‘De smeerolie van de organisatie wordt schaarser’

Het massale thuiswerken doet de tandwielen van een organisatie piepen en kraken. Dat concludeert antropologe Ester Heiman op basis van onderzoek bij de gemeente Nijmegen. De vraag is nu: hoe kunnen de tandwielen weer gesmeerd worden?

Terloops
Antropologe Ester Heiman sprak op het anderhalvemeterkantoor in het Nijmeegse stadhuis met ambtenaren over hun ervaringen met de nieuwe vormen van werken. Die noemden een aantal voordelen van het thuiswerken, maar legden ook een belangrijk probleem bloot. Door het gebrek aan spontane ontmoetingen en terloopse gesprekken verdwijnen de dwarsverbanden in de organisatie, wordt het sociale fundament aangetast en wordt creatief samenwerken een stuk moeilijker.

Verbinding
Toen het coronavirus uitbrak, werkte Heiman aan een andere opdracht voor de gemeente Nijmegen. Maar het virus stelde hele nieuwe vragen aan het licht – zeker toen langzamerhand duidelijk werd dat het thuiswerken een 'blijvertje' was. De gemeente vroeg Heiman een nieuw onderzoek te starten, met als centrale vraag: hoe blijven we op afstand in verbinding? Vanaf half juni stond ze drie weken in een knalroze 'NabijheidLab' in de hal van het Nijmeegse stadhuis om, zowel online als offline, antwoorden op die vraag te verzamelen. 

Voordelen
De Nijmeegse ambtenaren waren vrij eensgezind over de voor- en nadelen van het thuiswerken, vertelt Heiman. Zo ontdekten veel werknemers dat ze zich thuis beter konden concentreren dan in de rumoerige kantoortuin en was er minder overbodig overleg. Het werk werd zakelijker en op sommige vlakken efficiënter. Ook ervoeren de ambtenaren meer autonomie en flexibiliteit in hun werk en was er meer tijd voor gezin, hobby's en huisdieren.

Wandelgangen
Toch ging de werk-privébalans erop achteruit, lieten Heiman’s gesprekspartners ook weten. Het werk werd ook fysiek zwaarder, als gevolg van bijvoorbeeld gebrekkige thuiswerkplekken en het vele videovergaderen. En, misschien wel de belangrijkste bevinding: de wandelgangen worden gemist. 'Daarmee bedoel ik: alles wat er in het informele circuit gebeurt', legt Heiman uit. 'Even aanschuiven in de kantine en iets horen waarvan je niet wist dat je ernaar op zoek was.'

Tekst loopt door onder afbeelding.

Een ambtenaar in het NabijheidLab.

Soort robots
Het thuiswerken heeft terloopse gesprekken en non-verbale communicatie uitgebannen, terwijl die juist belangrijk zijn voor creatieve processen, klagen de ambtenaren. 'Het gemis daarvan vermindert de betrokkenheid bij het werk én de kwaliteit van het werk', merkte Heiman. 'De dwarsverbanden in de organisatie, bijvoorbeeld tussen verschillende afdelingen, worden steeds lastiger. De beruchte verkokerde organisatie, die komt steeds meer terug. Mensen zeiden: "We zijn een soort robots geworden." Of: "Ik ben nu een soort zzp'er, maar daar heb ik niet voor gekozen."'

Smeerolie
Dat informele circuit van wandelgangen en toevallige ontmoetingen blijkt dus een essentiële rol te spelen in het functioneren van de organisatie. Die wandelgangen heeft Heiman daarom de 'smeerolie' van de organisatie genoemd. En die wordt steeds schaarser, waarschuwt ze. De grote uitdaging waar gemeenten nu voor staan, is dan ook om expliciet vorm te geven aan alternatieven voor de wandelgangen. 'We moeten op zoek naar nieuwe routines, rituelen, ritmes en relaties', vat Heiman samen.

Wandelgroep
De koffieapparaat-praat zal dus bewust georganiseerd moeten worden. Een aantal voorbeelden daarvan heeft Heiman in haar onderzoek al opgehaald. Zo hebben sommige teams nu twee chatgroepen: een zakelijke en een informele. Anderen werken samen met een collega aan dezelfde keukentafel. Weer anderen richtten een wandelgroep op: de Stoute Schoenen Club.

Zoektocht
Fase twee van het onderzoek, die vanaf deze week van start gaat, moet verdere invulling gaan geven aan die alternatieve wandelgangen. Heiman heeft daar wel ideeën over, maar laat ambtenaren liever zelf met initiatieven komen. Zo moeten de tandwielen van de organisatie weer gesmeerd worden. Heiman: 'Dat wordt nog wel een zoektocht. Want: hoe kan je het toevallige organiseren?'