Mag uw werkgever uw e-mails inkijken?
Bij de Dienst Werk en Inkomen van de Gemeente Amsterdam waren klachten binnengekomen over de bereikbaarheid. Burgers en belangenbehartigers klaagden over o.m. het niet voldoen aan terugbelverzoeken en het niet beantwoorden van e-mails.
Dit was reden voor de directie om een nieuwe procedure voor de medewerkers in te voeren. In deze nieuwe procedure was bepaald dat er naar werd gestreefd om binnengekomen e-mails binnen 24 uur te beantwoorden. Om hieraan te kunnen voldoen moest iedere medewerker een collega of zijn teammanager machtigen voor toegang tot zijn mailbox. Als de medewerker dan langer dan één dag afwezig was, hield deze collega of teammanager de mailbox in de gaten. Als de medewerker niemand had gemachtigd, had de teammanager van het bedrijfsbureau toegang tot de mailbox.
De OR van de Dienst was het niet met deze procedure eens en riep de nietigheid in. Nadat de directie had geweigerd de procedure in te trekken, stapte de OR naar de rechter. De rechter stelde de OR in het gelijk.
De rechter oordeelde dat de procedure ertoe kon leiden dat de manager door de inzage in de mailbox van zijn medewerker er, bijvoorbeeld, achter zou kunnen komen dat die medewerker een achterstand in zijn werk had. Daarmee kon met deze procedure controle worden uitgeoefend op de prestaties van de medewerkers. Bovendien betekende de procedure een wijziging van de Gedragscode Elektronische Communicatiemiddelen, waarvoor ook was vereist dat de OR daarmee zou instemmen. Ten slotte wees de rechter er op dat de procedure gevolgen zou kunnen hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens. Door de inzage in de mailbox zou de teammanager toegang kunnen krijgen tot privacygevoelige informatie. Allemaal argumenten voor het oordeel van de rechter dat de procedure alleen kon worden ingevoerd met instemming van de OR.
Vooral het oordeel van de rechter dat de procedure een geschikt middel is voor controle op de prestaties van de medewerkers en daarmee de instemming van de OR behoeft, is bijzonder. De procedure was ook niet expliciet bedoeld voor controle op de medewerkers. Tot nu toe werden vooral camerasystemen, tijdregistratiesystemen e.d. onder het instemmingsrecht van de OR gebracht. Niettemin is duidelijk dat de OR bij het invoeren van procedures over inzage in de e-mailbox van medewerkers een belangrijke rol heeft. In dit geval zal de directie een andere regeling moeten bedenken en daarvoor alsnog de instemming van de OR moeten vragen.
Anja Hoffmans
Clingendael Advocaten
" Als de medewerker niemand had gemachtigd, had de teammanager van het bedrijfsbureau toegang tot de mailbox."
Het is niet de teammanager bedrijfsbureau die dan de toegang krijgt, hooguit regelt, maar de teammanager van het team van de betreffende medewerker en/of een collega van deze medewerker.
Hierdoor is de vaststelling "Vooral het oordeel van de rechter dat de procedure een geschikt middel is voor controle op de prestaties van de medewerkers en daarmee de instemming van de OR behoeft, is bijzonder. " misschien ook wat duidelijker want door inzage in de emailberichten die binnenkomen en vooral - zijn blijven liggen - kan onbedoeld controle (op de beoogde dienstverlening) ontstaan. De rechter spreekt zich overigens niet uit over al dan niet 'geschikt', die geeft aan dat de situatie ontstaat (en dan eerder als neveneffect, maar niet te onderschatten).
Ik kan niet anders dan adviseren de gehele uitspraak te lezen (bijv. rechtspraak.nl LJN: BX4940) omdat de rechter hem heel helder heeft onderbouwd en beperkt tot de essentie.