Op naar de e-ambtenaar

De digitalisering leidt tot efficiëntere werkprocessen in het gemeentehuis. Maar ook tot verlies van banen. Een inventarisatie op basis van de laatste digitale ontwikkelingen. Hoe snel rukt de robot op?

Hoe digitalisering het werkproces verandert

Het aantal gemeenteambtenaren daalt al jaren. Van 174.000 in 2013 naar een kleine 156.000 vorig jaar. Is dit een gevolg van het samenvoegen van gemeenten, van bezuinigingen of is de voortgaande digitalisering de voornaamste oorzaak?

Zeker is dat door deze digitalisering de laatste jaren veel werkprocessen zijn verdwenen, vooral door het slim gebruik van data. Verschillende gemeenten zijn momenteel hard aan de slag om de kwaliteit van hun data te verhogen, wat niet veel anders is dan fouten eruit halen. Overheidsorganisaties gooien hun gegevens steeds vaker in één database en maken deze goed vindbaar en doorzoekbaar. Door het stelsel van basisregistraties werken overheden straks altijd met dezelfde gegevens.

Daaronder valt ook de gemeenschappelijke Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), de nieuwe gedetailleerde digitale kaart van Nederland. Dankzij deze kaart hoeven gemeenten informatie niet meer bij elkaar op te vragen en is het voeren van meerdere administraties over dezelfde gegevens ten einde. De basisregistraties zijn essentieel bij de invoering van de Omgevingswet.

Deze wet vervangt uiteindelijk tientallen wetten en honderden regelingen voor de fysieke leefomgeving in Nederland, waarbij ook alle informatie wordt samengevoegd en teruggebracht tot één digitaal stelsel. Burgers en bedrijven kunnen bij dat digitale stelsel eenvoudig vergunningen aanvragen. De samenvoeging van informatie en data leidt tot het verlies van veel juridisch werk en administratie.

Kwaliteitsslag
Niet alleen de eigen databases van overheden worden opgeschoond en samengevoegd, ook de wet Her gebruik van overheidsinformatie leidt tot een kwaliteitsslag, dit keer van de open data. Overheden moeten overheidsdata machinaal leesbaar en gestandaardiseerd ontsluiten via een nationale informatie-infra structuur. Dit kan, in combinatie met de mogelijk in te voeren wet Open overheid, leiden tot standaard beschikbaarheid van veel overheidsinformatie, waardoor burgers die niet meer hoeven op te vragen en het aantal informatieverzoeken bij gemeenten daalt.

Er worden dus op diverse terreinen databases samengevoegd en uiteenlopende partijen gaan allemaal met dezelfde uniforme data werken. Denk aan de Omgevingsdiensten die op grote schaal hun taken gezamenlijk verdelen en uitvoeren, zoals onlangs in Gelderland is gebeurd. De kwaliteitsslag en samenvoeging van de data zorgt ervoor dat Gelderse omgevingsdiensten datagestuurd kunnen werken en zo hun toezichtcapaciteit slimmer kunnen verdelen. Bedrijven die in eerdere jaren de milieuregels overtraden, worden vaker gecontroleerd dan bedrijven die zich wel netjes hebben gedragen.

Kwalitatief goede data kun je op allerlei gebieden gebruiken. Er is veel mogelijk met het naast elkaar leggen van datastromen, een techniek waarvan de Rijksdienst voor identiteitsgegevens inmiddels dankbaar gebruikmaakt. Door adresgegevens te combineren met energieverbruik plukken zij eenvoudig de ‘opmerkelijke gevallen’ eruit. De inzet van controleurs wordt daardoor effectiever.

Met datagestuurd werken kunnen uiteenlopende werkprocessen anders worden ingericht, zoals de inzet van parkeerwachters of vuilnisophalers. Door data bij te houden kunnen overheden hun toezicht en handhavingscapaciteit beter verdelen. Daardoor zijn er minder toezichthouders en controleurs nodig.

Digitale identificatie
Niet alleen de kwaliteit van de data neemt toe, ook de betrouwbaarheid van digitale dienstverlening. Het rijk is met diverse pilots bezig om het inloggen bij de overheid op te krikken tot het hoogste veiligheidsniveau. Dit gebeurt bijvoorbeeld met Idensys, een systeem van digitale identificatie. Het baliebezoek neemt bij gemeenten sowieso al steeds verder af, zo blijkt uit onderzoek. Veel burgers geven aan liever via e-mail contact te hebben met de gemeente.

Met Idensys kunnen gemeenten gezichtsherkenning toepassen, waardoor documenten als paspoorten in de toekomst mogelijk zonder bezoek aan de balie thuisgestuurd kunnen worden. Andere baliehandelingen als verhuizen, het sluiten van een huwelijk of overlijdensaangiftes kunnen inmiddels geheel digitaal worden geregeld. Het is in Den Haag zelfs al mogelijk om elkaar digitaal te machtigen. Een baliemedewerker is in de toekomst vermoedelijk vooral bezig om de burgers die er niet uitkomen nog te woord te staan. De klantvriendelijkheid van veel gemeentelijke websites kan nog wel een flinke boost gebruiken. Ook kan er nog veel efficiëntiewinst worden geboekt met digitale prefill-formulieren. Het is niet voor niets dat bedrijven als Bol.com en Amazon diverse workshops verzorgden voor ambtenaren.

Daarnaast zijn veel gemeenten nog bezig om informatie van papier om te zetten naar een digitale variant. De eerste e-depots zijn daar een voorbeeld van. Helaas zijn de meeste gemeenten nog lang niet zo ver en hebben ze nog informatie nog staan op onbetrouw bare online dragers als floppy’s, cd’s en verouderde pc’s. Dat geldt ook voor de facturatie: gemeenten en uitvoerders moeten hun facturen vaak nog offline aanleveren per post. De e-factuur neemt in de toekomst bij gemeenten veel administratieve handelingen weg. Ook moet informatie binnen een betrouwbaar digitaal archief straks veel sneller te vinden zijn.

Robotisering
De meest sensationele ontwikkelingen worden tot nu toe in gang gezet door robotisering. Hebben gemeenten in de toekomst nog chauffeurs nodig voor de regiotaxi als er zelfrijdende auto’s zijn? Hoe worden gewassen gecontroleerd en gebieden gemeten als we met drones de lucht in kunnen? Ook komen tot nu toe door gemeente amper ontdekte technologieën als blockchain steeds beter in beeld. Met blockchain kan er betrouwbaar en veilig informatie worden uitgewisseld, zonder dat controlerende en administrerende derde partijen nodig zijn. De gemeente Amsterdam en het Kadaster zijn bezig met verkenningen van deze bitcoin-technologie.

In het algemeen lijken gemeenten met hun deze en vergelijkbare andere pilots erg vooruitstrevend en krijgen ze ook veel positieve publiciteit. Maar dit zijn de resultaten van een enkele koploper, in het brede veld gaan de veranderingen niet zo snel. Pas als technologie en digitalisering echt betrouwbare, duurzame en veilige diensten leveren, kunnen ze gemeentelijke werkprocessen definitief overnemen. Het duurt dus nog wel even voordat de robot massaal de ambtenaarstoel inneemt.

Digitalisering die werk bespaart
• Datastromen maken het mogelijk om fraudeurs te vinden en toezicht slim te verdelen.
• BGT zorgt ervoor dat overheden werken met dezelfde topografische gegevens.
• De Omgevingswet regelt dat de afgifte van vergunningen niet door tientallen wetten, maar door één wet wordt bepaald.
• Idensys maakt baliebezoek in de toekomst overbodig.
• Prefill e-formulieren zorgen ervoor dat burgers niet steeds opnieuw hun gegevens hoeven in te vullen.
• Blockchain heeft de potentie om foutloos BGT-uitbetalingen te verrichten.
• E-facturen ontnemen de administratie veel werk.
• Drones kunnen in een uur een enorm terrein controleren op hennepteelt en metingen verrichten.
• E-depots maken handmatig overzetten van informatie overbodig.
• Stemmen via computer ontneemt werk.
• Digitaal aangeven van huwelijk of overlijden ontlast de gemeentelijke balie.