Oude kantoorleven lijkt definitief passé

De functie van het kantoor is in deze eerste zes weken van massaal thuiswerken volledig veranderd, stelt Wouter Oosting directeur Workplace Strategy & Innovation van vastgoedadviseur CBRE. In een whitepaper kijkt hij vooruit naar hoe kantoren gaan veranderen. Het oude kantoorleven lijkt voorbij, maar het kantoor blijft relevant. ‘Nabijheidscontact is op lange termijn onmisbaar.’

Hoezo is die functie van een kantoor ineens volledig veranderd?
‘Dit staat los van of je werkte in een open kantoortuin of in een gesloten kantoor. Je gaat er heen om te werken. Nu zijn we gedwongen om thuis te werken. Na zes weken zie je de massale omarming van digitaal samenwerken. Meer en meer komt de vraag op: denken we niet te binair over waar we werken? Dat kan thuis, op kantoor en op andere plekken. Dat hoeft niet per se op kantoor. Digitale samenwerking is veel meer van toepassing dan van tevoren gedacht. Uit onder meer ons onderzoek, bij klanten blijkt de bereidheid om daarover na te denken gestegen. Voorheen was dat nog moeilijk. Nu wil men nadenken over een visie hierop. Een groot deel van de kantoorruimte is nu werkplek en een beperkt deel voor vergaderen, koffiebar of het bedrijfsrestaurant. Dat gaat veranderen: het kantoor wordt meer een plek om elkaar te ontmoeten, te overleggen, minder om individueel te werken. Daar zijn andere plekken voor. Bij de employee experience gaat het om wat voor beleving je wilt bieden aan klanten en medewerkers. Het dna van de organisatie wil je voelen, proeven en ruiken. Dat moet niet alleen functioneel zijn. We hadden verwacht dat trends voor de toekomstige werkplek in 2030 werkelijkheid zouden worden, maar die komen door aanpassingen vanwege de Covid-19-pandemie nu versneld op ons af.’

Wat betekent dit voor de inrichting van kantoren?
‘In de kwaliteit van de werkomgeving gaat het straks meer om het faciliteren van nabijheidscontact. Natuurlijk heb je nu nog te maken met social distancing, maar nabijheidscontact is ook verlangen om elkaar te zien en elkaars mimiek en beweging. Met inachtneming van de covid-19-regels krijg je  daarvan een andere invulling, van het aantal tafels en stoelen. Daarvan kun je minder dan de helft inzetten als je anderhalve meter afstand van elkaar moet houden. De WHO adviseert trouwens 1 meter afstand. Dat hanteren ze ook in Azië. Het CBRE-kantoor in Hongkong komt daarmee op 50 procent van de werkplekken die het eerst had, in Shanghai 80 procent. Maar bij die laatste dragen ze nu wel mondkapjes. Als social distancing nog verplicht is, dan zullen we mensen in de eerste periode van terug naar kantoor toch in enige mate moeten beschermen. Hoe lang is onduidelijk. De huidige mindset leidt ertoe om erover na te denken: waarom gaan we naar kantoor en wat hebben we dan nodig? Het gaat dan met name om het invullen van contact, de beleving wordt veel relevanter.’

Je hebt het ook over het aanbieden van een ‘gezonde werkplek’. Wat houdt dat in?
‘In de eerste periode wordt het best spannend. Het gaat eerst om veiligheid en gezondheid. Je gaat naar je werk en het eerste besmettingsgevaar is in de trein. Is de luchtinstallatie in het gebouw wel schoon en veilig? Wordt er voldoende schoongemaakt? Is er een aandacht voor een gezonde werkomgeving? Dat worden de vragen. En welke plekken elders zijn wel en niet geschikt om te werken? Als je gestructureerd thuiswerkt, wie is nu dan verantwoordelijk voor die werkplek? Het gaat daarom om de werkplekstrategie erachter: het kantoor is open met een beperkter aantal werkplekken, dus je hebt nooit iedereen op kantoor. Wat is daarvoor je plan? Vraag je af wat komen mensen daar doen? Hoe ga je dat dan faciliteren? Werk je met teams A en B, naar voorkeuren of werkstijlen? Plaatsonafhankelijk werken wordt veel belangrijker voor die werkplekstrategie.’

Ik las over het mogelijk maken van een touchless werkomgeving, waarin werknemers gebruik kunnen maken van handgebaren en stemcommando’s. Wat moet ik me daarbij voorstellen?
‘Bij de angst voor besmetting hoort dat je nadat je iets hebt aangeraakt toch aan je gezicht zit. Het gaat bij smart solutions vaak over convenience, maar de focus is veel meer nodig op veiligheid. Zoals een deur openen met je telefoon. Je kunt beter inspelen op touchless als onderdeel van je smart-benadering. Kan iets ook via een app dat eerst fysieke aanraking vereiste? De technieken zijn er, we moeten nu nadenken over de gewenste toepassing. Kortom, we worden nu geconfronteerd met zo min mogelijk aanraken. Dat vergt een andere visie op smart. Bovendien: als er een virusuitbraak is, wie zijn er dan binnen? Daar kun je sneller op reageren door anders te registreren uiteraard onder voorbehoud van privacywetgeving. Er zijn veel invalshoeken van smart, maar we zullen steeds meer met name inspelen op de gezonde veilige werkomgeving.’

En raken we door deze versnelde aanpassingen ook af van de kantoortuin?
‘Er is veel discussie over de kantoortuin. Maar in hoeverre bestaat dat concept nog? In 1950 was het tafels in open ruimte. Dat is de meest basale vorm. Nu heb je het meer activiteit gerelateerde werken: wel een open ruimte, maar daarbinnen kunnen mensen ruimtes kiezen die het beste bij hun activiteiten passen. Je krijgt een mix van open en gesloten ruimtes. Dat kun je ook scharen onder open kantoren. De onderliggende vraag is: je wilt mensen ruimte bieden die het best bij hun activiteiten past, de optimale werkomgeving. Hoe we dat faciliteren moeten we nog steeds invullen. Maar het delen van tafels en stoelen kan in veel gevallen niet meer. Je kunt niet meer een uur in een hok vergaderen en ervan uitgaan dat die daarna meteen beschikbaar is voor een ander. Dat is een ander chapiter. Besmettingsgevaar leidt tot een andere conclusie. Misschien kun je als werknemer een plek voor één dag reserveren en dat die aan het eind van de dag grondig wordt gereinigd.’

Op de lange termijn is nabijheidscontact onmisbaar, zeg je. Hoe dat dan zal gaan met dat ‘nabijheidscontact’. Je blijft toch op afstand. Hoe ‘sociaal’ kun je nog zijn op kantoor?
‘Co-creatie en creativiteit komen beter tot uiting door het lezen van houdingen en gezichtsmimiek.  Je moet dan fysiek bijeenkomen en dat moet je faciliteren. Een voortgangsoverleg kan ook digitaal.
Het kantoor alleen Covid-19-proof maken is niet goed genoeg. De anderhalve meter is niet genoeg. De eisen en richtlijnen kunnen veranderen en daar moeten organisaties slimmer over nadenken. Wat gebruik je op korte termijn en wat doe je als er een vaccin is? Hoe ziet jouw post-covid kantoor eruit? Die vragen krijgen we uit de technologiesector, maar ook van gemeenten. Er was zelfs een bedrijf die een totaal andere functie wilde voor het huidige kantoor.’