Voorzichtig terug naar het stadhuis

Werknemers mochten even voor vijftig procent terug naar de werkvloer, maar dat werd al snel weer teruggedraaid naar ‘zoveel mogelijk thuis’. Hoe moet het verder? Veel ambtenaren vinden het nieuwe, hybride werken wel prettig. Gemeentesecretarissen van Leiden en Haarlem aan het woord.

Praatjes bij de koffieautomaat, een fysieke vergadering, inspirerende gesprekken met collega’s, het delen van lief en leed, brainstormsessies. Allemaal elementen van het werk van een ambtenaar die al bijna anderhalf jaar lang niet of nauwelijks voorkomen. Ook nu weer, terwijl de lokroep van het ‘terug naar de werkvloer’ heel duidelijk begon te klinken, blijft corona ons teisteren en wordt terug naar de werkvloer toch weer minder vanzelfsprekend dan het vlak voor de zomer leek te worden. Dat betekent niet dat het denken over terug naar de werkvloer stil heeft gestaan.

‘We hebben het er regelmatig over gehad binnen de vereniging tijdens de lunchuurtjes’, vertelt Pim van Vliet, voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen en gemeentesecretaris/ algemeen directeur in Leiden. Tijdens die digitale ‘lunchuurtjes’ bespraken de gemeentesecretarissen allerlei thema’s, zoals werken in coronatijd. ‘Je merkt dat het fijn is om erover te spreken. Hoe doe jij dat? Zijn er bijzonderheden? Iemand wilde twee weken naar een vakantiehuis in Duitsland en van daaruit werken. Hoe ga je daarmee om? Meestal gaat het in prima interactie met het college en de politiek. Soms gaat het wat stroever. Je hebt er van de conservatievere en van de rekkelijkere lijn.’

Het laatste overleg ging over het klaarmaken voor terug naar de werkvloer. Veel gemeenten hebben daar al lang plannen voor klaarliggen. Zo ook Van Vliet zelf. In 2020 maakte ze al een nieuwe visie op toekomstig werken. ‘Die heeft lang in de la gelegen, eerst was meer versoepeling nodig.’ Eigenlijk gold dat ook voor de andere gemeentesecretarissen. Ze waren bezig met verhuizingen naar nieuwe panden, flex-concepten en versnelling van het nieuwe werken met meer flexibiliteit. ‘Die plannen zijn vaak opgesteld met de ondernemingsraad en na enquêtes onder ambtenaren over hoe vaak ze naar kantoor willen komen.’

Dat geldt natuurlijk voor mensen die kunnen kiezen. Er zijn ook mensen die al die tijd al naar kantoor kwamen, omdat ze aan de balie of in de buitendienst werken. ‘Gemiddeld vinden mensen het fijn als er meer flexibiliteit is. Soms zijn er uitschieters, maar de meesten zitten rond 50/50. Werkgevers zitten aan dezelfde kant’, aldus Van Vliet. Dat thuiswerken brengt goede dingen in de werk-privébalans, minder prikkels, maar er zijn ook zorgen over isolement. ‘Het is belangrijk dat je elkaar fysiek ziet. Het heeft heel duidelijk twee kanten. Daarom zeggen de werkgevers: we moeten de balans vasthouden. Dat betekent genoeg faciliteren voor de thuiswerkplek. Nagenoeg iedereen heeft daarin geïnvesteerd. En een hybride concept met vergadervoorzieningen. In de samenwerking moet je nadenken over hoe je leiding geeft op afstand.’

Productief

Thuiswerkonderzoek van de Radboud Universiteit Nijmegen in samenwerking met Binnenlands Bestuur (zie ook pag 4 en 5) laat zien dat het nog een grote uitdaging wordt om een juiste invulling van hybride werken te kunnen formuleren en implementeren. ‘Veel respondenten geven aan thuis productief en geconcentreerd te kunnen werken, maar ook hun collega’s te missen’, constateren de onderzoekers. ‘Het is dan ook niet vreemd dat de meeste respondenten aangeven graag twee tot drie dagen per week naar kantoor te willen gaan, wanneer dat weer mogelijk is. Tegelijkertijd zijn diezelfde collega’s juist ook van plan om minder naar kantoor te komen. Interessant in dit verband is dat de waardering van de thuiswerkplek de enige voorspeller is voor het voornemen van hen om al dan niet vaker op kantoor te werken.’ De onderzoekers bevelen organisaties aan een open dialoog te hebben over wensen en ideeën ten aanzien van het hybride werken voordat men samen tot actie overgaat.

De Haarlemse gemeentesecretaris Catrien Lenstra zag in de snelle omwenteling in maart 2020 ook een kans. ‘Het was eigenlijk een onvrijwillige pilot, waarbij moderniseren en eigentijds werken in een versnelling kwamen.’ De gemeente hield al een coronamonitor bij met vragen over hoe de inwoners de coronatijd ervoeren, maar voerde die ook uit in de eigen organisatie: hoe ervaar je het thuiswerken en het contact met de direct leidinggevende en de directie? Dat bleek individueel bepaald en af te hangen van persoonlijke omstandigheden. ‘Voor sommige mensen kon thuiswerken simpelweg niet en daar is ruimte voor gecreëerd. In de toekomst laten we het afhangen van persoonlijke behoefte. Wij vertrouwen medewerkers daarin, voer het gesprek met je leidinggevende.’

Zichtbaarheid

Volgens Lenstra missen mensen de ontmoeting het meeste en wordt daar dus ruimte voor geboden op kantoor. ‘Je wilt gaan oefenen met vergaderruimtes, hoe werkt het om in te loggen op een groot scherm?’ Er is een projectgroep opgericht die eerst kijkt naar de korte termijn met anderhalve meter afstand. ‘De vraag is hoe we straks het nieuwe werken introduceren. Dat is meer dan de bureaus terugzetten. Het gaat om meer persoonlijke wensen, maar we willen ook meer zichtbaarheid van de organisatie in de stad.’ Het gesprek over wie wanneer thuiswerkt en op kantoor moet je met zijn allen voeren, aldus Lenstra. ‘Daarin heeft de leidinggevende een belangrijke rol. Als je een samenwerkingsopgave hebt als team, dan heb je dat gesprek zeker nodig, want dan ben je echt vaker op kantoor nodig.’

In Leiden werken ze momenteel met inschrijving, want voorlopig is de ruimte met de anderhalve meter afstand beperkt. ‘Er wordt per etage bepaald hoeveel mensen er kunnen zitten. Ook in teams zijn er quota per dag. Als die anderhalve-meterregel eraf gaat, hoeft dat niet meer’, vertelt Van Vliet. De gemeente Leiden hanteert nu nog een flexnorm van 0,7. ‘Bij de verwachting dat mensen 50/50 gaan werken, redden we dat dus sowieso wel op kantoor. Vaak zijn woensdag en vrijdag rustige dagen.’ Daarbij blijven de voordelen van digitaal werken bestaan. ‘Gebruik het kantoor vooral voor overleggen waarbij de ontmoeting belangrijk is. Daarvoor hebben we ook projectruimtes.’ Sommige mensen ervaren het kantoor als ‘eindelijk rust’, voor een ander is dat juist thuis. ‘Ik ben er voorzichtig in. Sommigen zeggen: rustig werken doe je maar thuis, maar dat kan niet altijd.’

In Leiden kunnen medewerkers binnen een team de eigen agenda inrichten. ‘Je moet het samen uitdokteren of met een ander team. Flexibiliteit moet daarbij niet tot starheid leiden. Dat je niet kunt komen, omdat je thuiswerkt. Werk en type werk staat voorop. Ik denk dat dit wel losloopt, maar het vraagt goed samenspel.’ In Haarlem is de flexnorm nu niet meer dan 0,5 en het kantoor gaat niet terug naar 100 procent. ‘We doen het per afdeling en kijken hoe we gaandeweg meer ruimte kunnen bieden, ook voor het transformeren’, aldus Lenstra. ‘Als het maximum is bereikt, komt er wel een schema voor het werken op kantoor.’ De ict-omgeving is nu ingericht op het thuiswerken, maar de verwachting is nog steeds dat na de zomer alles weer zou moeten kunnen.

‘We moeten de kans niet verliezen om het kantoor opnieuw neer te zetten. Van onze medewerkers wil 60 procent (deels) blijven thuiswerken. Daar moeten we ruimte voor bieden. Niemand wil 100 procent thuis zijn, eerder zijn er medewerkers die 100 procent op kantoor willen zijn. Dat percentage moeten we in overleg vaststellen.’

Koudwatervrees

Beide gemeentesecretarissen bespeuren koudwatervrees bij sommige medewerkers. En dat moet je aandacht geven, vindt Lenstra. Tussen de eerste en tweede lockdown was er ook even meer ruimte, weet ze nog. ‘Toen kwamen andere mensen naar het werk en dan blijkt dat sommige mensen heel erg hechten aan bijvoorbeeld altijd een mondkapje. Anderen zijn daar gemakkelijker in. We zijn een afspiegeling van de maatschappij en die verschillen kunnen ook spanningen oproepen. Daarom moet je duidelijk zijn in de regels.’

Haarlem hanteert de overheidsrichtlijnen. ‘Als mensen angstig zijn, dan voeren we daar een gesprek over. Het kan best zijn dat mensen die kwetsbaar zijn voor het virus wat meer thuiswerken of in een afgeschermde ruimte.’ Van Vliet wijst erop dat Leiden ‘best wat jonge mensen’ heeft en dat veel begin juli hun vaccinatie nog niet hebben gehad. ‘Dan is er ook begrip als ze dat willen afwachten. Er is wel koudwatervrees, maar als het eerste schaap eenmaal over de dam is ...’

Toch kunnen er na corona nog steeds de nodige dilemma’s optreden op de werkvloer. Wat doe je bijvoorbeeld met mensen die verkouden zijn, maar toch naar het werk komen? Lenstra beaamt die spanning. ‘Komt het handen schudden weer terug? Ik weet het niet. Er zijn daarin verschillende stromingen: van “blijf thuis” tot “je bent toch niet van suiker?”. We blijven het in de gaten houden.’ Misschien komen er voor volgende winter wel aanbevelingen, bijvoorbeeld om de griepgolf in te dammen, denkt ze. ‘Je kunt thuiswerken en digitaal overleggen als je verkouden bent. Ik geloof in een eigen verantwoordelijkheid.’

Zolang nog niet een ruime meerderheid van de Nederlanders dubbel gevaccineerd is, blijft het coronaproof kantoor nog bestaan. ‘Looproutes, schermen, alles blijft tot september en daarna kan het weg, was het idee. Maar nu de cijfers weer oplopen, weet ik het nog zo net niet’, zegt Van Vliet. ‘Als je denkt dat je er bijna bent, val je toch weer terug. Het is steeds twee stappen vooruit en één terug.’

Daarbij is het ook zinvol na te denken over de veel bediscussieerde kantoortuin. ‘Als ik voor Leiden spreek: wij zijn nog maar kort voor de coronacrisis begonnen met herhuisvesting en zaten daardoor achteraan in de flexibele kantoorinrichtingen. Dat werkte in ons voordeel. We konden leren van organisaties die ons voorgingen en zeiden toen al: de kantoortuin is niet voor iedereen geschikt. Daar hebben we al rekening mee gehouden. Er zijn verschillende vormen: samenwerkingsruimtes, stilteruimtes, kamers met gesloten deur en kantoortuinen.’

Tussenfase

Lenstra heeft nog geen besluit genomen over wijziging van de inrichting, al kan ze zich voorstellen dat mensen die zich willen concentreren thuiswerken, en de kantoortuin de plek is waar je mensen treft. ‘We experimenteren met ontmoetingsruimten, teamsessies en hybride vergaderen. We willen meer ruimte voor ontmoetingen, maar initiëren nog geen fundamentele verandering.’

Uiteindelijk gaat het volgens Van Vliet om het aanbieden van goede voorzieningen, zowel thuis als op het werk. ‘We zitten nu in een tussenfase en kunnen experimenteren. Kom dus ook echt naar kantoor, je vindt nieuwe apparatuur, je kunt plannen in de agenda, het is één groot experiment. Ik vind het leuk en bere-interessant. Wat doet de mens?’ Goede hybride faciliteiten, leidinggeven op afstand, investeren in devices die medewerkers mee kunnen nemen is allemaal belangrijk. ‘We hebben nu bijna allemaal een mobiele werktelefoon. Dat zijn belangrijke randvoorwaarden.’ Het enige dat nog openstaat in de cao-onderhandelingen is: wat wordt de thuiswerkvergoeding? ‘We wachten in Leiden vooralsnog af wat er landelijk gebeurt.’

Ze stipt nog wel aan dat politici, ‘en ook wij’, moeten uitkijken met enkel de voordelen belichten. ‘Je hebt ook een verantwoordelijkheid voor degenen die thuiswerken niet leuk vinden, maar een sleur. Dat het rustig is, lijkt vooral bedacht door mensen met een ruim huis. Het is niet altijd een groot feest.’ Ook Lenstra ziet dat sommige mensen staan te springen om weer naar kantoor te gaan, waar andere het spannend vinden. ‘Ik hoor daar verschillende verhalen over. Wel belangrijk is dat je onderdeel bent van een team. Te geïsoleerd is niet goed. Voor sommigen is dat misschien een hobbeltje, maar het levert meer werkgeluk op.’ De meeste mensen kijken er erg naar uit, ziet ze. ‘Bij het afbemen van digitale ambtseden merk ik dat nieuwe medewerkers niet kunnen wachten. Ze willen eindelijk eens echte mensen zien in plaats van platte gezichten op het scherm.’