Gewoon doen met SMART-actieplanning

Een bijdrage van Geerts & Partners

Van reageren op gebeurtenissen en veranderingen, naar zelf de teugels stevig in handen nemen en ‘gewoon dóen’. Die beweging maakt de BEL Combinatie, onder leiding van interim-directeur Rob van Eijck. Hij vertelt hoe de BEL Combinatie de SMART-actieplanning methode toepast om van een werkorganisatie een ontwikkelorganisatie te maken. 

Rob startte in maart 2023 als interim-directeur bij de BEL Combinatie, de werkorganisatie waarin gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren de krachten bundelen. “De BEL Combinatie was primair opgericht om te ‘beheren’, dus hier en nu zorgen dat de bewoners goed bediend worden”, vertelt hij. “Op dat vlak begon het te piepen en kraken, onder invloed van de vele ontwikkelingen in de maatschappij. Om de organisatie toekomstbestendiger te maken zorgen we dat de gemeentes – naast beheren – ook in staat zijn om te ontwikkelen. De focus verschuift.” 

Goede vibe te pakken  

De BEL Combinatie koos voor een organisatieontwikkeling – van beheer- naar ontwikkelorganisatie. “Om als organisatie te ontwikkelen is een visie nodig, een stip op de horizon. De weg ernaartoe is variabel.” Samen met zijn collega’s bekeek Rob wat er al goed gaat en waar ontwikkelkansen liggen voor de organisatie. “Alle medewerkers en bestuurders kregen de ruimte om hun ideeën te delen. Op basis daarvan formuleerden we concrete doelen en een aanpak. Het veranderprogramma noemen we ‘VIBE’”, zegt Rob. “Het Engelse woord voor positieve sfeer. En kort voor ‘Verbeteren In BEL.
Onze aanpak is integraal én actiegericht, met de SMART-actieplanning methode. Waarbij SMART staat voor de manier waarop de doelen geformuleerd zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.”  

Focus op één hapje 

Rob vergelijkt de methode met het opeten van een olifant. “Die slik je niet in één keer door. Dat moet in stukjes. De olifant is de metafoor voor een grote, complexe, integrale opgave. Welk onderdeel van het grote probleem wil je nú opgelost hebben? Daar begin je mee, want dan boek je ook direct resultaat. Dat zorgt voor energie, een positieve vibe in de organisatie. De scope van de (deel)projecten en daarmee het boeken van resultaat is gemiddeld drie maanden. Zo werk je stap voor stap verder en ontstaat een opwaartse spiraal. Terwijl je óók zicht houdt op het totaal, de hele olifant, verdeel je het vraagstuk in hapklare brokken. Door in een continu proces doorlopend, in stapjes verbeteringen in het werk door te voeren, ontstaat op een organische manier een duurzame grote verandering op lange termijn”. 

De hele olifant in beeld 

Het interessante van gemeentelijke vraagstukken is volgens Rob dat de olifant niet altijd direct helemaal in beeld is en ook van gedaante kan veranderen. “Neem de pandemie. Vooraf hadden we geen draaiboek kunnen schrijven voor twee jaar corona in Nederland. We wisten alleen dat er mensen besmet raakten en dat actie nodig was. Brabant op slot doen was niet genoeg. En nu? Stap voor stap pak je zo’n probleem aan. Voortdurend leer je van de tussentijdse resultaten en heb je de gelegenheid om bij te sturen.”  

Olievlek-effect 

Bij de BEL Combinatie zijn de eerste projecten afgerond, met resultaat. “Ik hoop op een olievlek-effect. Over de successen die we boeken, communiceren we intern. We hopen ook de mensen die dit nog niet direct raakt aan te steken met ons enthousiasme, om een grotere beweging in gang te zetten. Het is een gezamenlijke ontwikkeling.” 

Op 15 juni organiseerde de BEL Combinatie een ‘Maak- en Doe-dag’. Alle tweehonderd medewerkers dompelden zich een dag lang onder in 22 projecten, ‘hapjes van de olifant’. “Op die dag zijn er resultaten geboekt op alle 22 projecten. Gezamenlijk, in wisselende groepen. Maanden werk en projecten die normaliter een veel langere doorlooptijd zouden hebben, kregen we in één dag voor elkaar. Einde dag vond direct besluitvorming plaats over de aangedragen verbetervoorstellen. Dit is een manier om te oefenen met de werkwijze van SMART-actieplanning: om te leren om dingen klein te houden. Om op een wendbare manier in actie te komen, ook als het ‘grote geheel’ heel complex is. Die mindset geeft houvast in de organisatie. En leuke bijvangst: mensen leerden elkaar tijdens deze dag ook meteen beter kennen!”