt daarin volgens de auteurs een duidelijke kentering op. De crisis hakte er dermate hard in dat alleen benchmarken niet meer volstaat. ‘De financiële druk om in te grijpen en daadwerkelijk iets aan die overhead te doen, werd opeens een belangrijke drijver’, aldus Huijben.

Wat dan helpt, is dat de ict-technologie inmiddels zo ver is voortgeschreden dat die veel van de overhead kan ondervangen. Ict zal volgens de auteurs steeds beter in staat zijn de denk en -doefuncties van de mens over te nemen. In de toekomst worden die taken nog wel uitgevoerd maar niet meer door de overhead­afdelingen. Veel organisaties hebben dan geen kantoorgebouw meer nodig. Daarmee vervalt de facilitaire functie. De ict-functie gaat primaire taken vervullen en stelt medewerkers in staat om zelf de overhead­taken te verrichten. Veel overheadfuncties kunnen in die zin verschuiven naar wat Huijben de medewerkers in de lijn van de organisatie noemt. ‘Dankzij de ict-ontwikkelingen kunnen zij die taken zelf efficiënt uitvoeren’, zegt Huijben. ‘De traditionele overhead zoals wij die kennen zal ophouden te bestaan.’

Intelligente zoekmachines
Veel organisaties hebben bijvoorbeeld een algemene beleidsmedewerker, gericht op het organisatie­beleid. Zijn of haar taak is het vertalen van externe ontwikkelingen naar de eigen organisatie. ‘Tot voor kort was dit een vanzelfsprekende functie. De beleidsmedewerker was de enige die precies wist wat zich buiten de organisatie afspeelde.

Tegenwoordig heeft iedereen toegang tot deze informatie. Zodra een departement nieuwe beleidsvoornemens presenteert, worden die meteen gepubliceerd. Iedereen kan zich hierover laten informeren, en doet dat ook. Het aantal beleidsmedewerkers zal daardoor drastisch afnemen. Managers en andere medewerkers zullen hun taak overnemen. Een specifieke beleidsfunctie is niet meer nodig. Informatie wordt met behulp van intelligente zoekmachines toegankelijk. Big data zal ervoor zorgen dat iedereen die informatie krijgt en heeft’, aldus de auteurs.

Het aantal managers neemt naar hun overtuiging sterk af. De topleiding blijft nodig, maar dat wat operationeel management heet, verdwijnt. ‘Dat wordt overgenomen door zelfsturing van medewerkers ondersteund door slimme ict-systemen,’ zegt Huijben, verwijzend naar de manier waarop Buurtzorg Nederland bijvoorbeeld is opgezet – een als kool groeiende thuiszorgorganisatie die met kleine teams, bestaande uit (wijk)verpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden, de wijk­verpleging levert. Zonder managers of teamleiders dus, maar wel met een zeer geavanceerd it-systeem.

Secretaresse
Ook de traditionele secretaresse zal verdwijnen. Huijben: ‘Het hebben van een secretariaat is vaak meer uit gewoonte en gewenning dan dat er een noodzaak voor is. Personeel kan veel van die taken zelf, zonder dat ze minder productief worden. Ook de hrm-functie neemt sterk in omvang af, mede doordat het aantal vaste contracten gaat dalen. Daarvoor zetten organisaties een netwerk van zzp’ers in. Wat er van medewerkers moet worden geregistreerd, gaan ze zelf doen, rechtstreeks in het systeem. In het begin hoor je vaak een hoop geklaag, maar het kan wel degelijk.’

Verder worden volgens de auteurs alle financieel-administratieve processen dusdanig geautomatiseerd dat handmatige interventies tot het verleden behoren. Inkoop en de afhandeling ervan is na de bestelling volledig geautomatiseerd. Daarnaast worden financiële sturing en verantwoording sterk vereenvoudigd, wat leidt tot een reductie van de financiële functie.

Wat er dan uiteindelijk aan overhead overblijft? Op hoofdlijnen zal de kern van de overhead volgens Huijben en Geurtsen bestaan uit de topleiding, wellicht een hooggekwalificeerde topsecretaresse als rechterhand van de directie, mogelijk een kleine hrm-functie vooral gericht op werving en de afhandeling van personele incidenten, een kleine financiële adviesfunctie en vooral een aanzienlijke ict-functie.

Hoe lang zal het duren voordat het zijn beslag krijgt? Huijben laat zich niet vastpinnen op een datum en spreekt liever over de komende decennia. ‘We zijn nog lang zo ver niet als we zouden kunnen zijn. We zijn gewoontedieren. Neem het kantoorgebouw. We vinden het normaal dat het er is. Je moet je de vraag durven stellen hoe vanzelfsprekend dat eigenlijk is. Hoeveel dagen in de week moet je elkaar als collega’s nou echt zien? Ja, dat zijn lastige discussies met veel mitsen en maren. En toch zul je zien dat ze gaan worden gevoerd. Als het geld tegen de plinten klotst, ja, dan verandert er weinig. Financiële druk helpt om daar beweging in te krijgen. Want zonder gebouw wordt het zo veel goedkoper. Je bespaart niet alleen op de huur, maar ook op een boel facilitaire functies die daaraan hangen.’

Ballast
Voor startende organisaties is het veruit het gemakkelijkst. Zij torsen niet de ballast van een vertrouwd kantoor met zich mee en werken doorgaans met een generatie die ict met de paplepel is ingegoten. Bij overheden zal dat proces volgens Huijben zeker trager verlopen. De overheid omvat grote en complexe organisaties, waardoor het moeilijker is werkwijzen te doorbreken.

‘Een cultuurding’, zegt Huijben. ‘Het zijn doorgaans ook hele grote en complexe organisaties die vastzitten aan zaken als langlopende (huur-)contracten en een vast salaris­gebouw. En een gemeentehuis heeft natuurlijk tientallen, zo niet honderden jaren midden in het dorp of de stad gestaan.’

Maar vroeg of laat gaat daar ook de vraag worden gesteld wat er anders kan. ‘Ons boek helpt je in elk geval om jezelf te stimuleren dit soort vragen te stellen.’ De auteurs zijn ervan overtuigd dat de huidige trend gaat doorzetten. ‘Het peloton gaat achter de kopgroep aan’, stellen Huijben en Geurtsen. ‘Misschien wel op weg naar een overheadloze organisatie.’

Overhead volgens Huijben en Geurtsen
Huijben en Geurtsen omschrijven overhead als het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Tot de overhead behoren alle functies die dat doel dienen en dus niet rechtstreeks ten dienste van de klant staan. Ze leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. Generieke overhead gaat over functies die je in elke sector aantreft: directie, management, secretariële ondersteuning, personeel en organisatie, informatisering en automatisering, financiën en control, communicatie, juridische zaken en facilitaire zaken.

Heeft iemand de overhead nog nodig? Uitg. Academic Service.  Prijs: 19,95 €