Krapte vraagt vooral om zuinig te zijn op mensen

‘De huidige personeelsschaarste erg?’ Paul de Ruijter buigt indringend naar voren om zijn antwoord te accentueren. ‘Dit-is-pas­het-begin.’ Speciaal voor de gemeentelijke sector zet hij in opdracht van A&O fonds Gemeenten de diverse toekomstscenario’s op een rij aangaande de arbeidsmarkt, inclusief keuzeopties. ‘Je moet een plan hebben.’

Vergrijzing

Paul de Ruijter is met zijn bureau De Ruijter Strategie al decennia een naam op het gebied van verkenningen op de arbeidsmarkt, vooral in de publieke sector. Patricia Honcoop, projectleider Arbeidsmarkt en Onderzoek van A&O fonds Gemeenten, klopte mede daarom bij hem aan met het verzoek in beeld te brengen waarmee gemeenten de komende tien jaar op dat vlak rekening moeten houden. Want zorgen zijn er hoe aan voldoende handjes te komen om het vele – en telkens uitdijende – werk gedaan te krijgen. Dat geldt voor vandaag, maar gelet op de vergrijzing zeker eens te meer voor de dagen erna.

Vacatures

Gemeenten kampen met historisch hoge aantallen vacatures. Veel gemeenten zijn er vooral op gericht die gaten te dichten. De korte termijn dus. ‘Voor een deel is dat begrijpelijk, want noodgedwongen: acute problemen vragen immers nu om een oplossing. Het zo snel mogelijk proberen op te vullen van weer een nieuwe vacature. En, waar dan ook vandaan, personeel aan te trekken’, zegt Honcoop. Door die grote focus op het nu, schiet anticiperen, nadenken over een langetermijnperspectief en een bijbehorende strategie op het gebied van arbeidsmarkt en organisatie er veelal bij in. En daar moet verandering in komen. ‘Wat dat betreft is het vijf voor twaalf’, zegt ze.

Geen antwoord

Het is meer dan hoogste tijd, vindt ook Paul de Ruijter. Hoe nijpend de situatie is, legt hij uit aan de hand van een voorbeeld uit de privésfeer. Zijn schoonvader is mantelzorger voor zijn schoonmoeder, 24/7. ‘We drongen er bij hem op aan haar in elk geval een dag in de week naar de dagbesteding te laten gaan, om zo zelf wat rust te krijgen. Hij doet een aanvraag bij de gemeente en krijgt als antwoord ‘wegens personeelsgebrek zult u de eerste maand van ons geen antwoord ontvangen’. Het gevolg: schoonvader wordt overspannen en hierdoor moest schoonmoeder worden opgenomen in een verpleeghuis. Dat is wat er aan de hand is’, zegt hij. ‘En dit is pas het begin. De krapte op de arbeidsmarkt wordt nog veel en veel nijpender.’ 

Harder werven

Wat hij waarneemt  is dat veel gemeenten de oplossing al te vaak zoeken in (nog) harder werven van personeel. Dat hoeft niet per definitie kansloos te zijn, maar uiteindelijk kom je er daar volgens De Ruijter niet mee: ‘Er zijn gewoon niet genoeg mensen, want die zijn ook nodig voor de zorg, defensie of de energietransitie.’  

Van de vele trends waarmee gemeenten de komende tien jaar mogelijk te maken krijgen, is die van de vergrijzing zeker, net als het aanhouden van de arbeidsmarktkrapte en de oplopende werkdruk op medewerkers, die met minder mensen steeds meer gedaan moeten krijgen. Ze lopen daardoor een steeds hoger risico op verzuim, stress en burn-out. Het verzuimpercentage bij gemeenten is de afgelopen vijf jaar opgelopen van 5,8 procent in 2019 tot 6,5 procent in 2023. De belangrijkste oorzaak van verzuim bij gemeenten was in 2023 werkdruk en -stress. Een negatieve spiraal die wordt versterkt door de arbeidsmarktkrapte.

Financiële onzekerheid

Gemeenten hebben daarnaast te maken met grote financiële onzekerheid. Zo draait het rijk vanaf 2026 de geldkraan richting decentrale overheden een paar slagen dichter. Wat er daarna gebeurt is ongewis. Een verzameling zekerheden en onzekerheden richting 2035 – 17 in getal – staat in een zogeheten omgevingsverkenning die de basis vormt van een in januari uit te komen toekomstverkenning gemeentelijke arbeidsmarkt. Die zal vier verrassende, maar niettemin plausibele toekomstscenario’s bevatten over hoe gemeenten kunnen omgaan met de vraag naar en het aanbod van medewerkers. Gemeenten kunnen die scenario’s gebruiken om zelf met een brede blik naar de toekomst te kijken en daar vervolgens op te anticiperen.

Verlamd

‘Je moet een plan voor personeel en organisatie hebben’, zegt De Ruijter. ‘Anders overkomt het je als gemeente. Je moet vooral niet verlamd raken, bevriezen door de onzekerheden. Dus begin eens om er als college en management – de gemeentesecretaris voorop – een halve dag voor te gaan zitten: wat komt er op ons af en hoe bereiden we ons daarop voor? Welke opties hebben we, en welke kiezen we dan? Wat voor organisatie wil de gemeente zijn? Ja, gemeentelijke toekomstvisies tot 2030, 2035 zijn er genoeg. Maar die gaan allemaal over beleid en zelden of nooit over de uitvoering. De vraag die wordt vergeten is: hebben we er wel de mensen voor? Is het antwoord nee, dan zul je wat moeten. Dan moet je keuzes maken waarop je je mensen inzet. Nu al is er sprake van veel onderbesteding door onderbezetting. Plannen komen niet tot uitvoering, geld blijft op de plank liggen. De vraag ‘waar geven we het geld aan uit’ verandert noodgedwongen in ‘waar zetten we onze mensen op in?’ Je zult moeten nadenken over waar je als gemeente vindt dat ze nodig zijn. Echt, mensen vormen de bottleneck.’

Vooruitdenken

Kern van zijn boodschap is dat je als gemeente zuinig zult moeten zijn op je mensen. ‘Dat betekent kijken naar hoe je de boel organiseert – sommige gemeenten doen het misschien slimmer, hebben minder ambtenaren per inwoner nodig. Kijk naar meer samenwerking. Zoek het in technologie. Die is er. Oude antwoorden zijn niet de oplossing. Laten we het over de toekomst hebben’, zegt De Ruijter vlammend. ‘En we kunnen het, vooruitdenken. Kijk naar het Deltaplan voor de dijken. Niet dat we nu nooit meer te maken zullen krijgen met overstromingen, maar in no time waren onze dijken op hoogte gebracht. Maar daar is wel strategisch denken aan vooraf gegaan.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 24 van deze week.(inlog)