Train je jonge collega

Een grote groep ouderen verlaat de komende jaren de ambtelijke organisatie. Hoe kan worden voorkomen dat unieke kennis bij de overheid verloren gaat? Koppel elke oude meester aan een jonge gezel.

Wat is de beste manier om je vakkennis over te dragen op iemand die de leeftijd heeft van je kinderen? Die vraag houdt Til Schuurmans (63) al geruime tijd bezig. Ze werkt 28 jaar bij de ‘sector bibliotheken’ van de gemeente Den Haag, waarvan zo’n 20 jaar als P&O-adviseur.

Na de zomer gaat Schuurmans met pensioen, haar opvolger is een man van begin dertig. Schuurmans: ‘Ik ken hier alles en iedereen, ook de ongeschreven wetten. Ik weet precies welke dingen gevoelig liggen.’ Maar of ze alles aan haar opvolger moet vertellen? ‘Ik wil hem niet belasten met te veel informatie. Uiteindelijk moet iemand het allemaal toch zelf ontdekken.’

Schuurmans is een van de vele ambtenaren die de komende jaren de organisatie verlaat. Bij de overheid ligt de gemiddelde leeftijd van medewerkers hoog. Zo was de gemeenteambtenaar in 2013 met 47,5 jaar bijna 6 jaar ouder dan de gemiddelde Nederlands werknemer. Dat blijkt uit de meest recente ‘Personeelsmonitor’ van A+O fonds Gemeenten en gegevens van het CBS.

Volgens P&O-onderzoekers en -adviseurs bevindt zich zo’n 80 procent van de kennis binnen een organisatie ‘in de hoofden van de mensen’. De overige 20 procent is te vinden in papieren of digitale documenten. De afgelopen jaren is er onnodig veel nuttige kennis voor de overheid verloren gegaan, vindt Wilma Henderikse van onderzoeks- en adviesbureau Van- DoorneHuiskes en partners.

Henderikse is een van de auteurs van een publicatie van A+O fonds over kennisoverdracht binnen de overheid. Volgens haar hebben overheden te weinig aandacht voor het overdragen van kennis en vaardigheden. ‘En als het al gebeurt, dan vaak op het laatste moment. Het kortetermijndenken zie je helaas overal. Een hele grote groep ouderen verlaat de komende jaren de organisaties. Voorkomen moet worden dat nog meer waardevolle informatie verloren gaat.’

Vers bloed
De Haagse P&O-adviseur Schuurmans beschouwt haar netwerk als meest waardevolle kennis. Schuurmans merkt dat de jongere generatie vaak prima in staat is dat zelf op te bouwen. ‘Als je ouderen iets extra’s vraagt zeggen ze vaak: dat staat niet in mijn functieomschrijving. Jongeren zijn veel flexibeler en gaan er meteen mee aan de slag.’

Een groot deel van de 220 medewerkers bij de sector bibliotheken, sinds vorig jaar onderdeel van de veel grotere Dienst Publiekszaken, is 50-plus. Schuurmans juicht meer vers bloed in de organisatie toe. ‘Wij als ouderen werken remmend. We blijven dingen doen zoals we die altijd gedaan hebben, terwijl het goed is om ergens met een frisse blik naar te kijken.’

Schuurmans is niet van plan om al haar kennis op papier vast te leggen. ‘Boekjes volschrijven, dat deden we in de jaren ’90’, zegt Joke Goedhart (58), in die periode werkzaam bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Hoe anders is het twintig jaar later. Werknemers hun kennis in documenten laten vastleggen is uit den boze, zeggen P&O-deskundigen. Naar deze ‘papieren tijgers’ kijkt namelijk nooit meer iemand. Het ‘informele leren’ is tegenwoordig in zwang.

Zo ook bij het hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, waar Goedhart tegenwoordig secretaris-directeur is. De leiding van het hoogheemraadschap stimuleert onderlinge kennisoverdracht, onder meer door lunchbijeenkomsten te organiseren en talentenbegeleiders aan te stellen. Hierdoor komen mensen bij elkaar die elkaar op de werkvloer niet altijd automatisch treffen.

Goedhart: ‘De meeste mensen concentreren zich van nature op hun eigen werk en delen zo niet hun kennis. Terwijl je wilt dat kennis beschikbaar wordt voor de gehele organisatie.’ Medewerkers van het hoogheemraadschap mogen van de leiding een deel van hun werktijd besteden aan het opdoen en delen van kennis, vertelt Goedhart. ‘De werktijd blijft hetzelfde, maar je vergroot wel de creativiteit binnen je organisatie.’

Meester-gezel
Er zijn veel verschillende manieren om kennis over te dragen. Zo kunnen collega’s workshops organiseren of met elkaar meelopen. Een goede manier van kennisoverdracht is volgens Henderikse het ‘meester-gezelprincipe’. Daarbij wordt doorgaans een ervaren werknemer (‘meester’) gekoppeld aan een jongere collega (de ‘gezel’). Niet zozeer de overeenkomsten tussen de twee, maar de verschillen in kennis en ervaring zijn belangrijk. Henderikse: ‘Koppel nooit zomaar mensen aan elkaar. Beide kanten moeten wat aan het contact hebben.’

Ook de mentor kan door het overdragen van kennis worden geprikkeld, zo is de gedachte. Veel oudere werknemers beschouwen hun kennis immers als vanzelfsprekend. Door vragen van collega’s gaan zij op een andere manier naar hun werk kijken. ‘Als je ouderen hun kennis laat delen, houd je ook bij hen de flow erin’, zegt Henderikse. ‘En als het bijvoorbeeld om ict of sociale media gaat, leren ouderen vaak juist van jongeren.’

Een van de initiatieven om kennisoverdracht tussen collega’s te stimuleren is ‘Train Je Collega’ (TJC). Uitgangspunt is dat medewerkers hun expertise via openbare workshops en trainingen delen. De bedoeling is dat werknemers niet alleen hun kennis vergroten, maar ook hun netwerk. Belangrijk is dat er iemand binnen een organisatie collega’s benadert met de vraag of zij willen vertellen over hun expertise. ‘Mensen zullen dat niet zo snel uit zichzelf doen, maar als ze gevraagd worden voelen ze zich meestal vereerd’, zegt Edo Plantinga, een van de initiatiefnemers.

TJC sloeg aan; op het hoogtepunt deden tientallen overheidsinstanties mee. Maar het programma is volgens Plantinga aan het eigen succes ten onder gegaan.

Nu is hij de drijvende kracht achter een vergelijkbaar initiatief, Deell genaamd. Afgelopen november vond het eerste Deell Festival plaats, waarbij verspreid over het land werden in een kleine twee weken zo’n 300 workshops werden gegeven van een cursus Twitteren tot ‘eerste hulp bij vergaderingen’. Iedereen die dat wil kan een workshop geven.

Bij Deell zijn inmiddels onder andere 22 gemeenten, twee provincies en een waterschap aangesloten. Groot voordeel is dat er geen dure advies- en trainingsbureaus hoeven te worden ingehuurd. Zorgt dat voor lagere verwachtingen? Plantinga sluit het niet uit. ‘Maar het is wel zo dat veel specifieke kennis alleen binnen de overheid te vinden is. Wij willen dat die informatie bij zoveel mogelijk mensen terechtkomt.’

Naar aanleiding van TJC heeft de gemeente Den Haag het programma ‘Samen Slimmer’ opgezet. ‘Uit evaluaties van TJC bleek steeds dat er bij veel medewerkers behoefte was dit vaker te doen. Informele, laagdrempelige trainingen door collega’s’, zegt Patrick Rancuret, adviseur online media bij de gemeente.

De maandelijkse trainingen gaan over tal van onderwerpen, maar de focus ligt op digitaal werken. Rancuret: ‘Vanuit het idee dat je fijner, productiever en efficiënter werkt als je in staat bent beter gebruik te maken van de beschikbare ict. Dit jaar hebben we het thematisch opgezet, met elke maand een ander onderwerp, zoals social media en informatieveiligheid.’ In principe zijn de trainingen bedoeld voor medewerkers van de gemeente, maar soms krijgt Rancuret ook verzoeken van ‘buiten’. ‘Die mensen zijn wat mij betreft altijd welkom.’

Do’s:
• Investeer in kennisoverdracht. Laat medewerkers weten dat ze daar werktijd voor mogen uittrekken.
• Bepaal vooraf goed welke kennis je wilt behouden.
• Denk goed na op welke manier je kennis wilt overdragen. De ene medewerker deelt zijn kennis liever een-op-een, een ander geeft graag workshops.
• Organiseer laagdrempelige bijeenkomsten waar collega’s kennis en ervaringen kunnen delen. Een zaaltje, een broodje en een beamer zijn meestal voldoende.
• Geef feedback. Zowel de leerling als de ‘mentor’ moet bereid zijn om de kwaliteiten en ervaringen van de ander te beoordelen.
• Zoek de juiste mensen bij elkaar. Het gaat niet om de overeenkomsten, maar om de verschillen in ervaringen en expertise.
• Deel kennis ook met andere organisaties (in het openbaar bestuur).

Dont’s:
• Willekeurig kennis overdragen. Denk goed na welke kennis voor een organisatie behouden moet blijven.
• Verwachten dat mensen uit zichzelf wel hun kennis delen met collega’s. Veel medewerkers trekken zich terug in hun eigen werk en beseffen niet dat zij over interessante kennis beschikken.
• Dwing mensen om kennis over te dragen. Dwang werkt niet, stimuleren wel.
• Denken dat alleen oudere werknemers over unieke kennis beschikken. Jongeren zijn bijvoorbeeld op het gebied van sociale media vaak beter op de hoogte.
• Een (oudere) werknemer vertelt op belerende toon hoe het zit. Een open houding wekt meer sympathie op. Gevolg is dat kennis beter blijft hangen.
• Alles vastleggen in documenten en systemen. Naar deze ‘papieren tijgers’ kijkt niemand meer.